Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Виды учета рабочего времени на производстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Понятие режима рабочего времени
Существуют следующие режимы рабочего времени:
- Нормированный. Это всем привычная пятидневная рабочая неделя с восьмичасовым рабочим днём. Подойдёт для рядовых сотрудников, круг обязанностей которых четко описан в документации. Если от работника с таким графиком потребуется работа сверх установленной нормы, её необходимо оплатить по количеству отработанных сверхурочно часов. Альтернатива — предоставить день отдыха сверх установленной нормы.
- Ненормированный. Такой график подойдёт сотрудникам, задачи которых не укладываются в привычное с 10:00 до 19:00 с перерывом на обед. Если характер работы предполагает частые задержки на рабочем месте, а ещё командировки или выходы в выходные дни, это оптимальный вариант. При ненормированном рабочем дне сверхурочные не платятся. Но такому сотруднику необходимо предоставить от трёх до десяти дней оплачиваемого отпуска ежегодно в дополнение к установленным законом 28 календарным дням.
- Гибкий график. Эту формулировку часто можно встретить в описании вакансий. На практике гибкого или свободного рабочего графика, который нигде не зафиксирован, не существует. В трудовой договор необходимо включить количество часов в неделю, которое сотрудник будет посвящать работе. Полезно также четко регламентировать время, в течение которого с ним в любой момент можно связаться по телефону или в мессенджере.
- Сменный график. В этом случае в трудовом договоре четко прописывается порядок чередования рабочих и выходных дней. Необходимо составить расписание смен и ознакомить с ним работников до начала каждого месяца. Если в графике есть ночные часы, то есть с 22:00 до 6:00 они учитываются в табеле отдельно и подлежат оплате в двойном размере.
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
Способы контроля рабочего времени
Раньше контролировать время работы приходилось исключительно ручным методом, велись журналы и табели. Сейчас есть много более удобных возможностей.
- Электронные пропускные системы. Сотрудник получает карточку, которую прикладывает при входе и выходе из здания на пропускном пункте. При необходимости ими можно пользоваться и внутри помещений, так настраивается допуск к отдельным офисам, архивам, лабораториями т.д.
- Системы CRM. Это специальные программы, аккумулирующие сведения о действиях персонала, связанного непосредственно с процессом продаж клиентам, в них отражается, в том числе, время, затраченное на подготовку документов, звонки, переписку и т.д.
- Журналы в учетных программах. Примером может служить известная бухгалтерская программа, где есть журнал учета всех действий пользователя. Можно определить, на какие документы, сколько и когда он потратил время.
- Видеоконтроль. Видеонаблюдение позволяет постоянно контролировать присутствие работника на месте (в кабинете, за станком, на линии, на кассе и т.п.)
Жесткая политика некоторых организаций ограничивает сотрудников в свободе действий в рабочее время, например, в пользовании соцсетями, личными мобильными телефонами, посторонними разговорами, продолжительностью перерывов. Однако если требования соответствуют положениям Трудового кодекса, то пренебрежение ими может привести к дисциплинарным взысканиям и даже увольнению.
В свою очередь, работодатель обязан обеспечить своему персоналу комфортные и соответствующие технике безопасности и охране труда условия работы и оплачивать как время работы, так и отсутствия на ней сотрудника согласно ТК. Если какие-то внутренние положения вступают в противоречие с кодексом, то он будет иметь более высокое значение, чем локальный нормативный акт.
Способы учета рабочего времени
Кадровые специалисты и эксперты в области права различают следующие виды учета рабочего времени.
- Поденный.
- Понедельный.
- Суммированный.
Каждый из вариантов присущ конкретному распорядку производственных циклов, выбранному предприятием.
Поденный учет времени строится на ежедневной фиксации часов, отработанных сотрудником. При использовании понедельной схемы контроля труда подсчет осуществляют только раз в семидневку. Применение же суммированного учета рабочего времени предполагает сложение часов, потраченных на профессиональную деятельность, за весь отчетный период. Его продолжительность устанавливается предприятием самостоятельно. Таким нормативным отрезком может стать месяц, квартал и даже год.
