Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто подписывает 2-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговики считают: справка о выплаченных сотрудникам доходах и удержанных с них налогах удостоверяется налоговым агентом, в роли которого всегда выступает предприятие, а точнее его руководитель. Это логично, ведь выплачивая зарплату и удерживая с доходов налог, компания подтверждает указанные в справках суммы.
Уполномоченный представитель.
Если сотрудник не может лично подписать справку 2-НДФЛ, он имеет право доверить это другому лицу. Такое лицо называется уполномоченным представителем.
Уполномоченный представитель должен быть зарегистрирован в установленном порядке и иметь документы, подтверждающие его полномочия. Обычно это доверенность, выданная сотрудником, в которой указаны его фамилия, паспортные данные и полномочия уполномоченного представителя.
Уполномоченный представитель имеет право подписывать справку 2-НДФЛ от имени работника, а также имеет право выражать свою заинтересованность в отношениях с налоговыми органами и другими участниками этого процесса.
Важно отметить, что уполномоченным представителем могут быть только физические лица, не являющиеся сотрудниками налогового органа. Уполномоченным представителем также не может быть родственник работника, например, супруг или родитель.
Оформление доверенности
Ситуация осложняется в случае, когда в компании работает большое количество человек. Это может быть и 500, и 5000 сотрудников. Кто подписывает справку 2-НДФЛ? Снова руководитель. Но в таком большом объеме сделать это невозможно физически. В этом случае директор предприятия должен выбрать уполномоченного представителя для подписания справок. И это может быть сразу несколько человек. Тот, кто подписывает 2-НДФЛ, должен иметь соответствующую доверенность. Кроме того, следует оформить специальный приказ руководителя, где перечисляются все уполномоченные лица. В самой справке необходимо делать отметку, что подпись ставит не сам налоговый агент, а уполномоченный представитель, а также указать реквизиты соответствующей доверенности и приказа.
***
Справка 2-НДФЛ — это документ, относящийся к отчетности, а значит, к его оформлению нужно подходить очень тщательно. Если при подписании или указании данных будет допущена ошибка, то проблемы возникнут не только при проверке справки налоговыми инспекторами, но и с сотрудниками, которым был выдан документ. Внимательность — главный помощник бухгалтера при подготовке таких справок.
Порядок заполнения 2-НДФЛ за 2022 год
Приказом ФНС России №ЕД-7-11/753@ ввели два варианта справки о доходах:
- как приложение №1 к отчёту 6-НДФЛ. Сдаётся в ИФНС по итогам года в составе 6-НДФЛ. Отдельно не используется;
- как отдельная форма КНД 170518. В Приказе ФНС идёт Приложением №4. Именно её нужно выдавать работникам.
Сколько справок выдать при невозможности удержать налог?
Предположим, у работника по каким-то причинам нет зарплаты за декабрь, однако в конце года он получил от вас неденежный доход. Денежных сумм вы ему не выплачивали, поэтому удержать исчисленный с неденежного дохода НДФЛ до конца 2019 г. не смогли. Удерживать этот налог из доходов 2020 г. уже нельзя, а нужно сообщить инспекции и работнику о невозможности удержания22.
Для этого вы должны не позднее 02.03.2020 сдать в свою ИФНС форму 2-НДФЛ с признаком «2» (а если вы сдаете ее как правопреемник — с признаком «4»). В справке отразите этот доход. Второй ее экземпляр нужно в тот же срок передать работнику23.
Если в январе работник обратится к вам за справкой о доходах, то в ней покажите этот налог в составе неудержанного.
Когда нужно выдать справку 2-НДФЛ сотруднику
Часто банки и другие организации используют справку 2-НДФЛ, чтобы узнать о доходах и платежеспособности человека. Она бывает нужна, например:
С 2023 года 6-НДФЛ изменится, однако форма справки о доходах останется прежней.
По сравнению с формой, которая подается в налоговую инспекцию, справка для работников по доходам за 2022 год немного упрощена. Из нее исключены сведения о номере, признаке справки, уведомлениях на вычеты. Зато добавлен раздел со сведениями о налоговом агенте.
