Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать если работодатель потерял трудовую книжку работника после увольнения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
Массовая утрата трудовых книжек
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен39.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными40.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Что делать в случае утраты
Помимо оформления самого дубликата, часто требуется восстановить информацию из нее. В этом случае не важно, произошла утеря трудовой книжки работником или работодателем.
Вот инструкция, что делать, если потерял трудовую книжку, и как восстанавливать данные из нее:
Шаг 1. Обратиться к текущему работодателю или последнему из работодателей, если на момент утраты гражданин нетрудоустроен, с заявлением о выдаче дубликата трудовой. Работодатель, получивший запрос, в течение 15 дней обязан выдать дубликат. В дубликат внесут информацию о работе гражданина в компании, которая этот дубликат выдает. Если гражданину необходимо внести более ранние записи, информацию о них необходимо запрашивать.
Шаг 2. Посетить или направить письменные запросы к бывшим работодателям с просьбой предоставить справку о периоде работы гражданина у них. Если все предыдущие работодатели все еще существуют и функционируют, они предоставят необходимую информацию, которую гражданин передаст для включения в дубликат трудовой. Если организации ликвидированы, придется делать запросы дальше.
Шаг 3. Направить запросы в Пенсионный фонд РФ и государственный архив по месту нахождения работодателей о предоставлении информации о предыдущих местах. Ответ из госархива более полезен, поскольку ПФ РФ даст данные только о стаже работы и среднем заработке, он не располагает сведениями о документах, которые оформлялись в период работы на гражданина, и его наградах.
Шаг 4. Если запросы в официальные инстанции не дали результата, следует подать в суд заявление об установлении юридических фактов работы в тех или иных организациях. Суд в ходе собственного расследования тоже подаст запросы в ПФ РФ, архив и прошлым работодателям. Судебные обращения, как правило, имеют лучший результат.
На ком лежит ответственность?
Сразу хочется отметить, что закон в данном случае будет на Вашей стороне, поэтому с нечестными работодателями нужно идти до конца и буквально «тыкать» их буквой закона.
Разумеется, если книжка была утеряна, то ответственность также целиком и полностью ложится на плечи работодателя. Закон гласит, что все трудовые книжки должны храниться в несгораемом сейфе. На руки могут выдаваться лишь выписки из таковой. Это может потребоваться при работе человека свыше пяти дней на рабочем месте. Если она была утеряна, есть три варианта:
- Хранилась неправильно, в ненадёжном месте, вследствие чего подобное и случилось.
- Руководство «точит зуб» на Вас по тем или иным причинам и делает всё, чтобы не возвращать трудовую.
- Возникновения непредвиденных обстоятельств. Например, был украден сейф, где все трудовые и хранились.
Как правило, за хранение и выдачу отвечает кадровый отдел либо бухгалтерия. В любом случае, потеря станет проблемой именно нанимателя.
Что необходимо знать?
Наступление ответственности за потерю книги наступает в следующих случаях:
- Работник был без оснований отстранён от должности, переведён на иную работу или попросту уволен;
- Наниматель отказывается от выполнения решения суда (а также других государственных органов) о возобновлении сотрудника в должности, который был сокращён на незаконных основаниях;
- Книжка была отдана работнику в ненужное время, в неё написана незаконная причина увольнения (то есть, работодатель осознанно врёт о настоящем мотиве);
- Нанимателем трудовая действительно была утеряна, даже без злого умысла, и теперь человек лишён шанса на получение рабочего места в другой организации.
Восстановление ТК работодателем, требуемые документы
Трудовая книжка может быть утеряна по нескольким причинам. Вот основные:
- ТК потерял работник.
- Документ потерял отдел кадров предприятия, где работает сотрудник.
- Утеря произошла в государственной организации, например, в Пенсионном фонде.
- Книжка пришла в негодность в результате неумелых действий какого-либо лица или при форс-мажоре.
Если документ теряется в результате стихийных бедствий, то восстановление в таком случае выполняется по упрощенной схеме.
Если человек работает в организации, то восстановление производит работодатель. Несмотря на то, что книжка хранится на предприятии, но работник имеет право взять ее во временное пользование для выполнения своих дел. Чаще всего именно в этот момент и происходит утеря. Работник должен сразу уведомить об этом руководство и написать заявление. Оно пишется на имя генерального директора с просьбой сделать дубликат.
Если это первое или единственное место работы, то процедура упрощается:
- Работник покупает бланк, при условии, что утеря произошла по его вине, и отдает его в отдел кадров.
- Кадровик заполняет бланк с личными данными и ставит в правом верхнем углу отметку о дубликате.
- В документ вносится информация, которая обычно записывается в книжках.
- Сюда же заполняется информация о награждениях и поощрениях, если они имели место и подтверждены необходимыми документами.
- Если человек продолжает работать на предприятии, то организация не ставит печать на трудовой книжке — сделать это можно только после увольнения.
Какие законы регулируют порядок хранения трудовой?
Трудовая книжка – это официальный документ, который включает в себя все записи о работе в тех или иных местах гражданина РФ. Трудовая книжка способна рассказать нанимателю о своем хозяине довольно многое: важную информацию об опыте и квалификации сотрудника, продолжительность его работы. Запись об увольнении может рассказать о порядочности и ответственности работника.