Решение о том, какой именно порядок учета рабочего времени использовать у себя в фирме, остается за работодателем. Выбор оптимальной методики зависит от расписания работы разных отделов компании, особенностей ее производственной деятельности. Предпочтительный способ, по которому будет вестись учет использования рабочего времени, должен быть отражен в локальном нормативном документе организации. К числу таких относятся, например, Правила трудового распорядка.
Какой бы из способов регистрации рабочего времени работников ни был выбран в конечном итоге, в проводимых бухгалтерией и HR-службой расчетах должны отражаться следующие переменные:
- продолжительность оплачиваемых ежегодных отпусков;
- количество отгулов, взятых по предварительной договоренности с работодателем;
- дни, в которые сотрудник отсутствовал по болезни.
Русскоязычная программа (разработка российской компании «Нетворк Профи») LanAgent имеет три версии – Standard, Enterprise и Terminal, применяемые в зависимости от типа и количества наблюдаемых объектов.
Основная функция этой программы – повышение эффективности работы сотрудников за счет выявления и минимизации деятельности, не связанной с выполнением служебных обязанностей (в том числе использования рабочего времени и компьютеров компании для развлечений и личной выгоды), а также определения недобросовестных сотрудников и нарушений трудовой дисциплины.
Для этого создается полная картина рабочего дня сотрудника. Из нее видно, сколько времени он реально потратил на свои служебные обязанности, а сколько занимался личными делами и развлечениями.
Программа фиксирует время старта и выключения компьютера, рассчитывает время активной работы сотрудника на компьютере и время простоя, отслеживает запуск и закрытие программ, ведет подсчет времени активной деятельности пользователя ПК в каждой из них (рис. 10).
Классификация видов учета рабочего времени
На каждого работника распространяется обязанность отработать положенную ему норму рабочего времени независимо от режима его работы.
Поскольку существует несколько режимов рабочего времени, трудовым законодательством предусмотрены следующие виды учета рабочего времени:
- поденный;
- недельный;
- суммированный.
- Суть поденного учета заключается в установленной законом норме продолжительности ежедневной работы, которая является обязательной для каждого рабочего дня и обеспечивается правилами трудового распорядка или графиками сменности.
- Недельный учет рабочего времени подразумевает не ежедневный учет нормы рабочего времени, а еженедельный.
- Рабочее время суммируется на тех предприятиях, где в соответствии с условиями производства не представляется возможным соблюдать установленную для работников ежедневную продолжительность рабочего времени.
- Правилами внутреннего трудового распорядка могут быть предусмотрены режимы гибкого рабочего времени, при которых отдельные категории работников (женщины-матери, учащиеся) имеют право сами устанавливать момент начала и окончания своей работы, но строгим условием является обязательное их нахождение на рабочих местах в строго фиксированное время и отработка установленного количества часов в установленный рабочий период.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени
Нормальная продолжительность рабочего времени (40-часовая рабочая неделя), как правило, не должна превышаться. Однако ТК РФ или иными федеральными законами могут устанавливаться исключения из этого правила, когда работник по инициативе работодателя может выполнять работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В ст. 97 ТК РФ предусмотрено два таких случая: сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня.
Сверхурочная работа определяется ст. 99 ТК РФ как работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
Привлечение к сверхурочным работам осуществляется работодателем только с письменного согласия работника в случаях, прямо предусмотренных в ч. 2 ст. 99 ТК РФ (как, например, при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва). Часть 3 ст. 99 ТК РФ предусматривает случаи привлечения работника к сверхурочной работе без его согласия (например, при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи и в других случаях).
В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Не допускается привлечение к сверхурочным работам беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет, а привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается с их письменного согласия при следующих условиях: во-первых, такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением и, во-вторых, они ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ.
Статья 99 ТК РФ устанавливает предельное количество часов сверхурочной работы для каждого работника: не более четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Работа сверх установленной продолжительности рабочего времени не может быть сверхурочной, если она выполняется работником с ненормированным рабочим днем.
Сверхурочные работы должны быть надлежащим образом оформлены (приказом или распоряжением работодателя и письменным согласием работника в установленных законом случаях) и учтены работодателем. Размер и формы компенсации переработки установлены ст. 152 ТК РФ: сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ). Ненормированный рабочий день устанавливается обычно для работников, труд которых не поддается точному учету во времени. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в федеральных государственных учреждениях» в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем включаются руководящий, технический и хозяйственный персонал и другие работники, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету; которые распределяют рабочее время по своему усмотрению; рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.
Сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня имеют существенные отличия.
Учет рабочего времени — законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой. Используя максимально подходящий вид учета и современные средства автоматизации, вы сможете не только соблюсти требования законодательства, но и значительно увеличить показатели продуктивности.
Планирование и учет рабочего времени с применением специальных систем выводит понятие об эффективности труда на новый уровень. Однако как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя.
Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.
Спецавтоматика для системы учета сотрудников на одну точку прохода с помощью карточек
Принцип действия данного метода схож с биометрической идентификацией. В данном случае, на входе в компанию также устанавливаются терминалы, но они определяют не биометрический фактор, а внешнюю метку, выполненную в виде персональной карты, которую нужно вложить или поднести к считывающему устройству.
Такая система учета рабочего времени сотрудников, позволяет не только получить полный контроль доступа людей в помещение, но и при условии расширения возможностей, организовать выгрузку отчетов в общий сетевой интерфейс и подключаться сразу к нескольким контроллерам для централизованного управления.
Такое решение востребовано как на небольших, так и крупных предприятиях, а также в разных офисах, расположенных в пределах одного бизнес-центра.
Достоинствами данной системы являются:
· невысокая стоимость;
· детализированное отслеживание прихода и ухода с работы каждого сотрудника;
· точный учет опоздания;
· снижение вероятности попадания на территорию компании постороннего лица.
Недостатком метода считается ограниченность зоны контроля, сохранение вероятности подмены идентификационной карточки и отсутствие возможности организации группового прохода людей.
Как к системам учета рабочего времени сотрудников относится персонал
Методов контроля за работой персонала немало. Это и видеонаблюдение, и скрины рабочего стола, и отслеживание переписки, и прослушивание телефонных бесед… Конечно же, такое пристальное внимание к их трудовой деятельности нравится далеко не всем сотрудникам, поскольку многие способы учета нарушают личные границы. Но автоматизированный учет рабочего времени дает руководству возможность формировать объективную картину деятельности персонала без нарушения их прав.
Результаты проведенных исследований показывают: 46 % опрошенных обеспокоены возможным контролем, 14 % эта тема очень волнует, а 51 % респондентов относятся к слежке нейтрально. Лояльный контроль трудовой деятельности персонал воспринимает, как правило, нормально.
Устраиваясь на работу, сотрудник чаще всего подписывает ряд документов, среди которых есть и информация о способах контроля, действующих в компании работодателя. В этом случае, уверены участники исследования, беспокоиться не о чем, поскольку человек в состоянии обеспечить необходимую степень конфиденциальности. Ничего не имеют против учета рабочего времени 1/3 опрошенных (27 %), а 24 % респондентов ответили, что скорее не обеспокоены, чем обеспокоены по этому поводу.
Контроль — одна из обязательных задач руководителей. Несмотря на это, многим подчиненным не нравится, когда их работу мониторят. Результаты опроса свидетельствуют о том, что больше всего российские сотрудники не любят видеонаблюдение (30 %), а 22 % опрошенных недовольны отслеживанием личных переписок.
17 % респондентов раздражены излишним контролем, когда руководство ведет учет рабочего времени сотрудников по карточкам, ставит турникеты на каждом шагу — рядом с туалетами и комнатами отдыха, а также применяет системы, делающие скрины рабочих столов и фотографии специалистов с камеры ПК. Чрезмерный контроль раздражает и демотивирует персонал.
Какие бывают виды учета рабочего времени и чем они отличаются от систем
Прежде чем рассматривать, какие бывают виды учета рабочего времени, необходимо понимать, что подразумевает под собой данное понятие. Так, достаточно часто возникают неоднозначные трактовки в вопросах того, что такое системы учета рабочего времени, а что представляют собой их виды.
