Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет трудовых книжек — приобретение и выдача в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной: работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчётности.
Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.
Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.
Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Варианты учёта трудовых книжек
Согласно пункту 42 Положения о ведении и хранении трудовых книжек, в соответствии с положениями об изготовлении трудовых книжек и предоставлении их работодателю, бланк трудовой книжки и вкладыши к ней хранятся в учреждении как официальный отчетный документ. Трудовой журнал и вкладыши к нему принимаются к использованию в бухгалтерском учете как форма строгой отчетности.
После выдачи работнику журнала ответственность работника перед работодателем считается равной стоимости бланка трудовой книжки.
В письме Министерства финансов Российской Федерации № 03-03-06/1/30818 от 19 мая 2017 года, в информации, представленной политикой налогового ведомства, указано следующее
Для организации кадрового архива компании, начинающих сотрудников и бухгалтеров полностью адаптирован курс автора Ольги Ликиной (М. Видео Менеджмент).
Учет и налогообложение трудовых книжек
Порядок ведения и обеспечения учета:.
Если я выдаю сотрудникам рабочие тетради или вкладыши, нужно ли мне начислять НДС, учитывая, что они предоставляются по той же стоимости, по которой были приобретены?
Да, НДС нужно начислять, объектом обложения НДС является реализация товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации. Операции по выдаче работодателями трудовых книжек (вкладышей) своим работникам относятся к реализации (произошел переход права собственности).
Глава 21 Налогового кодекса РФ не содержит сведений о применении НДС по расходам на приобретение товаров (работ, услуг) (письмо Минфина России от 28 августа 2019 г. N 03-07-11/66111 ).
Если ЭП выбывает и выдается работнику по той же стоимости, что и приобретается, нужно ли его регистрировать в книге продаж, выдавая работнику трудовую книжку или вкладыш?
При выдаче работнику трудовой книжки (вкладыша) орган занятости может написать ЭП на первом экземпляре и зарегистрировать его в книге продаж (письмо Минфина России от 16 июля 201019 г. N 03— 07-09/52577).
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Часто задаваемые вопросы:
Будут ли вноситься в ЭТК сведения о поощрениях?
В рамках законопроекта № 748744-7 в разделе индивидуального лицевого счета «Сведения о трудовой деятельности» планируется указывать данные о месте работы, характере выполняемой работы и ее периодах. Это регистрационный номер, наименование страхователя, сведения о его переименованиях. Информация о приеме работника, наименование должности, специальности, профессии, переводы на другую работу, увольнения и основания прекращения трудового договора.
Предполагается указание реквизитов приказов, распоряжений, иных решений или документов, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений.
Внесение информации о награждениях не предусмотрено.
Префиксы в номерах приказов
Как быть, если в программе ведется учет по нескольким организациям с префиксами в нумерации, а в печатной форме номер идет без префикса?
Пока решение не найдено, разработчики записали это пожелание.
Нужен отчет, показывающий, по каким сотрудникам еще не создано «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Пока его можно настроить через «Универсальный отчет», а в дальнейшем это будет реализовано в программе.
Что такое трудовая функция и как ее заполнять?
В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» подраздела «Наименование» указываются: наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы и наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор).
Записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии с штатным расписанием работодателя. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов[1] или реестров соответствующих должностей.
[1] Статьи 57, 195.3 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 3; 2015, № 18, ст. 2625).
В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» (заполняется с 1 января 2021 года (при наличии)) указывается соответствующий код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х», где:
- первые пять цифровых знаков, разделенные точкой — это код наименования вида профессиональной деятельности (раздел I профессионального стандарта), содержащего обобщенную трудовую функцию, к которой относится выполняемая работником работа по должности (профессии), специальности (раздел III профессионального стандарта);
- последние два цифро-буквенных знака (раздел II профессионального стандарта) – буквенный знак кода обобщенной трудовой функции и цифровой знак – уровень квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Ответственность за неправильное заполнение книжки
Действующее законодательство подразумевает сразу несколько видов ответственности за ошибки при ведении трудовых книжек.
Но в каждом случае наказание ложится на ответственное должностное лицо, либо на саму организацию:
- Дисциплинарная ответственность. Ее можно наложить на работника за недобросовестное выполнение его обязанностей. При этом на предприятии должен существовать приказ или иной документ, который возлагает обязанности за ведение книжек на конкретного работника, и он должен быть с ним ознакомлен. Применение наказания и его степень определяются исключительно администрацией компании. Это, в первую очередь, должно зависеть от степени тяжести проступка.