Если работник, в том числе бывший, обратился за справкой о доходах, оформить ее нужно в течение трех рабочих дней, согласно статье 62 Трудового кодекса РФ. Справка должна быть подписана руководителем. Если работник увольняется, то выдать справку надо в последний день его работы. Для иных получателей дохода срок выдачи справки по заявлению составляет до 30 рабочих дней.
Порядок заполнения 2-НДФЛ за 2022 год
В Порядке заполнения недопустимо:
Общая часть — укажите ИНН и КПП налогового агента. ИП и специалисты частной практики указывают только ИНН. В поле «Номер справки» впишите ее уникальный номер в отчетном периоде. В поле «Номер корректировки» укажите 00 для первичной справки, 01 для первой корректирующей справки, 02 для второй и так далее. Для аннулирующей справки указывайте код 99.
Раздел 1 — внесите личные данные налогоплательщика: ИНН, ФИО, статус, дату рождения, гражданство, серию и номер паспорта.
— заполняйте отдельно для каждой ставки НДФЛ. Укажите соответствующий номер справки и ставку налога. В 2021 году стандартная ставка налога для резидентов равна 13%, а для нерезидентов — 30%. Построчно укажите доходы работника с кодами и вычеты, уменьшающие базу по налогу.
Коды доходов в 2-НДФЛ в 2023 году
— внесите информацию вычетах. Не забудьте указать код уведомления: «1» для имущественных вычетов, «2» — для социальных, «3» — уведомление на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи. Придерживайтесь правил:
Раздел 2 — заполняется отдельно для каждой ставки НДФЛ. Внесите доходы, налоговую базу, сумму исчисленного, удержанного и уплаченного НДФЛ.
Раздел 4 — заполняется, если налог не был удержан. Укажите сумму дохода, с которого не смогли удержать налог, и саму неудержанную сумму. По каждой ставке НДФЛ заполняется отдельный раздел.
Кто может подписывать справку 2-НДФЛ
Вправе визировать 2-НДФЛ такие лица:
| Налоговый агент — организация | Налоговый агент — ИП |
| Руководитель (или иное лицо, указанное в учредительных документах) — код 1 | ИП — код 1 |
| Руководитель организации или ИП, оказывающие услуги по передаче отчетности по доверенности — код 2 | |
| Работник, не являющийся руководителем, по доверенности — код 2 | Работник по доверенности — код 2 |
Подписать справку, выдаваемую руководителю или ИП, вправе те же лица, включая самих руководителя и ИП.
Справки, копии и выписки из документов
Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:
- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
- бланк конкретного вида документа (кроме письма);
- бланк письма.
Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):
- Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;
- наименование организации (знак обслуживания)*;
- наименование вида документа (СПРАВКА)*;
- дата документа**;
- регистрационный номер документа**;
- место составления или издания документа*;
- заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- текст документа;
- подпись;
- оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).
Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.
В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.
Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.
Изначально, согласно официальным разъяснениям по правильному заполнению такого важного документа, ставить подпись на 2-НДФЛ для сдачи в ИФНС был полномочен только сам налоговый агент. В большинстве случаев это руководитель компании, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
Но практика вносит свои коррективы. Так, общие правила уточняют, что справку теперь могут визировать и уполномоченные на подобные действия лица организации (ИП) на основании заранее составленной доверенности, которую может выдать руководитель компании или коммерсант.
Лицо, которое визирует справку 2-НДФЛ, обязано обозначить:
- занимаемую должность;
- фамилию и свои инициалы.
Дело в том, что этот документ законодательно отнесён не к категории бухгалтерских официальных справок, а к налоговым документам. Поэтому совсем необязательно подписывать его именно руководителю, как об этом уже выше сказано.
Право на визирование 2-НДФЛ может иметь и доверенное лицо. Однако в таком случае необходимо оформление доверенности. Согласно установленным правилам, подробные реквизиты этой доверенности следует обозначать в конце справки 2-НДФЛ вблизи с подписью соответствующего уполномоченного лица. Указывать их следует как реквизиты документа, подтверждающего право такой визы:
По закону доверенность от имени юридического лица легитимна при ее подписании:
- Руководителем.
