Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда по закону выплачиваются отпускные». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Что учитывается в расчетах средств, положенных к выплате:
- полагаемый отпускной срок, за который рассчитывается компенсация;
- различные выплаты, которые имели место в период работы сотрудника;
- средний доход сотрудника за день.
Кратко пройдемся по каждому пункту, чтобы понимать, о чем речь.
Период отпуска в установленном законом порядке составляет 28 дней. В некоторых трудовых отношениях срок может быть иным, все зависит от условий работы. Стоит заглянуть в трудовой договор, в котором обязательно указаны все условия, касающиеся отпуска – в частности, в документе должно быть сказано об отпускных сроках.
Учитываемые выплаты, которые получал сотрудник в течение расчетного периода, могут представлять собой:
- непосредственно, сама заработная плата;
- различные премии и другие денежные вознаграждения;
- надбавки за переработки, дополнительные выходы на работу в выходные и т.п.;
- вознаграждения на работу в опасных условиях;
- повышенные коэффициенты и так далее.
Средний доход за один рабочий день нужно рассчитать. Есть несколько вариантов расчета, все зависит от того, отработал ли сотрудник полный рабочий год или нет.
Если полный период отработан, то можно следовать следующей формуле:
Складываем суммы всех полученных за период выплат – делим на двенадцать месяцев – полученную сумму делим на среднее количество дней в месяце (традиционно используют показатель 29,4).
Если рабочий год не отработан полностью, то сначала необходимо вычислить показатель, отражающий общее количество дней в неполном календарном месяце. Звучит, на первый взгляд, непонятно, но на деле несложно:
Среднее количество дней в месяце делим на общую сумму календарных дней в одном месяце – Полученную сумму умножаем на все количество дней, которые сотрудник успел отработать за месяц.
Когда у нас есть этот показатель, берем следующую формулу для расчета среднего дохода за день:
Складываем сумму всех полученных выплат (если сотрудник успел их получить за отработанный период) и делим на дни в неполном календарном месяце.
Что касается финальной формулы, которая используется для расчета компенсации, она совсем простая:
Средний доход за день нужно умножить на то количество отпускных дней, которые не были использованы сотрудником.
Так выглядит общая система расчетов, но на практике могут возникнуть различные индивидуальные условия, которые нужно учитывать:
- Необходимо правильно определить количество дней, за которые требуются выплаты – в расчет идут не обязательно 28 законных отпускных дней, а только те, в которые вы работали вместо того, чтобы отдыхать.
- В общую формулу расчетов также нужно вписывать не только ежегодный традиционно установленный отпуск, но и дополнительные периоды отдыха, если работодатель их предоставлял.
- На бумаге (во время расчетов) в качестве тех или иных показателей часто получаются числа с десятичными знаками (например, 9,55 дней). Для чистоты расчетов такие числа следует округлять до целых. Минздравсоцразвития РФ рекомендует делать это в пользу работника (в данном примере – до десяти целых).
Что нужно сделать, чтобы получить компенсацию
Выступить с инициативой о компенсировании неиспользованного отпускного периода может только сотрудник. Работник имеет право не предлагать этого, но обязан отреагировать на просьбу работника.
Если планируется увольнение, сотрудник должен подать соответствующее заявление работодателю.
Это может быть отдельное заявление, которое подается уже после того, как официальный день прекращения работы в данной организации известен. Оно отражает конкретную просьбу выплатить средства за те отпускные дни, которые работник за последний рабочий год не реализовал. В заявлении указываются все основания и показатели:
- сколько дней на отпуск ему причиталось;
- сколько их них он не провел непосредственно в отпуске;
- сколько в денежном эквиваленте сотрудник просит вернуть, отталкиваясь от показателей и расчетов.
Также просьба возместить неиспользованный период может содержаться в заявлении об увольнении.
Если сотрудник не планирует увольняться, то он может подать заявление по итогу рабочего года (он не обязательно должен совпадать с календарным), в котором остались неиспользованные отпускные.
Материальная помощь и оздоровительные выплаты
Материальная помощь сотруднику, выплачиваемая в том периоде, за который производится расчет отпускных, не принимается во внимание.
