Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел: правила составления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Экспертиза ценности документов
Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.
Порядок формирования и утверждения
Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2020 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.
Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).
Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.
При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:
- документы о создании организации (положение, устав);
- документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
- штатное расписание;
- номенклатуру дел предыдущих лет;
- регистрационную форму организации;
- типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.
Перечислим основные этапы ее утверждения:
- разрабатывается подразделением организации;
- подписывается начальником подразделения;
- утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.
Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).
Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:
- Индекс.
- Наименование.
- Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
- Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
- Примечание. Заполняется по мере необходимости.
Чем отличается дело от документа?
Почему далее мы будем говорить о делах, а не о документах? Дело – это единица учета. Одно дело может содержать несколько документов. Так, исходящее и входящее письма – это разные документы, а дело «Переписка с ООО «Северный ветер» включает в себя и входящие, и исходящие, но только относящиеся к переписке с ООО «Северный ветер». Приказ по основной деятельности – это документ, и дело «Приказы по основной деятельности» состоит только из приказов. Может быть дело «Документы к проекту строительства Объекта №5», в которое будет входить несколько видов разных документов: и письма, и проект, и черновики проекта, и служебные записки, и программы, и договоры, и многое другое.
Для чего нужна номенклатура выяснили, теперь можно приступать к ее созданию.
Основные цели введения номенклатуры
Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.
Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.
Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел
На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.
К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.
Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2016 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.
Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1 Что представляет собой номенклатура дел?
Ответ: Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Вопрос №2 Какое предназначение номенклатуры дел?
Ответ: предназначение номенклатуры дел заключатся в том, что предприятия с помощью номенклатуры дел производиться упорядоченность всей документации в соответствии срокам хранения, а так же других общих признаков.
Вопрос №3 Кем составляется приказ об утверждении номенклатуре дел, какой порядок его составления?
Ответ: Приказ составляется или юридическим сотрудником, или кадровым сотрудником , или секретарем предприятия, но при это он должен обладать определенными знаниями и умениями по составлению приказа. Приказа составляется в произвольной форме, так как законодательством не предусмотрено каких либо стандартов по составлению приказа. Его можно составить на на листе А4, А5 или на фирменном бланке. Параметры, которые необходимо соблюдать при составлении приказа таковы: полное наименование предприятие, номер и дату приказа, цель приказа, назначаются ответственные лица за выполнение данного приказа. Так же необходимо заверить приказ подписью руководителя предприятия.
Вопрос№4: Если создается новый приказ, но при этом еще действует старый приказ по номенклатуре, как можно отменить старый приказ?
Ответ: Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:
- он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
- группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
- обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
- определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Порядок утверждения номенклатуры
Утверждение НДО состоит из нескольких этапов. Так, составленный документ должен быть:
- завизирован лицом, ответственным за ведение архива в организации;
- подписан начальником службы, курирующей ведение делопроизводства;
- согласован с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архива и экспертной комиссией самой организации, если дела будут передаваться в госархив.
Утверждение НДО может быть произведено двумя способами:
- проставлением специального грифа на титульном листе документа с подписью директора, печатью организации и датой;
- изданием соответствующего приказа об утверждении данного документа.
НДО может быть утверждена только после ее проверки ЭПК, ведь может так случиться, что потребуется внести изменения в документ после получения замечаний от сотрудников госархива.
О сроках хранения документов в архиве читайте в нашей статье «Какой срок хранения документов в архиве организации?».
Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел
На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.
К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.
Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2021 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.
Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.
Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.
Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.
Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.
Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.
Как не упустить главного
Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2020, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:
Шаг 1. Назначьте ответственного.
Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.
Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.
Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.
Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.
Шаг 3. Объединение.
Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.
Например, номенклатура дел в ДОУ на 2020 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.
Шаг 4. Утвердите приказ.
Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел может быть
- разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
- поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.
Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.
Зачем нужна номенклатура дел?
Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Такие определения дает введенный в действие с 1 марта 2014 г. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:
- учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);
- сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);
- обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);
- установить необходимые сроки хранения документов.
Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения.
Составляем номенклатуру дел структурного подразделения
Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в Приложении 8 к Основным Правилам работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).
Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф:
- индексы дел;
- заголовки дел (томов, частей);
- количество дел (томов, частей);
- сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по Перечню;
- примечание.
Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например, 04-05, где 04 — обозначение отдела кадров, а 05 — порядковый номер дела по номенклатуре. Он может состоять не из двух, а из трех пар цифр. Например, 03-02-07, где 03 — обозначение финансово-экономического департамента, 02 — обозначение входящей в его состав бухгалтерии, а 07 — порядковый номер дела по номенклатуре. Вместо цифровой индексации в некоторых организациях может быть принята буквенная или смешанная (из сочетания букв и цифр). Чтобы при составлении номенклатуры дел следующего года можно было сохранить те же индексы, что и в этом году, в каждом разделе оставляют несколько свободных строк для заведения ранее не предусмотренных дел (как правило, не более 5 — 7).
Во второй графе номенклатуры указывают заголовки дел. Их располагают по степени важности документов, составляющих дела. Сначала располагают заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (начинают с документов вышестоящей организации, затем идут документы руководителя организации, после них — документы, изданные в структурном подразделении). Далее перечисляют прочие правила, положения, инструкции, разработанные в самой организации или присланные для сведения. Затем перечисляют заголовки дел с планами и отчетами (сначала годовые, затем квартальные, после — месячные). Проекты распорядительных документов, изменения к планам, основания к приказам помещаются в номенклатуре дел вслед за соответствующими основными документами. Заголовки однотипных дел (например, дел с личными карточками работников) вносятся в номенклатуру дел в алфавитном порядке.