Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подписать документы электронной цифровой подписью». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF
Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить ЭП:
- Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Как подписать документ электронной подписью Контур или Тензор
Вы приобрели ЭП в компании Контур, Тензор или в другом удостоверяющем центре. Что делать дальше? Алгоритм действий зависит от возможностей ключевого носителя и стоящих перед вами задач. Ниже мы пошагово опишем процедуру настройки рабочего места, которую можно автоматизировать с помощью специальных сервисов («Мастер настройки», Контур.Веб-диск и пр.).
Для того, чтобы работала система автоматического одобрения заявок на основании заявления, подписанного электронной подписью, нужно, чтобы в поле заявления был загружен файл, подписанный прикрепленной электронной подписью.
Вам необходимо предоставить подписанное квалифицированной ЭП заявление и подписанную доверенность (в случаях выпуска на сотрудника).
Для прикрепления данных документов, необходимо перейти в заявку на выпуск подписи и выбрать «Анкета и документы».
Внимание! Документы не принимаются в случае:
— Если они находятся в архиве.
— Если они имеют расширение отличающееся от .sig, .p7s, .sgn.
— Документ должен быть подписан прикрепленной подписью, открепленные подписи не принимаются.
Виды электронной цифровой подписи
Существует три вида ЭЦП:
- Простая. Используется физическими лицами для подтверждения личных данных. Например, при входе на сайт Госуслуг или бесконтактной оплате покупок в торговых центрах.
- Усиленная неквалифицированная. Применяется юридическими лицами для определения автора документа, отслеживания вносимых в него изменений после заверения. Более надежна по сравнению с простой ЭЦП. Требуется в редких случаях.
- Усиленная квалифицированная. Самый надежный и используемый из всех видов ЭЦП. Является аналогом личной рукописной подписи и имеет полную юридическую силу. Применяется во всех сферах деятельности юридических лиц и ИП — от подписания договоров с контрагентами до взаимодействия с контролирующими и надзорными органами.
Для чего стоит получить сертификат ЭЦП?
- Участие в онлайн-торгах и аукционах. Электронная цифровая подпись может потребоваться для коммерческих и государственных закупок. Только с ней можно оставлять на торговых платформах заявки и заверять контракты.
- Работа на сайте Госуслуги. Получение ЭЦП дает возможность записаться на прием в государственное учреждение, подать заявления на оформление многих личных документов, оплатить штрафы и налоги, зарегистрировать автомобиль, и многое другое.
- Сдача отчетностей в налоговую. Для своевременного отправления деклараций о доходах в ФНС России или об алкоголе и пиве в ЕГАИС также стоит получить ЭЦП. Она может понадобиться и для работы на сайтах Росстата и Пенсионного фонда РФ.
- Удаленный документооборот. С помощью электронной цифровой подписи вы сможете отправлять отчеты, заявления, договоры и иные важные бумаги в своей организации и в другие компании.
Обзор средств электронной подписи
Электронные документы в рамках российского законодательства имеют юридический статус при наличии электронной подписи, заменяющей личную подпись гражданина на бумажном носителе. Любой документ можно перевести в электронный вид и сделать его стандартом работы компании, например, реестр оказанных услуг, акт разногласий, отчет агента, протокол передачи.
Электронная подпись — это файл, который создается средствами криптографической программы при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. У неё есть два криптоключа: закрытым подписывается документ, который хранится только у владельца, а открытым проверяется реальность подписи. Поскольку закрытый ключ находится только у хозяина, это достаточная гарантия безопасности.
Подписание — это процесс формирования файла электронной подписи для конкретного документа от лица пользователя.
Как подписать заявку на электронном аукционе, торгах
В сфере государственных закупок электронной подписью подписывают заявки перед отправкой на торги. Это дает заказчикам гарантию, что они имеют дело с реальными участниками. Именно она осуществляет ключевые функции защиты документов: гарантирует соответствие первоисточнику; делает невозможным стороннее вмешательство и внесение изменений в документы; однозначно идентифицирует личностную принадлежность документа. Также контракты, которые заключаются по итогам госзакупок, вступают в действие только после визирования с помощью ЭП.
Данная сфера применения ЭП характеризуется тем, что все документы подписываются в онлайн формате на тендерных площадках и не требуют подготовительной работы на рабочем месте.
Подать заявку на участие в электронном аукционе могут только те поставщики, которые имеют аккредитацию на электронной площадке и электронную подпись. Участник направляет заявку оператору электронной площадки, оператор проверяет электронную подпись, в случае положительного результата присваивает заявке номер и направляет конкурсанту пронумерованный электронный документ, подтверждая тем самым получение заявки. Если оператор электронной площадки обнаружил несоответствие в подписи, то заявка возвращается на доработку.
Участник тендера может скачать с площадки тендерную документацию в электронном виде, ознакомиться с ней и проверить ЭП организатора, проставленную под тендерной документацией и извещением о проведении тендера, нажав на соответствующих этапах процедуры на ссылки «Подписано ЭП» на странице «Извещение».