По решению руководящего звена к отпускным начислениям работников этого предприятия помимо начисленных денег в качестве основных могут применяться дополнительные надбавки. В частности, такой доплатой может служить материальная помощь. Выступать она может в качестве фиксированной одинаковой суммы каждому работнику, лучшим специалистам предприятия, показавшим высокие показатели работы или не имеющим взысканий и замечаний за рассчитываемый период.
Такого рода материальная помощь может выступать в качестве компенсации за путевку в санаторий или профилакторий (так называемые оздоровительные выплаты).
Но, следует принимать во внимание тот факт, что ни материальная помощь, ни оздоровительные отчисления не должны быть учтены при расчете отпускных сумм.
Оплата отпускных: пример
Работник оформлен на предприятии с 27 июля 2021 года. Правом на очередной отпуск сотрудник решил воспользоваться с 23.09.2022 года (28 календарных дней). Расчетным периодом в данном случае будет интервал с сентября 2021 года по август 2022 года. Условимся, что совокупный заработок в этом промежутке времени составил 565 200 руб., больничных и других исключаемых из расчета периодов не было. Получается, что наступит отпуск с пятницы. Когда выплачивать отпускные? Можно в понедельник — 19 сентября, это будет полностью законно. Но чтобы деньги точно дошли к понедельнику, то лучше в предыдущий четверг, 15.09.2022 года.Расчет суммы выплаты:
- среднедневной доход составляет 1607,51 руб. (565 200 / 12 месяцев / 29,3);
- сумма отпускных равна 45 010,28 руб. (1607,51 х 28);
- подоходный налог с отпускных надо заплатить не позже 30.09.2022;
- страховые отчисления должны быть перечислены в бюджет до 15.10.2022 г.
Если год не отработан
Не все работники отправляются отдыхать, отработав календарный год полностью. Например, если в учреждении трудится впервые принятый специалист, то предоставить ему отпуск можно не ранее чем через полгода. И то всего на 14 дней, не больше. Это необходимо, чтобы исключить необоснованные переплаты. Но в любой ситуации могут быть исключения.
Для таких сотрудников считайте продолжительность отпуска пропорционально отработанному времени. Средний заработок исчисляйте за расчетный период, начиная с даты трудоустройства в компанию. В остальном подсчеты проводите в стандартном порядке.
Пример.
Совков И.К. устроился в ГБОУ ДОД СДЮСШОР «Аллюр» с 01.11.2018. Рассчитаем, сколько ему положено при оформлении отдыха с 01.06.2019.
Продолжительность отдыха — 19 дней: 28 дней / 12 месяцев × 8 отработанных месяцев (с 01.11.2018 по 31.05.2019). В расчете получается 18,67 дней, но округляем в пользу работника.
Базу для начисления считаем за период с 01.11.2018 по 31.05.2019. К примеру, Совков заработал 700 000 рублей за указанное время. Отклонений (командировок, больничных и простоев) не было.
Считаем отработанное время: 29,3 × 8 мес. = 234,4 дн.
Исчисляем средний заработок: 700 000 / 234,4 = 2986,35 рублей.
Подсчитываем сумму отпускных: 19 дн. × 2986,35 рублей = 56 740,65 рублей.
Правила выплаты отпускных
Все люди, трудящиеся на официальной основе, могут ежегодно рассчитывать на 28 дней отдыха на основании ст. 114 ТК. К правилам оформления данного отпуска относится:
- до начала периода отдыха гражданин может рассчитывать на получение отпускных;
- если работают люди в специфических условиях труда или обладают необычным статусом, то они могут рассчитывать на дополнительный период отдыха, размер которого определяется законодательством или непосредственным руководителем компании;
- не допускается заменять отдых денежной выплатой, но исключением является ситуация, когда работник увольняется, а при этом у него остается несколько неиспользованных дней отпуска;
- если в течение года по разным причинам работник не смог воспользоваться своим правом на отдых, то оставшиеся дни переносятся на следующий год;
- если гражданин два года подряд не отдыхал, то работодатель привлекается к ответственности за нарушение трудовых прав сотрудника;
- рассчитывать на отпуск можно только после того, как гражданин отработает на новом месте не меньше 6 месяцев.
