Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадры без бумаги: как переход на «цифру» изменит кадровый ЭДО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
- С 22 ноября 2021 года бизнес может отказаться от кадровых документов на бумаге. Но с каждого работника придётся взять согласие на КЭДО.
- На бумаге останутся четыре кадровых документы: трудовые книжки, если работник хочет бумажный экземпляр, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении, инструктажи по охране труда.
- Для перехода на электронный кадровый учёт работодатель издаёт приказ, а потом письменно и под роспись уведомляет работников.
- Подписывать документы работник и работодатель будут электронными подписями. За выпуск подписей на работников платит работодатель.
Переход на кадровый ЭДО
Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.
Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):
- сведения об информационной системе, с помощью которой осуществляется ЭДО;
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО;
- сведения о конкретной дате введения ЭДО.
Электронный кадровый документооборот упоминался ещё в 2013 году — в Трудовой кодекс РФ была внесена глава касательно дистанционных работников. В ней описывалась процедура взаимодействия работодателя с удалённым персоналом. Сюда входил и обмен документами в цифровом формате без необходимости личной коммуникации.
Развитие электронного документооборота в России, а также необходимость перевода сотрудников на дистанционную работу в период пандемии, подтолкнули к переходу на ЭДО и в кадровом делопроизводстве.
По инициативе Минтруда РФ в 2020-2021 годах был проведён эксперимент по внедрению ЭДО в кадры. Затем в ТК РФ были внесены изменения, позволяющие организациям создать больше возможностей для удалённого трудоустройства соискателей и перейти на электронный документооборот в кадрах.
Пилотный проект по переходу на кадровый документооборот в электронном виде
Бизнес стремится к цифровизации всех процессов, влияющих на его доходность. К их числу относится и кадровое делопроизводство. Электронный кадровый документооборот позволяет уменьшить расходы на печать, логистику, обработку и хранение документации. Положительным моментом внедрения системы становится и ускорение кадровых процессов, а также сокращение трудозатрат на оформление и поиск требуемой документации.
Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве стартовал 5 мая 2020 года. Сначала планировалось, что он продлится до 31 марта 2021 года, однако позже сроки перенесли на 15 ноября 2021 года. Участие в эксперименте могли принять ИП и юрлица вне зависимости от организационно-правовой формы и типа бизнеса. Организации, которые успели начать переход на электронный кадровый документооборот ранее, испытали меньше всего трудностей в процессе.
Пилотный проект охватывал различные типы документов, связанных с работой и предлагаемых на подпись сотрудникам после ознакомления, в том числе соглашения о внесении корректировок в трудовой договор, отпускной график, нормативные акты локального характера.
Результатом проведения эксперимента стали изменения в трудовом законодательстве, регулирующие вопросы электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Какие возможны проблемы при внедрении КЭДО
Сам процесс перевода компании на электронный документооборот с работником выглядит непросто. В особенности эта проблема актуальна для крупных предприятий, имеющих сводную организационную структуру. Основной проблемой становится высокая стоимость КЭП. Она необходима для заверения цифровых материалов, придания им юридической силы. Так что нужно заблаговременно установить круг должностных лиц, кому обязательно потребуется ЭП.
Ещё одной трудностью на пути перехода в цифровой формат может стать необходимость обучения сотрудников. Персонал компании следует обучить принципам эффективной работы с новой СЭД. Важно обеспечить всех работников, чьи должностные обязанности включают ведение ЭДО, пособиями, инструкциями, руководствами. Рекомендуется назначить ответственных, на кого будет возложена обязанность следить за соблюдением новых регламентов, контролировать ход обучения в каждом из подразделений в отдельности.
КЭДО станет работать достаточно эффективно лишь при условии готовности владельца организации материально вкладываться в эту процедуру. Развитие в данном направлении выгодно и сотрудникам, и самим работодателям. Работники смогут облегчить взаимодействие с кадровой службой, работодателю это даст простоту получения государственных и муниципальных услуг. Теперь все данные можно будет запросить через СМЭВ, минуя утомительный сбор массы бумажек.
Требования к системе КЭДО
Как правило запрос к управлению кадровым электронным документооборотом схож и универсален от любого заказчика. Но основные требования к КЭДО являются следующими:
- — систему можно изменить в соответствии со спецификой бизнес-процессов компании;
- — система поддерживает все виды ЭП;
- — возможность интеграции сервиса с любой учетной системой;
- — возможность хранения документов и доступности к ним на протяжении всего срока хранения с соблюдением требований;
- — автоматизация кадровых процессов;
- — обновление системы регулярны в соответствии с законодательством РФ.
Системы кадрового электронного документооборота не стоят на месте, их использование помогает компаниям становиться лидерами на кадровом рынке Digital HR.
Пару слов о кадровом ЭДО
Пандемия 2020 года внесла свои коррективы и стала отправной точкой в изменении законодательства по вопросам КЭДО. Вначале работодателям позволялось вести электронный документооборот в случае, если позже документы будут подписаны в бумажном виде. Наряду с этим электронные подписи признавались судами равнозначными обычной подписи, на основании закона Об электронной цифровой подписи. Сегодня же даже электронные документы о приеме на работу воспринимаются спокойно, что значительно упрощает процесс найма сотрудников, устраивающихся удаленно.
Переход компаний на ЭДО — главная тенденция 2022 года. Чтобы не ждать, когда его сделают обязательным для всех, перейдите на упрощенный способ ведения документов уже сейчас.