- Материальная ответственность. Она возникает из-за причинения убытков ответственным лицом работнику из-за неверно внесенной записи в трудовую. Если по ошибке запись была сделана с неправильной формулировкой, и это лишило возможности гражданина трудиться, то ответственное лицо обязано самостоятельно компенсировать ему простой исходя из среднего заработка.
- Уголовная ответственность. Такого рода ответственность налагается достаточно редко. Она может наступать, в частности, за внесение изначально ложной записи, либо внесение исправлений в документ в корыстных целях. В этом случае на виновного могут налагаться различные наказания, вплоть до лишения свободы до двух лет.
Изменения в законодательстве
Согласно новым изменениям в Трудовом кодексе, с 1 января 2023 года все организации обязаны будут перейти на электронный формат оформления трудовых книжек.
Сотрудники должны будут сдать бумажные трудовые книжки и получить записи в электронном формате. Для этого им необходимо будет сдать запрос на перенесение данных из бумажной формы в электронный вид посредством заполнения заявления.
Также работодатели должны будут перейти на новый формат отчетности и проверить, что все записи в электронных трудовых книжках соответствуют требованиям нового законодательства. В случае нарушения правил, работодатель может быть привлечен к ответственности.
- Первый шаг – перенесут данные из бумажных трудовых книжек в электронный формат
- Второй шаг – проверить электронную отчетность и выдать записи в электронном виде
- Третий шаг – сдать заявления на переход на новый формат отчетности (сзв-тд) в электронной форме
Переход на электронный формат
Шаг 1. Проверить возможность перехода на электронные трудовые книжки. Это можно сделать, обратившись в соответствующий орган по труду и социальной защите и получив информацию о процедуре перехода.
Шаг 2. Сдать бумажные трудовые книжки и получить электронные. Для этого необходимо оформить заявление и сдать трудовую книжку в соответствующий орган. После проверки записей трудовой книжки орган выдаст электронную трудовую книжку.
Шаг 3. Перенести записи из бумажной трудовой книжки в электронную, если это необходимо. Если записи имеются в других бумажных документах, например, сзв-тд или отчетности, их также необходимо перенести в электронную форму. Все остальные бумажные документы можно оставить при себе как наследство.
Важно: Трудовые книжки на бумажных носителях можно будет хранить еще 5 лет, после чего они должны будут быть утилизированы. Однако, рекомендуется перейти на электронный формат как можно скорее, чтобы не иметь проблем с возможными потерями, несчастными случаями и т.д.
Кэт Казино 🍒 Официальный сайт и рабочее зеркало
Онлайн казино 2023 с выгодными бонусами. Cat casino дарит бонус в размере 325% на пополнение счета. Вейджер x30 только на бонусные средства. Вывести деньги вы можете в любое время. Крутые турниры и акции для новых игроков. Лицензионное казино с быстрыми выплатами.
- аппараты с вращением игровых барабанов – отличная возможность получить выигрыши сразу;
- карточный софт и настольные игры – выигрывайте деньги, используя ваши навыки и умения;
- live-дилеры, которые предлагают поиграть с реальным крупье и получить еще больше удовольствия от игрового процесса;
- прочие виды игр, представленные в каталоге проекта.
- Пакет стартовых подарков – добавки на ваши депозиты и фриспины. Отличный шанс лучше познакомиться с порталом, вкладывая меньше собственных средств.
- Проект гарантирует честный возврат средств. Вы получаете до 10% кэшбэка, если проиграли деньги на сайте. Можно сразу использовать эти средства в игре.
- На сайте есть возможность получить приятный ситуативный бонус. Рандомные бонусы в виде пакетов фриспинов начисляются каждую неделю случайно выбранным игрокам.
- Зарегистрированные игроки получают возможность участвовать в турнирах. Это соревновательные события, которые разыгрывают определенные суммы средств в качестве призов.
В ассортименте слотов представлены качественные автоматы от NetEnt, Microgaming, EGT, Evolution, Push Gaming, Booongo и ряда других провайдеров. Каждый производитель стремится предоставить игрокам наиболее выигрышные и интересные слоты с увлекательным дизайном и интересными настройками. Вы получаете гибкую настройку автомата для игры в соответствии с вашими пожеланиями.
Современное и честное казино в интернете – это хорошее место для гэмблинга. CatCasino предлагает игрокам не просто честные слоты и высокий процент отдачи. Этот проект позволит играть в лучшие автоматы, выводить деньги быстро, получать множество бонусов. Но даже на этом список привилегий портала не заканчивается. Стоит ближе познакомиться с казино, прежде чем принимать решение о регистрации. Это поможет вам лучше понять все перспективы и привилегии проекта.