Ответственность за нарушение сроков
Если работодатель нарушает требования законодательства, поэтому перечисляет средства не за три дня до начала отпуска, а позже, то это является серьезным правонарушением. За такие действия директор может привлекаться к административной, материальной и уголовной ответственности:
- на основании ст. 236 ТК работодатель за задержку перечисления отпускных выплат перечисляет работнику компенсацию, размер которой может предусматриваться коллективным договором или составлять 1/300 ставки рефинансирования, причем во время ее расчета учитывается число дней просрочки;
- по ст. 5.27 КоАП должностные лица уплачивают штраф от 1 до 5 тыс. руб.;
- индивидуальные предприниматели наказываются штрафом от 1 до 5 тыс. руб.;
- для юрлиц увеличивается штраф, поэтому он варьируется от 30 до 50 тыс. руб.;
- при выявлении повторного нарушения может использоваться приостановка деятельности на срок до 90 суток;
- должностные лица могут быть дисквалифицированы на срок от 1 до 3 лет;
- работодатель может привлекаться даже к уголовной ответственности по ст. 145.1 УК, поэтому руководитель фирмы уплачивает штраф от 100 до 500 тыс. руб., а также может использоваться лишение свободы на срок до трех лет;
- на три года директор организации лишается права занимать руководящие должности, если он привлекается к уголовной ответственности.
Можно ли подавать заявление в срок, менее трех дней до отпуска?
ТК не регламентирована дата оформления заявления на предоставление отпуска. Но с учетом того, что выплата должна производиться за три календарных дня до его наступления, заявление следует подавать не позднее четырех дней до этого. Иначе бухгалтерии работодателя просто физически будет недостаточно времени для расчета отпускных и их выплату за установленные законом три дня.
Если на предприятии был заранее составлен график отпусков, то заявление писать не нужно.
В этом случае порядок предоставления отпуска включает следующие действия:
- накануне наступления у работника отпускного периода по предприятию, в соответствии с графиком, издается приказ на его предоставление;
- работник после ознакомления с приказом ставит на нем свою подпись;
- на основании приказа бухгалтерия проводит расчет суммы отпускных и выплачивает их.
Если работнику по каким-либо причинам потребовалось использовать оплачиваемый отпуск вне графика, он обязан подать заявление заранее, в срок от четырех дней до двух недель, до желаемой даты начала отпуска.
Когда платить ндфл с отпускных в 2019 году
Стоит отметить, что подачи заявления на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в большинстве случаев не требуется. Дело в том, что на предприятиях составляется график отпусков, о котором работник уведомляется заранее, под роспись.
Когда установленный графиком срок приближается, директор издает приказ о предоставлении отпуска, а бухгалтерия на его основе делает расчет отпускных. Сотрудник, ознакомившись с приказом, ставит на нем свою подпись в знак согласия.
Если работнику требуется оплачиваемый трудовой отпуск, но не в то время, которое установлено графиком отпусков, он должен написать заявление не менее чем за 4-14 дней до предполагаемой даты ухода. О сроках выплаты отпускных смотрите видео ниже: Если последний из трех дней перед выдачей отпускных совпадает с выходным Как выше говорилось, отпускные должны быть выданы не менее, чем за три дня до первого дня отпуска.
Если отпуск с понедельника
Спорный вопрос, когда должны быть выплачены отпускные, если отпуск начинается с понедельника. Входят ли выходные дни в расчет? В кодексе однозначного ответа нет, сказано лишь, что выплачивать нужно за 3 дня.
По мнению большинства юристов, выходные дни входят в расчетное время, поэтому допустимо выплачивать отпускные в пятницу или четверг. Судебная практика это также подтверждает. Но для избежания спорных ситуаций всегда лучше брать в расчет только рабочие дни, в таком случае риск ошибки будет минимален.
Если работник получить оплату за свой отпуск заранее, например, за неделю или больше, ничего страшного в этом нет. Работодатель не несет ответственность, куда и на что могут быть истрачены отпускные, так как его задача их только выплатить. Особенно важно учитывать перечисление денег в длительные праздники и позаботиться об этом заранее
Нарушение установленных сроков выплаты отпускных
Несоблюдение установленных сроков по выплатам отпускных всегда будет являться серьезным нарушением законных прав служащих со стороны работодателя. Это означает, что при попадании в подобную ситуацию у каждого подчиненного будет иметься полноценная возможность для предъявления официальных претензий. Сотрудник может обратиться в Трудовую инспекцию, прокуратуру или судебное учреждение. У каждой из вышеуказанных организаций будут иметься законные полномочия для рассмотрения возникшего спора и принятия максимально справедливого решения для урегулирования конфликта. В большинстве случаев такое решение будет означать назначение определенной меры ответственности в отношении виновного лица.