Под системами подразумеваются непосредственно технологические и организационные решения, обеспечивающие фактический учет рабочего времени сотрудников. Виды же предусматривают комплексные организационно-правовые особенности ведения учета рабочего времени трудящихся с точки законодательства и кадрового дела. И в этой статье будут рассматриваться непосредственно виды учета рабочего времени по Трудовому кодексу. Более подробно о существующих системах учета рабочего времени, порядке их применения и разновидностях, можно прочитать в отдельной статье.
Суммированный учет рабочего времени
Эффективным и широко применяемым в Российской Федерации также является и суммированный учет рабочего времени. Такой особый режим труда позволяет работодателю установить продолжительный промежуток сроком вплоть до одного года, в течение которого будет вестись учет фактически отработанных часов. При этом сверхурочными могут считаться только те часы, которые выходят за указанные в производственном календаре нормативные показатели за учетный период.
Максимальная продолжительность учетного периода при суммированном учете рабочего времени может отличаться в зависимости от категории, к которой принадлежит работник, а также характера его трудовой деятельности.
Суммированный учет рабочего времени требует обязательного подсчета как минимум почасового труда сотрудников. Однако сейчас существуют и организационно-технические решения, в которых реализуется и поминутный учет рабочего времени. Такой подход позволяет работодателю максимизировать свою прибыль от деятельности сотрудников — не оплачивая фактически время, проведенное вне решения прямых рабочих задач и обязанностей. Кроме этого, суммированный учет рабочего времени прямо предусмотрен как единственный вид учета, применимый при вахтовой работе.
Однако для эффективной организации труда с использованием такой системы, скорее всего, потребуется также дополнительное материально-техническое обеспечение — программы, системы контроля доступа и технологические решения, обеспечивающие автоматизацию учета. При этом значительно возрастает нагрузка на кадровый отдел и бухгалтерию предприятия по причине более сложных расчетов размера заработной платы трудящихся.
Как ввести суммированный учет рабочего времени?
Порядок введения суммированного учета рабочего времени на предприятии устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 104 ТК РФ). Это единственное, что говорит нам Трудовой Кодекс. Предположим, в существующих в организации правилах внутреннего трудового распорядка вообще ничего не сказано про суммированный учет. На наш взгляд, в таком случае было бы целесообразно сначала внести дополнения в эти правила, а потом уже и сам суммированный учет. Однако этого недостаточно!
Вполне возможно, новый режим работы и суммированный учет рабочего времени на предприятии будет применяться не только к вновь принимаемым сотрудникам, но и к «старым». Тогда следует вспомнить, что за 2 месяца до введения другого режима работы необходимо в письменной форме оповестить об этом работника, которого собираются перевести на этот режим работы (ст. 74 ТК РФ). Если работник согласен перейти на такой режим работы, то необходимо внести изменения в трудовой договор (ст. 72 ТК РФ).
Еще один немаловажный вопрос при введении суммированного учета – это установление размера оплаты труда. В принципе, никто не запрещает установить работнику оклад. Отработав за месяц строго по своему графику, он получит свой оклад. Но как только возникнет необходимость привлечь его к работе сверх графика, придется высчитывать среднюю часовую ставку. А как это сделать, нормативно не урегулировано. Поэтому настоятельно рекомендуем во избежание спорных ситуаций установить часовую тарифную ставку.
Как установить график работы (график сменности)?
Фактически различают два вида графиков работы:
- собственно график сменности (когда устанавливается работа в несколько смен) – «сменная работа — работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы» (ст. 103 ТК РФ);
- просто график работы при необходимости суммированного учета рабочего времени (когда смена одна (скажем, каждый день по 14 часов), но на этом рабочем месте работают разные сотрудники в разные дни).
Разрабатывая график, необходимо учесть несколько основных моментов:
- продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ) (справедливости ради стоит отметить, что для работников определенных отраслей установлены отдельными документами свои правила, кроме того, некоторые специалисты, правда без аргументации, утверждают, что при суммированном учете это правило не применяется, или применяется «извращенно»),
- в течение учетного периода рабочее время не должно превысить законодательно установленную норму (привлечение к сверхурочной работе должно носить исключительный характер, желательно не закладывать его в график или закладывать по минимуму),
- время смены перед нерабочим праздничным днем, а также время ночной смены сокращается на час (о чем подробнее ниже), (если это невозможно, придется оплатить переработку).