По определенным правилам, осуществляется особенный контроль за сбережением формуляров. Они находятся в специализированных сейфах, шкафах либо других сберегающих безопасность системах. Сотруднику, на которого возложена ответственность их ведения, трудовые книги вручаются только по письменному заявлению.
Распространенные ошибки в учете бланков Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции. Неверное положение Верное положение Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства.
Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ).
Без согласия сотрудника удержание не производится. Назначение операции Дебет счета Кредит счета Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр 50 73/3 Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости 70 73/3 Отражен доход от полученной платы 73/3 91/1 При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия. Учет книжек, предоставленных без взимания платы Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица.Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно.
- В первом случае, продажа трудовых формуляров новым сотрудникам является реализацией. Такой же позиции придерживаются многие практикующие юристы, а также суды. Данная точка зрения поддерживается наибольшем числом специалистов и является приоритетной при налоговом учете в разных организациях;
- Иная точка зрения предполагает, что как таковой реализации в данном случае нет.
Электронные трудовые книжки. СЗВ-ТД и СТД-Р
Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» с 1 января 2020 г. в России вводится электронная трудовая книжка. Все работодатели (организации и ИП) обязаны представлять информацию о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный Фонд России (далее — ПФР).
Сведения представляются по форме СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности, зарегистрированного лица» ежемесячно в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
С 2020 года работодатели обязаны представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
За январь 2020 г. форму СЗВ-ТД нужно представить не позднее 17 февраля 2020 г. Сведения представляются по сотрудникам, которые в течение месяца были приняты на работу, уволены, переведены на другую должность или в другое подразделение. В отчет также следует включить сотрудников, которые предоставили заявление о способе ведения трудовой книжки.
Важно!
Если по сотруднику никаких кадровых событий не произошло, то включать в отчет СЗВ-ТД такого сотрудника не нужно.
Пример
06.02.2020 г. в ООО «ТД «Комплексный» заполняют отчет по форме СЗВ-ТД за январь 2020 г.
Раздел Отчетность в ПФР, кнопка «Создать«.
Переход на электронные трудовые книжки
Первым делом займемся документами. После того, как сотрудники отказались от привычных трудовых, нужно внести информацию в книгу учета движения трудовых. В ней указывается дата выдачи, которая подтверждается росписью владельца.
Некоторые организации составляют акт о хранении и ведении трудовых. Он не является обязательным, но в случае его составления, нужно указать, что трудовая книжка может быть не только бумажной, но и электронной. Проделать эту работу предстоит и с трудовыми договорами, а также с нормативными актами и другими документами, если там есть запись о порядке ведения трудовой. Теперь перейдем к отчетности.
Первопроходцы новой отчетности выявили, что отчет может быть принят, если компания зарегистрировалась в системе ЭДО ПФР. «Мы уже это делали!» — скажете вы, но в 2020 г. произошли изменения, которые требуют вашего подтверждения на обработку.
Изначально информация поступала в региональную базу, а потом только направлялась в общую. Сейчас промежуточный региональный пункт исключен. Данные сразу будут поступать во всероссийскую базу, именно поэтому заявление нужно отправить повторно. Расскажем, как это сделать через 1С:
Заходим в «Отчеты», «1С-отчетность», «Уведомления, сообщения и заявления».
Неверная информация по сотруднику и несоблюдение сроков отчетности – это административное нарушение, которое регулируется статьей 5.27 КоАП РФ. За неоднократное игнорирование сроков в течение года, руководителю выносится предупреждение или штраф: для ИП от 1000 до 5000 руб., для компании – от 30 тыс. руб. до 50 тыс. Если ошибка замечена, и вы успели в течение 10 дней после первой отправки внести изменения, то штрафа можно избежать.
Введение электронных книжек облегчает фиксирование трудовой деятельности сотрудников. С 2020 г. предстоит направлять новый отчет — СЗВ-ТД в пенсионный фонд. В нем необходимо отмечать кадровые изменения, в том числе и информацию о переходе на электронную трудовую или сохранение бумажной версии. Сдается отчетность до 15 числа следующего месяца. При систематическом нарушении руководителя ждет предупреждение или штраф. Обновленная версия 1С поможет подготовить отчетность в срок. Не забудьте уведомить до 30 июня сотрудников о переходе на электронные книжки. Получить их согласие или отказ можно в письменной форме до 31 декабря 2020 года.