Цель подписания документа ЭЦП — официальное его визирование. Электронный файл, завизированный электронной подписью, ничем не отличается от бумажного, юридически он имеет аналогичную силу. До начала применения электронно-цифровой подписи в непосредственной работе понадобится сформировать данные для ключа и сертификата.
Именно они будут использоваться для проверки подлинности ЭЦП. Закрытый ключ поможет создавать электронную подпись. Создавая ключи и сертификаты, специалисты используют криптографические структуры, имеющиеся в операционной системе всех современных компьютеров. Удостоверяющий центр обеспечивает корректное использование всех существующих сертификатов.
Понадобится подписать специальный договор с удостоверяющим центром, при этом соглашение должно быть официально заверено с помощью нотариуса. Некоторые организации открывают собственные центры, но в этом случае ЭЦП сотрудников предприятия не будет действительна за его пределами. Именно поэтому необходимо использовать услуги внешних удостоверяющих организаций.
Когда сертификат по ЭЦП только формируется, каждый сотрудник предприятия получает закрытый ключ. Процедура по формированию ключей может выполняться по совершенно разным алгоритмам, главное здесь — проконтролировать, чтобы все они были актуальными, чтобы в дальнейшем не возникало сложностей.
У тех, кто только начинает знакомиться с электронным документооборотом (ЭДО), возникают вопросы: зачем нужна е-подпись, какие ее разновидности встречаются и как подписать электронной подписью документ PDF или Word.
Электронная цифровая подпись — это онлайн-аналог собственноручной подписи. На бумаге она выглядит по-разному: это набор цифр, графическое изображение, например, печать или текст.
ЭП защищает информацию от подделки (незаконного внесения изменений) и позволяет идентифицировать ее составителя, владельца.
Электронный документ по юридической силе равен бумажному, если он подписан усиленной квалифицированной ЭП. Простой и усиленной неквалифицированной е-подписью тоже пользуются, но ее применение в обороте необходимо заранее обсуждать с контрагентами или внешними пользователями информации.
Законом введены определенные правила применения ЭП. Какая из трех видов понадобится в конкретной ситуации, обобщили в таблице:
|
Вид |
Простая |
Усиленная неквалифицированная |
Усиленная квалифицированная |
|---|---|---|---|
|
Когда применять |
|
|
|
Имеет несколько версий:
- «КриптоАРМ Старт» — бесплатная версия, не требующая ввода лицензионного ключа. Выполняет операции подписи и шифрования с использованием стандартных криптопровайдеров Windows. При наличии установленного СКЗИ «КриптоПро CSP» проводится проверка ЭЦП на документе (саму ЭЦП создать нельзя);
- «КриптоАРМ Стандарт» — базовая версия: создание и проверка корректности ЭЦП, полностью поддерживает СКЗИ «КриптоПро CSP»;
- «КриптоАРМ Стандарт PRO» содержит дополнительные модули TSP и OCSP, модуль усовершенствованной подписи. Создает и проверяет корректность усовершенствованной подписи КРИПТО-ПРО;
- «СКЗИ КриптоАРМ 5». Сертифицированная версия. Соответствует требованиям № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Дополнительно требуется приобрести дистрибутив на CD с формуляром и СКЗИ КриптоПро CSP 4.0.
Возможности КриптоАРМ:
- ЭЦП отдельных файлов, пакетов данных и архивов;
- варианты подписи: первичная, дополнительная (несколькими лицами) и заверяющая (вышестоящим сотрудником);
- применение расширенных свойств ЭЦП (время создания, комментарий пользователя);
- классический и усовершенствованный форматы ЭЦП;
- два варианта подписи (отделенная от исходных данных и совмещенная с данными);
- удаление подписанного файла, в том числе гарантированное удаление;
- размер подписываемых данных ограничен только файловой системой и доступным свободным местом;
- одновременная обработка неограниченного количества файлов;
- печать подписи на бумажный носитель.
Удостоверение точного времени подписания документов:
- ЭЦП со штампом времени;
- просмотр и проверка штампа времени на подписанном документе;
- просмотр и проверка штампа времени на подписи.
Часто возникают ситуации, когда требуется документально зафиксировать своё согласие с чьим-либо мнением, разделить ответственность за подписанное содержимое («я согласен, только если он согласен»), заверить чью-то подпись для повышения доверия к содержимому (подтвердить квалификацию подписавшего) и т.д.
Для решения таких задач «КАРМА» предлагает механизм заверения электронной подписи – соподпись. С технической точки зрения, соподпись представляет собой электронную подпись, которой подписана другая электронная подпись, причём соподпись будет верна только в том случае, если верна электронная подпись, которую подписали. Неверность подписанной соподписью электронной подписи (отзыв её сертификата, искажение подписанных данных и прочее) автоматически делает неверной и соподпись.
Как выбрать криптопровайдера?