Для внедрения ЭДО в компанию необходимо:
- Сгенерировать для сотрудников уникальную электронную подпись
- Подготовить ряд внутренних документов для принятия ЭДО
- Настроить электронную систему (например, СБИС)
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
Этапы внедрения кадрового ЭДО
Консультанты Группы «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» окажут полное сопровождение перехода на кадровый электронный документооборот и реализуют:
-
Аудит текущего состояния участка кадрового учета (особенности компании, наличие льготных категорий и пр.) и текущих кадровых процессов (особенности процессов кадрового учета, количество подписантов кадровых документов, применяемые формы документов и пр.). Фиксирование текущих бизнес-процессов по кадровому учету «как есть».
-
Определение вариантов оптимизации кадрового учета – моделирование бизнес-процессов «как должно быть».
-
Выбор системы электронного документооборота, выбор способов подписания электронных документов (УКЭП, ПЭП).
-
Внедрение системы кадрового ЭДО:
-
Разработка локальных нормативных актов, регулирующих законность применения электронного документооборота (политика по применению электронного документооборота, порядок использования электронных подписей и др.);
-
Подписание с работниками необходимых форм документов (соглашение об использовании электронной подписи и др.);
-
Получение сертификатов электронных подписей;
-
Обучение работников работе принципам эффективной работы в СЭД;
-
Создание электронного архива документов;
-
Запуск процесса перехода на электронный документооборот.
-
Какие документы переходят в цифровой формат
Этот вопрос все компании, государственные и общественные организации, предприятия разных форм собственности решают сами. Кадровый ЭДО применяют при формировании многих видов документации в отделе кадров, при подписании договоров (ТК РФ ч. 1 ст. 22.1).
В электронный документооборот кадровых документов включают:
-
правила внутреннего трудового порядка;
-
договоры с наемным персоналом;
-
табели по учету рабочего времени;
-
должностные инструкции;
-
расчетные листки;
-
приказы на очередные и внеплановые отпуска или командировки.
После того, как введен электронный кадровый документооборот, персоналу компании не нужно подписывать авторучкой трудовые договоры с работодателем, приказы о переводе на новую должность или график отпусков. Они могут напечатать заявление на компьютере или отправить его со смартфона.
В бумажной форме по-прежнему (ТК РФ ч. 3 ст. 22.1) нужно заполнять:
-
трудовые книжки;
-
акты о произошедших несчастных случаях;
-
приказы о принудительном или добровольном увольнении;
-
сведения о трудовой деятельности сотрудников по форме СТД-Р;
-
журналы по различным производственным инструктажам.
✋ Суть новых изменений
ЭДО – это создание, подписание, использование и хранение рабочих документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Соответственно, организации, которые выбирают для себя электронный документооборот, не должны дублировать документы на бумажных носителях.
Как уже упоминалось, переход на ЭДО – дело добровольное, и никто не имеет права принудить работодателя начать вести документацию в новом формате. Если организации по каким-то причинам не хочется переходить на ЭДО, она может оставить все как есть – и в некоторых случаях это может быть даже разумно, учитывая, что при переходе на электронный формат придется создавать «с нуля» или дорабатывать имеющиеся программы учета и кадрового документооборота.
Что понимается под электронным кадровым документооборотом
В целом под электронным кадровым документооборотом (ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде, без дублирования на бумажном носителе. ЭКДО касается документов, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме. ЭКДО не распространяется:
- на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказ (распоряжение) об увольнении;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Единые требования к составу и форматам электронных документов будут применяться с 01.03.2023. Правила осуществления ЭКДО в соответствии со ст. ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ вы вправе распространить на взаимодействие с дистанционными работниками. Для ЭКДО потребуется информационная система.
Подписи для работодателя
При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись.
В случаях, установленных настоящей статьей, работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке (далее — усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства).
При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работодатель может пользоваться:
- усиленной квалифицированной электронной подписью;
- усиленной неквалифицированной электронной подписью, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
- усиленной неквалифицированной электронной подписью, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
При подписании электронных документов посредством цифровой платформы «Работа в России» работодателем могут использоваться:
- усиленная квалифицированная электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.
Почему пора отказаться от кадрового делопроизводства на бумаге
Документооборот в работе с персоналом — это непрекращающийся поток ежедневных задач, на выполнение которых ежедневно тратятся значительные трудовые ресурсы.
Если определённый вид деятельности занимает существенную часть времени сотрудников, то логичное решение — оптимизировать это направление. Один и возможных вариантов — цифровизация. Ведение кадрового делопроизводства в электронном формате помогает не только сэкономить человеко-часы, но и повышает эффективность HR-процессов в целом.
Плюсы электронного кадрового документооборота:
1. Быстрее: документы создаются по готовым шаблонам и согласовываются по уже установленным маршрутам, а выгрузка нужных оригиналов при проверках регулирующими органами занимает несколько минут.
2. Дешевле: все кадровые процессы задействуют 100% сотрудников, поэтому цифровизация позволяет не только оптимизировать нагрузку, но и сэкономить на канцелярских расходах и печати.
3. Удобнее: переход на электронный кадровый документооборот помогает всему персоналу получить понятный и простой доступ к корпоративным сервисам. Оформление справок, формирование заявлений — всё это становится более быстрым и комфортным.
4. Мобильнее: когда у компании уже выстроено цифровое взаимодействие с сотрудниками, она может сохранять эффективность бизнес-процессов даже на удалёнке.
5. Эффективнее: перевод документооборота в электронный вид — это не только индивидуальное решение каждой компании, но и общий курс Правительства РФ. Своевременная цифровизация позволит бизнесу вписаться в новую модель экономики России.
Как вообще чиновники видят реформу
Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.
Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):
«Главная суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота. В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.
Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота. Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».