До 30.06.2020 (в связи с коронавирусом — до 31.10.2020) работодатель в письменном виде должен был сообщить сотрудникам о том, что трудовые книжки можно вести в электронном виде. После чего сотрудники пишут заявление, в котором выбирают один из вариантов:
- Вести учет трудовых книжек в бумажном виде. В этом случае работодатель ведет учет и в бумажном, и в электронном виде.
- Вести учет трудовых книжек в электронном виде. Тогда работодатель ведет учет только в электронном виде, бумажный вариант выдает сотруднику на руки.
До 31.12.2020 работодатель обязан подать сведения в ПФР о способе ведения трудовой книжки по сотрудникам, которые определились с выбором.
Если сотрудник не написал заявление, то работодатель ведет учет сведений о трудовой деятельности в обоих вариантах:
- в электронном виде;
- в бумажной трудовой книжке.
С января 2021 года если работник впервые трудоустраивается, его трудовая деятельность учитывается только в электронной форме.
Форма заявления законодательно не закреплена, можно применять произвольную.
СЗВ-ТД — это форма отчетности о трудовой деятельности сотрудников работодателя в ПФР. Она представляется при:
- подаче заявления о способе ведения трудовой книжки;
- приеме на работу и увольнении;
- кадровом переводе.
СТД-Р — форма, по которой работодатель предоставляет сотруднику сведения о его трудовой деятельности. Информация выдается по запросу сотрудника или при его увольнении. При этом сотрудникам с бумажными книжками работодатель предоставлять СТД-Р не обязан.
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Далее необходимо оформить поступление бланков строгой отчетности в 1С Бухгалтерия государственного учреждения 8.
Когда трудовая книжка выдается работнику, необходимо оформить списание БСО. Например, если сотрудник уволился или решил вести трудовую книжку в электронном виде.
В акте списания БСО нужно выбрать трудовую книжку, указать её серию и номер.
Закон обязывает каждого работодателя:
- в срок до 31.10.2020 — уведомить своих сотрудников о возможности выбора: перейти на электронный формат Сведений о трудовой деятельности (СТД) или сохранить бумажный вариант трудовой книжки;
Образец Уведомления сотрудника работодателем – скачать бесплатно
- в срок до 31.12.2020 — внести изменения в локально-нормативные акты компании (добавить в Правила внутреннего трудового распорядка пункты, касающиеся электронного формата сведений о трудовой деятельности), и ознакомить всех сотрудников под роспись;
- с 01.01.2020 – начать ежемесячно уведомлять ПФР обо всех кадровых перемещениях работников, для чего вводится новый формат отчетности СЗВ-ТД. Отчетность подается независимо от того, какой формат трудовой книжки выбрал сотрудник (бумажный или электронный), не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли кадровые события. Если кадровых изменений нет, отчетность СЗВ-ТД сдавать не нужно.
В свою очередь каждый сотрудник, в срок до 31.12.2020 должен оформить заявление с указанием: переходит он на электронный формат трудовой книжки или нет (то есть если принято решение остаться в бумажном формате, заявление писать все равно придется).
Образец заявления сотрудника – скачать бесплатно
Если в 2020 году сотрудник не напишет заявление по уважительной причине (болезнь, отпуск, отсутствие работы в 2020 году), он сможет это сделать в любое время, без ограничения по срокам.
Важно!
Если сотрудник до 31.12.2020 НЕ написал заявление БЕЗ уважительной причины:
- ведение трудовой книжки по настоящему месту работы будет продолжено в бумажном виде (без ограничений по срокам, вплоть до момента увольнения);
- при последующем трудоустройстве вся информация о трудовой деятельности по умолчанию будет формироваться в электронном виде (то есть по новому месту работы сотрудник уже не сможет сохранить бумажный вариант).
Как только заявление сотрудником написано:
- не позднее 15 числа следующего месяца работодатель должен передать в ПФР сведения о решении сотрудника (все та же форма СЗВ-ТД)
- если сотрудник выбрал электронный формат, в бумажный вариант трудовой книжки вносится запись, а сама книжка выдается на руки под роспись.
При увольнении такому сотруднику должна выдаваться «справка» по форме СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, выдаваемой сотруднику работодателем»), в которой отражаются сведения о периоде его работы в этой организации.
«Справку» СТД-Р сотрудник в обязательном порядке предоставляет по новому месту работы. Вместе со «справкой» СТД-Р работодатель вправе потребовать бумажную трудовую книжку (например, чтобы убедиться в наличии стажа, необходимого для предлагаемой должности).