- Иным лицом, которое уполномочено законом и/или учредительными документами (прежде всего, уставом фирмы).
Обычно по доверенности подписывать справки о доходах должностное лицо может по умолчанию в течение 1 года, если конкретные временные рамки в ней не обозначены.
А кто, согласно действующим нормативным правилам, может подписывать 2-НДФЛ в 2021 году?
Кто сдает справку 2 НДФЛ
Все субъекты хозяйствования, в том числе и ИП, которые в течение года начисляли вознаграждения за труд или иные доходы в пользу работников, а также удерживали с них НДФЛ, подают декларацию 2 НДФЛ в налоговую по истечении отчетного периода. Юр лица подают отчеты в ИМНС по месту их регистрации, ИП – по месту жительства. Кроме того, выдать справку они обязаны и по личному запросу физ. лиц по мере надобности в течение трех дней.
В 2021 году передают отчет в ИМНС в срок не позднее 2 апреля, но если имели место случаи не удержанного НДФЛ, представить показатели необходимо до 1 марта. Подать сведения можно посредством электронного документооборота, на бумажном носителе непосредственно в фискальные органы либо почтовой бандеролью. В двух последних случаях сведения считаются представленными согласно дате их принятия инспектором в налоговой инспекции или по штампу на отправлении.
Понятие и сущность 2 ндфл
Справка 2 ндфл — это официальный документ, составляемый работодателем и свидетельствующий о сумме полученного дохода его персонала. Кроме того, она содержит информацию о начисленном и уплаченном за работника налоге, о неудержанном налоге, а также о вычетах и их размерах.
По сути, справка является бумагой, по которой можно узнать доходы человека. Также в ней содержатся и другие немаловажные сведения.
Справка 2 ндфл заполняется отдельно на каждого члена штата организации
Она состоит из нескольких разделов:
- Заголовок. В нем указывается: за какой год она составлена и в какую инспекцию представляется (пишется четырехзначный код инспекции, где первые две цифры — код региона, следующие две — код самого отделения). Также если это не первичный документ, а корректировка, указывается номер данного уточнения.
- Основные сведения. В данном разделе отражается основная информация о сотруднике:
- фамилия, имя, отчество;
- ИНН;
- серия и номер паспорта;
- адрес регистрации (индекс, регион, город, улица, дом, квартира ит.д.).
Должность, занимаемая сотрудником, в таких справках не указывается.
- Сведения о доходе по месяцам. Указывается не только оклад, но и премии, отпускные, материальная помощь и другие выплаты. Заработная плата указывается без вычета налога.
- Вычеты. В данном разделе указываются все вычеты, предоставляемые сотруднику (стандартные, социальные, имущественные). При предоставлении последних двух указывается также документ — основание для данного вычета (номер и дата уведомления, выданного налоговым ведомством).
- Расчеты. Указывается общая сумма дохода. Затем путем вычитания из нее суммы вычетов рассчитывается облагаемая сумма налога. Затем указывается, была ли данная сумма удержана (строка удержанный или неудержанный налог).
- Итоговая часть. Ставится подпись и дата заполнения. На более ранних версиях шаблона до 2021 года в конце также ставился штамп, свидетельствующий о действительности и достоверности представленных сведений.
Как подписывать справку о доходах
Еще одна группа вопросов связана с правилами подписания справки о доходах, которая выдается по запросам работников. Как мы уже упоминали, порядок заполнения такой справки не утвержден. Но ее форма предусматривает проставление подписи и указание ФИО налогового агента. В связи с этим на практике возникают вопросы о том, кто конкретно от имени налогового агента может подписать такую справку? Обязательно ли это должен быть руководитель организации? Может ли другое лицо по доверенности подписать справку о доходах работника? Если может, то нужно ли указывать в справке реквизиты доверенности, при том, соответствующих полей в форме нет? Давайте разбираться.
Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ, налоговыми агентами признаются российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации.