Мы рекомендуем пользоваться услугами нашего партнера компании «Сигнал-КОМ», которая снабжает криптопровайдерами, реализованными на основе сертифицированного СКЗИ «Крипто-КОМ 3.2», и предоставляет услуги Удостоверяющего Центра. Однако есть случаи, когда требуются другие криптопровайдеры и удостоверяющие центры.
При самостоятельном выборе УЦ и криптопровайдера следует учитывать, что не каждый удостоверяющий центр обслуживает всех возможных криптопровайдеров. Т.е. если партнерам, организующим электронный документооборот нужен конкретный криптопровайдер, следует выбирать удостоверяющий центр именно под него. Впрочем, большинство удостоверяющих центров работают со всеми наиболее популярными криптопровайдерами. Наиболее распространенные в России криптопровайдеры – это Microsoft Enchanced Provider и Microsoft Base Provider, «КриптоПРО» и Signal-COM.
Зачем подписывать документы электронной подписью
Перед тем как подписать документ электронной подписью, сначала разбираются с вопросом, для чего это нужно делать. Использование технологии подразумевает решение следующих важных вопросов в экономике электронного формата:
- Строгий контроль сохранения электронного документа. Если какие-то сведения в нем изменить, то подпись станет недействительной. Существуют определенные алгоритмы, на основании которых вычисляется электронная подпись. Исходя из этого, ЭЦП соответствует лишь заданному документу.
- Защита документов от подделки.
- Фиксация авторства. После использования электронной подписи автор документа уже не сможет отказаться от своих обязательств, которые в нём рассматриваются.
- Доказательство авторства. Если кто-то захочет присвоить информацию из документа себе, то у него не получится этого сделать, поскольку закрытый ключ электронной подписи имеется только у её владельца.
Использования электронной цифровой подписи является уместным, облегчающим взаимодействия между двумя или более сторонами сделки, в рамках конкретных направлений рынка и денежного обращения. Это:
- банковские операции;
- виртуальная торговля;
- регистрация сделок с недвижимостью через интернет (это очень удобно собственников квартир, которые находятся не на территории России);
- декларирование товаров на таможне;
- сервисы, которые помогают гражданам страны обращаться в различные органы власти;
- налоговая и бухгалтерская отчетность;
- многие другие сферы, где необходимо подтверждение и фиксация условий договора.
Как подписать pdf электронной подписью
Если Вы пришли ко мне на блог с таким вопросом как подписать пдф, то спешу Вас огорчить, для того что бы сделать электронную подпись PDF документы Вам необходимы след. программное обеспечение:
- Acrobat Reader PRO ( или Acrobat Pro DC)
Но тут сразу появляется проблема, потому как данное ПО платное, но опять же есть несколько выходов:
- Acrobat Reader PRO — можно скачать как с официального сайта adobe и если у вас до этого не было установлено это ПО то у вас будет триал версия на несколько дней (если вам сделать подпись нужно единоразово, то этот вариант Вам будет самое оно)
- Скачать Acrobat Reader PRO с торентов
- Попросить у меня 🙂 я вам вышлю актуальную версию)))
Ну с грустными новостями закончили, переходим дальше.
Для начала необходимо решить следующие задачи:
- Как подписывать ЭП и отправлять документы контрагентам;
- Как принимать и проверять подписи на документах, полученных от контрагентов через сервисы ЭДО;
- Как создавать, хранить (в том числе в архиве), искать и обрабатывать ЮЗЭД;
- Как обеспечивать юридическую значимость в процессе архивного хранения.
Первые две задачи отлично решают сервисы межкорпоративного обмена под управлением операторов ЭДО. При выборе такого сервиса необходимо обратить внимание на следующие факторы:
- наличие необходимых лицензий у оператора;
- возможности интеграции сервиса ЭДО с вашими корпоративными информационными системами;
- ценовая политика и варианты тарификации.
Сравнение ПО для создания ЭЦП
Программы для создания и проверки ЭП различаются возможностями, стоимостью, принципом работы. Преимущества и недостатки сервисов удобно оценить в специальной таблице сравнения ПО.
| Плагины КриптоПро | КриптоАрм | ViPNet CryptoFile | Онлайн-сервис Крипто Контур | |
| Стоимость | Платные | Бесплатная только стартовая версия | Бесплатно | Бесплатно |
| Пакетная подпись | Есть | Есть | Нет | Есть |
| Форматы | Word, Excel, PDF | Все | Все | Все |
| Объем файла | Без ограничений | Без ограничений | Без ограничений | До 100 Мб |
| Формирование усовершенствованной ЭП | Есть | В версии стандарт и базовая | Нет | Есть |
| Тип ЭП | Отсоединенная
/присоединенная |
Отсоединенная
/присоединенная |
Отсоединенная
/присоединенная |
Только отсоединенная |
| Дополнительные функции шифрования, проверки, расшифрования | Есть | В версии стандарт и базовая | Нет | Есть |