Кадровые события, которые вносятся в трудовую книжку, перечислены в п. 2.4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую должность;
- присвоение новой специальности или квалификации;
- лишение работника права занимать определенные должности по приговору суда;
- переименование организации
Бумажные документы часто теряются, многие работодатели ведут трудовые книжки неверно, и Пенсионный фонд вынужденно отказывает людям в назначении пенсии. Чиновники уверены, что электронные трудовые решат эту проблему.
Переход на цифровые книжки — часть национального проекта “Цифровая экономика”. Он стартовал после того, как президент подписал Указ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы».
Работодатели будут ежемесячно передавать в ПФР данные о работниках по новой форме СЗВ-ТД, а фонд сам будет вносить эти данные в электронные трудовые книжки.
Многие работники привыкли к бумажной книжке и ценят ее, хотят сохранить историю записей. Поэтому проект разрешает вести бумажные книжки параллельно с электронными.
1 января 2021 года закончился переход на цифровые книжки. До этой даты все сотрудники должны были решить, в какой форме дальше вести трудовую — электронной или бумажной.
- Повышается безопасность данных: электронную книжку нельзя потерять или исказить информацию в ней.
- Сокращается риск ошибок и искажения данных.
- Работнику проще получить сведения о собственной трудовой деятельности.
- Работодателю не нужно обслуживать бумажных архив трудовых книжек, или этот архив сокращается.
- Появляется возможность дистанционного трудоустройства.
- Появляется возможность дистанционного оформления пенсии.
- Электронная трудовая помогает получать госуслуги.
- Госорганы получают легкий доступ к сведениям о трудовой деятельности граждан и могут их анализировать для своих задач.
В электронную книжку переходят почти все данные из бумажной трудовой:
- место работы;
- должность или специальность;
- квалификация: категория, класс, разряд;
- периоды работы: даты приема, перевода внутри организации, увольнения;
- основания прекращения трудового договора.
При заключении трудового договора новый сотрудник должен предоставить работодателю сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР, если отказался от бумажной трудовой. Эти данные можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и перенести их в свою систему кадрового учета.
Сведения сотрудник может получить у прошлого работодателя, в МФЦ, ПФР или на Госуслугах.
При увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности на бумаге или в электронном виде. Если велась бумажная трудовая, работник получит ее на руки.
Электронные трудовые надо будет завести на всех сотрудников, которые написали соответствующее заявление, в том числе на совместителей, сотрудников с неполной занятостью, в отпусках, декрете и пр. Тем, кто начнет работать впервые в 2021 году надо по умолчанию оформлять электронную книжку и не предлагать выбор.
Сама электронная трудовая книжка означает, что работодатель ведет сведения о трудовой деятельности каждого работника в электронной форме — подает отчет СЗВ-ТД. По «бумажным» сотрудникам сдавать его тоже надо, но ПФР будет вести базу электронных сведений самостоятельно. СЗВ-ТД надо сдавать в течение 15 дней после отчетного месяца, а также на следующий рабочий день после приема на работу или увольнения сотрудника. Если сотрудник выберет электронную форму в 2021 году, то СЗВ-ТД нужно будет подать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, когда сотрудник подал заявление
Выписку по форме СТД-Р нужно быть готовым выдать сотруднику, он в любое время может ее запросить. На подготовку сведений есть три рабочих дня. Выдать СТД-Р надо на бумаге или электронно, зависит от способа, который выбрал сам работник. Также форму надо выдать при увольнении сотрудника. Если в ней обнаружится неверная и неполная информация, сведения нужно будет исправить по заявлению сотрудника и передать в фонд.
Заявления о выборе способа ведения трудовой книжки после 1 января 2021 года вы принимаете у тех, кто наконец-то принял решение о переходе на электронный формат.
Работники вправе написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку в любой момент. Это могут быть, например:
- Работники, которые ранее не писали заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и не подавали никаких заявлений о выборе трудовой.
- Работники, которые по тем или иным причинам не смогли подать заявление до 31 декабря 2020 года. Например, находились в отпуске, на больничном, в длительной командировке, на отделенной вахте и т. д.
- Работники, которые устраиваются на работу после продолжительного периода безработицы.
Если на работу к вам пришел молодой специалист, у которого нет еще никакой трудовой книжки, он вышел на первое место работы, вы заводите ему исключительно электронную трудовую.
Работники не обязаны переходить на электронную трудовую. Если новый работник пришел в компанию с бумажной трудовой, вы не вправе настаивать на том, чтобы он выбрал электронный формат трудовой. Посоветовать можете, требовать – нет.
Электронная трудовая книжка будет представлять собой совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, в числе которых сведения о работнике, месте его работы, трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении с указанием основания прекращения трудового договора.