Чаще всего в отношении работодателя, который задержал выплату отпускных, будет установлен денежный штраф. Его сумма может рассчитываться в индивидуальном порядке, с учетом действующих норм КоАП РФ.
Помимо вышеуказанных видов наказания, уполномоченными органами также может быть назначена и материальная ответственность в отношении работодателя. Она будет заключаться в следующем: помимо основной части отпускных, руководитель предприятия будет обязан выплатить своему подчиненному еще и дополнительную сумму компенсации за просрочку. Точный размер такой компенсации может быть установлен в соответствующем разделе коллективного договора либо в иных внутренних документах организации. Помимо этого, установление компенсации может быть произведено и в индивидуальном порядке уполномоченной инстанцией, например, Трудовой инспекцией или судебным органом.
В том случае, если такое серьезное нарушение, как несоблюдение установленных сроков выплаты отпускных, будет повторяться, к работодателю смогут применить уже более жёсткие меры ответственности. В частности, в отношении руководителя могут быть назначены даже некоторые виды уголовных наказаний. Сюда можно отнести, например, обязательные работы или лишение свободы на определенный срок.
Немаловажно знать о том, за сколько дней до отпуска выплачиваются отпускные. К сожалению, многие работодатели пренебрегают нормами трудового права. Одним из распространенных нарушений является отсутствие графика, в котором указывается период выхода на отдых сотрудников предприятия.
Из-за этого можно столкнутся с затруднениями при определении размера положенной суммы. К примеру, работник не знает, когда начисляются отпускные – за 3 календарных или рабочих дня. Причем уточнения по этому вопросу нет в Трудовом Кодексе. Данная проблема решается письмом Минтруда (№155/13/116-09).
В нем указано, когда по закону должны выплатить отпускные. Эта процедура осуществляется до момента временного окончания трудовой деятельности. В норме переводить средства обязаны не позже чем за 3 календарных дня до ухода на отдых.
Общий алгоритм начисления
Каждый работодатель обязан по закону выплатить положенные законом отпускные строго в установленной сумме. Если данное правило будет не соблюдено, компании или ИП будет начислен определенный штраф. Расчет положенной по закону суммы отпускных является относительно простым. Он осуществляется следующим образом:
- Определяется расчетный временной период. По умолчанию его стандартная величина составляет 12 полных месяцев, предшествовавших началу отпуска или увольнению. Если подобный расчетный период несколько иной, год и месяц потребуется установить самостоятельно;
- Осуществляется исключение временных периодов, которые не используются для вычисления компенсации. Подробный перечень дней представлен вниманию в официальном правительственном постановлении;
- В заключении кадровый сотрудник перемножает общее количество дней на установленный в организации средний дневной заработок. После этого осуществляется вычисление НДФЛ, сумма которого отнимается от конечной суммы.
Каким образом мне должны рассчитать положенные отпускные
Как рассчитать количество дней отпуска? Такой вопрос может возникнуть у работодателя, например:
- при отправке работника на отдых и выдаче ему отпускных;
- выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении или без него.
И в том и в другом случае расчет календарных дней отпуска происходит по общей схеме. Строится она на основном отпускном правиле, которое содержится в ст. 115 ТК РФ: за каждый год работы сотруднику полагается минимум 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. Как правило, именно такой отрезок времени предоставляется для отдыха работникам большинства компаний.
Отпуск продлевается на дни болезни, исполнения государственных обязанностей и в некоторых иных случаях (ст. 124 ТК РФ).
Некоторым категориям работников положены удлиненные отпуска по закону. К ним относятся:
- работники, не достигшие 18-летнего возраста;
- муниципальные и госслужащие;
- сотрудники образовательной сферы;
- инвалиды;
- работники органов наркоконтроля;
- следователи и прокуроры, работающие в местностях с особым климатом;
- иные категории работников.
Организация может установить и иную продолжительность отпуска, зафиксировав это в локальном документе.
Таким образом, первое, что нужно сделать перед тем, как рассчитать календарные дни для расчета отпуска, — это определить стаж работы сотрудника в организации.