Основными нормативными документами, которые устанавливают порядок ведения, хранения и восстановления трудовых книжек, являются:
- Трудовой кодекс (ст. 66 «Трудовая книжка»). В нем говорится, что наниматель обязан обзавестись трудовой книжкой для любого, кто проработал у него больше 5 дней, и должен заносить всю информацию о приеме, переводе или увольнении своего работника. Но о том, как восстановить или что делать при пропаже документа, в Кодексе полной информации нет.
- Постановление Правительства № 225 от 16.04.2003 (посл. ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек…».
- Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 (посл. ред. от 31.10.2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В нем есть важные предписания, как грамотно занести все сведения в дубликат.
Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?
В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:
1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.
2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.
В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.
Дубликат трудовой книжки будет заполняться непосредственно всеми компаниями, в которых вы проработали. Если компании не существует, то в этом случае необходимо сделать запрос в архив. На основании вашего заявления вам предоставят все необходимые данные и сделают запись в трудовой книжке. Если же данных в архиве не будет, следует подать иск в суд, на основании иска, судебные исполнители сделают необходимые запросы в надлежащие инстанции, чтобы получить подтверждение.
При заполнении дубликата не удивляйтесь тому, что ваш трудовой стаж может быть прописан за все отработанные годы одной суммой и без указания должности, которую вы занимали.
Надеемся, что эта статья поможет вам разобраться с вашими проблемами по восстановлению дубликата.
Работодатель потерял трудовую книжку: ответственность
Заметьте! Законодатель предусматривает меры ответственности на случаи утери трудовой книжки:
- штрафы. Сумма таковых варьируется с учетом статуса работодателя. Если таковым выступает юридическое лицо, то размер взыскания определяется в пределах от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Если же работодатель существует в статусе директора фирмы или же индивидуального предпринимателя, то сумма штрафа ниже, а именно в пределах одной-пяти тысяч рублей. Если нарушение совершается повторно, то размер взыскания увеличивается для организаций — до семидесяти тысяч рублей, а для ИП и директоров — до двадцати тысяч рублей. Также указанные штрафы могут быть применены на случай, если при оформлении дубликата работодатель совершает грубые ошибки;
- возмещение морального вреда. Размер штрафа на сумму возмещения влиять не будет. Однако применяться такая мера может только по решению судебного органа;
- выплата заработной платы по факту неработающему, а формально еще не уволенному лицу. Эти случаи предполагают, что книжка потеряна или просто не была выдана в процессе увольнения.
Массовая утрата трудовых книжек
Практика знает такие ситуации, как массовая потеря трудовых книжек сотрудников, что обычно связано с форс-мажорами. Что делать в такой ситуации, при этом знает не каждый кадровик. Однако подобное явление считается исключительным и связано с такими событиями, как пожар, ограбление и так далее.
Если был установлен факт пропажи сразу нескольких трудовых книжек, то кадровая служба обязана тут же зафиксировать данный факт, а именно обратиться в полицию, МЧС или иную службу, которая уполномочена разрешать возникшую непредвиденную ситуацию.
Как только соответствующий орган подтвердит факт того, что книжки потеряны в результате форс-мажора, можно приступать к восстановлению документов и выдаче дубликатов. В данной ситуации занимается этим вопросом специальная комиссия.
Заявление об утере трудовой книжки: образец
Составить заявление несложно самостоятельно, воспользовавшись образцом. Порядок оформления следующий:
- В верхней части указываются сведения об адресате (должность, ФИО руководителя, наименование фирмы) и заявителе (свои ФИО и должность).
- Посередине листа пишется наименование документа: «заявление».
- С новой строки излагается факт утери без объяснения причин происшествия и просьба о том, чтобы работодателем была оформлена новая трудовая книжка взамен утерянной. Если заявление пишется при поступлении на новую работу, важно сослаться на ч. 5 ст. 65 ТК РФ об обязанности нового работодателя выдать новый документ.
- В заключительной части ставится подпись заявителя с расшифровкой.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Чего не стоит делать, так это понапрасну терять время. Работнику, стаж которого не достиг трёх месяцев, просто заполняется новый бланк. Ответственность за это возлагается на работодателя. Ему понадобится заручиться соответствующим заявлением от незадачливого нового сотрудника.
В прочих случаях действует определённый порядок восстановления, точнее, выдачи дубликата. Произойти такая неприятность с документом могла по разным причинам, предусмотренными нормативными актами:
- была повреждена;
- украдена;
- утеряна;
- утрачена наряду с прочими при форс-мажорной ситуации.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
На вопрос, можно ли восстановить трудовые книжки посредством обращения к услугам российских архивных учреждений, утвердительный ответ даётся, если есть два условия:
- Запрашиваемая информация действительно передавалась туда на хранение организацией, где был занят работник.
- Госархив находится в пределах города (района), откуда поступил запрос.
При совпадении названных условий можно получить из госархива справку. В архивной справке укажут:
- где работал заявитель;
- с какой даты и по какую.
Стоимость запрашиваемой информации устанавливается с учётом таких обстоятельств:
- насколько широки рамки интересующего периода;
- в скольких организациях за это время был трудоустроен заявитель.
Запрос госархиву передаётся при посещении или заказным почтовым отправлением. Однако до этого понадобится созвониться с сотрудниками архивного учреждения, чтобы они дали необходимую консультацию.