Фамилия, имя и отчество, согласно пункту 1 статьи 19 ГК РФ, могут быть только у физических лиц (граждан). Юридические лица имеют наименование (п. 1 ст. 54 ГК РФ).
Таким образом, очевидно, что справку о доходах всегда подписывает физическое лицо. Исходя из положений статьи 226 НК РФ, это может быть либо физическое лицо, являющееся налоговым агентом (предприниматель, нотариус, адвокат), либо физическое лицо, являющееся представителем налогового агента-организации. Также справку может подписать физическое лицо, которое представляет интересы налогового агента-предпринимателя, нотариуса, адвоката.
На основании положений пунктов 1 и 4 статьи 26 НК РФ у налогового агента-организации могут быть законные и уполномоченные представители. Первые представляют организацию на основании закона или учредительных документов (п. 1 ст. 27 НК РФ), а вторые — на основании доверенности (п. 3 ст. 29 НК РФ).
С учетом изложенного, подписать справку о доходах для работника от имени организации — налогового агента может либо ее руководитель, либо иное лицо, уполномоченное на то соответствующей доверенностью. При этом реквизиты доверенности в справке не указываются. Прикладывать к справке о доходах копию доверенности не нужно, так как законодательство не содержит такого требования.
В публикации рассматривается понятие и сущность справок 2 ндфл, порядок их составления, сроки представления в налоговые органы, а также их назначение. Кроме того, разбирается вопрос относительно того, кто подписывает 2 ндфл.
Как поступить, если предприятие ликвидировано
Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.
Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.
В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.
Если имеется задержка по выплате зарплаты
В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.
По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 1 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Кто подписывает справку 2 НДФЛ? Предусмотрен ли на уровне закона или подзаконного акта четкий и исчерпывающий круг сотрудников предприятия, имеющих право или обязанность подписывать справки о доходах? Давайте разбираться.
Документ с данными о доходах, выдаваемый на руки сотруднику или предоставляемый в запрашивающий орган, должен быть подписан. Такая информация содержится как в рекомендациях по внесению информации в справку 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/ и действовавших для ее формы, применявшейся за 2010–2014 годы, так и в рекомендациях по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/, для применения по сведениям о доходах 2015 года.
Для справки формы 2010–2014 годов рекомендовалось указывать должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего от имени налогового агента этот документ. Для справки формы 2015 года предусмотрены 2 варианта подписи: налогового агента (т. е. его руководителя, который может действовать без доверенности) и его уполномоченного представителя, для которого должны указываться реквизиты документа, предоставившего ему право подписи. Обе подписи следует полностью расшифровать.
В 2018 году справку 2-НДФЛ могут подписывать уполномоченные руководителем организации или ИП лица по заранее составленной доверенности. Лицо, которое ставит свою подпись в справке, должно указывать не только свою фамилию (инициалы), но и занимаемую должность.
В связи с тем, что справка 2-НДФЛ – это налоговый, а не бухгалтерский документ, его может подписывать не только руководитель, но и уполномоченное им лицо (при наличии оформленной доверенности). Реквизиты доверенности, на основании которой уполномоченное лицо имеет право подписи справки, нужно указать в конце формы 2-НДФЛ.
Доверенность имеет юридическую силу, когда она подписана руководителем организации или уполномоченным лицом (в соответствии с законодательством/ уставом фирмы). Если в доверенности не обозначен какой-либо конкретный срок действия подписи, то ее, как правило, применяют на протяжении одного года для визирования справки 2-НДФЛ.
Кто может подписывать справку 2-НДФЛ
Вправе визировать 2-НДФЛ такие лица:
| Налоговый агент — организация | Налоговый агент — ИП |
| Руководитель (или иное лицо, указанное в учредительных документах) — код 1 | ИП — код 1 |
| Руководитель организации или ИП, оказывающие услуги по передаче отчетности по доверенности — код 2 | |
| Работник, не являющийся руководителем, по доверенности — код 2 | Работник по доверенности — код 2 |
Подписать справку, выдаваемую руководителю или ИП, вправе те же лица, включая самих руководителя и ИП.