Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько хранить документы после закрытия ИП?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Сроки хранения документов
В ходе хозяйственной деятельности у каждого индивидуального предпринимателя скапливается большое количество документов, которые необходимо хранить определенное действующим законодательством время.
Существует три категории установленных сроков:
- до 10 лет — временное хранение;
- более 10 лет — долгосрочное. Целесообразность хранения документов определяется экспертизой в соответствии с утвержденным перечнем их типов. Каждому виду документов определен свой период хранения;
- постоянное хранение.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Штрафы за отсутствующие документы у ИП
| Кто требует | Размер штрафа |
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Представитель малого бизнеса склонен оптимизировать работу персонала, поэтому редко можно встретить в штате небольшого предприятия архивариуса. Обычно обязанности ведения делопроизводства и архива возлагаются на кадровика, бухгалтера или секретаря. Такой сотрудник должен обладать элементарными знаниями о сроках хранения различных групп документов. Для удобства эти данные представлены в таблице:
| Срок хранения | Постоянно | 75 лет | 5 лет | менее 5 лет |
|---|---|---|---|---|
| Вид документов |
Регистрационные. -Разрешительные. -Годовые отчёты. -КУДиР на УСН. -Приказы по основной деятельности. -Штатное расписание, структура. |
Личные дела и карточки сотрудников. -Лицевые счета начисления зарплаты. -Трудовые договоры. -Приказы по личному составу. -Регистры кадрового учёта. |
Первичные документы. -Квартальные отчёты. -Переписка. -Хозяйственные договоры. -Налоговые декларации. -Кассовые документы. -Больничные листы. -Заявления на отпуск. |
Месячные отчёты. -Проекты приказов. |
Срок хранения документов ИП зависит от многих факторов. Если предприниматель применяет упрощенку, при которой расходы не учитываются, хранить первичку по ним необязательно. Остальные появившиеся в процессе деятельности документы подлежат хранению в установленные законом сроки.
Если ИП получил убыток и переносит его, учитывая в последующих периодах при расчете налога, нормативно установленный срок хранения документов, обосновывающий величину убытка, удлиняется на период его переноса.
Все юридические лица сталкиваются с проблемой хранения документов. Здесь возникает ряд вопросов: как правильно хранить, какие сроки установлены для этого, где должны находиться документы. Этими же вопросами задаются и предприниматели. Несмотря на то, что индивидуальные предприниматели освобождены от ведения ряда документов, некоторые требования все же существуют.
Штрафы за отсутствующие документы у ИП
| Кто требует | Размер штрафа |
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |
Какие документы остаются после ликвидации предприятия
Конкретного списка бумаг нет.
Но все зависит от того:
- как долго работала компания: если она существовала 20 лет, то за это время бумаг накопится много, а если всего 3 года – значительно меньше;
- были ли в ней наемные работники;
- каким видом деятельности занималось предприятие.
Чаще всего после ликвидации компании остаются бумаги:
- кадровые документы;
- бухгалтерская отчетность;
- договоры с контрагентами;
- документы налоговой отчетности;
- корреспонденция;
- учредительные документы.
Почему документы нельзя утилизировать
Ликвидация компании не предполагает уничтожения документации – бумаги могут периодически запрашиваться различными госорганами: судами, пенсионным фондом и даже частными лицами (например, бывшими работниками предприятия).
Если у ООО не было договора с госархивом, то на хранение в это учреждение попадет только кадровое делопроизводство: трудовые книжки, личные карточки и прочие.
Место хранения других документов определяет ликвидатор или конкурсный управляющий (если ООО закрывается из-за банкротства).
Получается, что вся бухгалтерская и налоговая документация должна храниться у ликвидатора (конкурсного управляющего) или того лица, которым он назначит ответственным за это в течение установленного времени.
Документы для закрытия ИП в 2019 году: какие нужны
Для официального прекращения своей деятельности индивидуальному предпринимателю требуется собрать необходимые документы для закрытия ИП.
Процедуру прекращения своей деятельности предприниматель начинает с принятия данного решения. В соответствии с законодательством, причинами закрытия предприятия могут быть различные мотивы, например, банкротство, смерть лица, на котором зарегистрирован бизнес, решение суда о запрете ведения определенного вида деятельности и прочие. Соответственно, для каждого случая требуется определенный набор документов.
Однако, наиболее частым случаем прекращения деятельности является желание самого собственника бизнеса. В связи с этим в данной статье рассмотрим вопрос о том, какие бумаги нужны для закрытия ИП при принятии бизнесменом решения о закрытии предприятия в добровольном порядке.
Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив
Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:
- Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
- Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
- Нумерация папок дел.
- Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
- Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.
После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.
Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет
Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.
Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.
Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.
Отсутствие документов
Если вы не справились со своей обязанностью по хранению того или иного документа, то вы виновны в грубом нарушении НК РФ. Наказание за это — штраф от 10 тысяч рублей.
Однако заплатив штраф, вам все равно придется восстанавливать потерянные или испорченные документы:
-договоры, акты и товарные накладные можно повторно запросить у своих контрагентов;
-при утере учетных документов проводится расследование и по его окончанию составляется акт, который и относится в налоговую при необходимости;
-регистрационные документы повторно можно запросить у налоговой, подав соответствующее заявление и заплатив нужные госпошлины.
Кроме того, обнаружив, что тот или иной документ утерян, вам необходимо составить соответствующий акт и хранить уже этот документ.
Если документ был испорчен, то вы обязаны написать справку об этом, указав сам документ, период его составления, а также причину порчи.
О длительности хранения документов
Для того чтобы определить, сколько хранить документы ИП, нужно знать к какому типу документации они относятся.
У каждой фирмы есть перечень типовых документов для архивации. За время деятельности ИП их может накопиться очень много. Связаны они в основном с предписаниями государственных органов, которые контролируют коммерческую деятельность.
Текущая документация тоже имеет свойство накапливаться каждый день. Одна часть документов связана с трудовыми и кадровыми отношениями, другая часть – с различными видами отчетности.
Основной документ, касающийся регулирования всех видов деятельности компании, был утвержден в 2010 году. С тех пор к нему вносились лишь несколько поправок в вопросах архивации документов. Начинающие предприниматели нередко задаются вопросом, к чему столько проблем с архивацией и нужна ли она.
Документы для трудовой инспекции
Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.
| Документы, которые могут быть затребованы | Срок хранения | С какой даты считать срок |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, личные карточки и дела работников, приказы о приеме на работу и увольнении, премиях, командировках | Зависит от того, когда составили документ: 75 лет, если до 2003 года и 50 лет — если позже 2003 года | С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ. |
| Штатное расписание | Постоянно | С даты составления документа. |
| Журналы учета рабочего времени | 5 лет | С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал. |
| График отпусков | 1 год | С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график. |
Штрафы за отсутствующие документы
| Кто требует | Размер штрафа |
|---|---|
| ИФНС | От 300 руб. до 500 руб. согласно части 1 статьи 15.6 КоАП РФ, а также 200 руб. по статье 126 НК РФ за каждый документ |
| ФСС | От 300 руб. до 500 руб. (п. 3 и 4 ст. 15.33 КоАП РФ) |
| Трудинспекция | От 1 000 руб. до 5 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) |
| Росалькогольрегулирование | От 20 000 руб. до 40 000 руб. (ст. 14.16 КоАП РФ) |