Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где должен находиться подлинник трудовой книжки?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Личные кадровые бумаги — это документы строгой отчетности и приобретаются работодателями. Порядок обеспечения работодателей этими бланками установлен приказом Минфина № 117н от 22.12.2003. В нем сказано, что единственной организацией, которая вправе изготавливать бланки, является объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Поставлять бланки пользователям вправе только специализированные распространители, согласованные ГОЗНАКОМ.
Кто приобретает бланк трудовой книжки
Если у гражданина нет трудовой, работодатель предоставляет ему чистый бланк, если она полностью заполнена — бланк вкладыша.
Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Дебет 20, 26, 44 Кредит 60. Стоимость документа, предоставляемого работнику:
- компенсируется внесением соответствующей суммы в кассу организации;
- вычитается из зарплаты сотрудника.
Значение трудовой книжки для работников и служащих
Впервые данный документ был введен в повсеместную практику в конце тридцатых годов прошлого века. Вплоть до 2002 года трудовая книжка оставалась важнейшим документом, в котором фиксировался весь трудовой стаж человека.
Позже, когда вступили в силу изменения, связанные с пенсионной реформой, произошла корректировка терминологии. В частности, в настоящее время актуально понятие страховой, а не трудовой стаж. Тем не менее значимость документа, как основного подтверждающего фактора отработанных лет, не утрачена и сегодня.
Работодатель по-прежнему является гарантом сохранности книжек, как и всей документации.
Начиная с 2017 года в обществе активно обсуждается вероятность повсеместного внедрения электронного документооборота. Замена бумажной трудовой на электронный аналог, возможно, оптимизирует работу сотрудников архивных отделов.
Электронный архив, в свою очередь, нуждается в создании определенных условий. Для него требуется достойная материальная база. Кроме того, не все работодатели приемлют тотальную цифровизацию, поскольку имеет место технический риск. Электронный архив может быть утерян или выведен из строя гораздо быстрее, чем обычный, бумажный.
При этом следует понимать, что под порчей подразумевается не только удаление каких-то важных файлов, но и изменение информации, содержащейся в них. В этом отношении бумажный аналог книжки, как ни странно, является более надежным. Его, как минимум, нельзя изменить: «следы» обязательно будут заметными.
Таким образом, индивидуальная трудовая — это по-прежнему важный фактор начисления пенсии по старости. Она заводится в момент первичного трудоустройства и впоследствии продлевается при помощи вкладышей. Ввиду большой значимости этого документа существуют специальные нормативные акты, которые обусловливают правила хранения и заполнения.
Когда может понадобиться заверение трудовой книжки в 2020 году
Трудовые отношения гражданина подкрепляются трудовой книжкой. В ней указана квалификация работника, его стаж и опыт, бывшие места трудоустройства и другие важные нюансы. Заверение рассматриваемого документа, может потребоваться в следующих случаях:
- для предоставления документа в Пенсионный фонд, где рассматриваемые сведения будут учтены в процессе подсчета пенсии;
- чтобы обратиться в банк за займом или для оформления ипотеки (требуется подтвердить трудовой опыт гражданина, что у него есть работа или возможность получить её в случае возникновения такой необходимости);
- если человек выступает поручителем при оформлении кредита или займа (ведь если заемщик не сможет справиться с кредитными обязательствами, их будет покрывать поручитель);
- для получения паспорта другой страны или в процессе оформления визы;
- при устройстве на работу (чтобы работодатель мог получить представление о предыдущем трудовом опыте гражданина);
- при судебных разбирательствах;
- при оформлении наследства, социальных выплат;
- при создании ИП;
- для ускорения процедуры усыновления ребенка.
Заверить трудовую книжку в 2020 году может нотариус, если ему будет предоставлен оригинал и копия рассматриваемого документа. Специалист оценит соответствие оригинала и копий – только после этого поставит свою подпись и печать.
Сколько стоит заверить копию трудовой книжки у нотариуса в 2020 году
Каждый нотариус выставляет свои расценки на работу с документами, и копии трудовой не исключение. Но некоторые тарифы регулируются на государственном уровне и не могут быть больше, чем это предусмотрено. Так плата за оформление документа состоит из нескольких частей:
- Госпошлины. Размер этого показателя контролируется законом и периодически меняется зависимо от указки правительства.
- Цены на рассматриваемую нотариальную услугу. Нотариусы могут сами устанавливать цены на свои услуги, которые зависят от их профессиональной компетенции и опыта, а также от средних показаний по региону. В Москве цены будут выше, чем в глубинке России.
- Объёма требуемой работы. Если нужно сделать одну заверенную копию, цена будет меньше, чем если нужно заверять несколько копий разных трудовых книжек. Высчитывается этот показатель индивидуально.
Расценки идут на каждую заверенную нотариусом страницу. Чем больше копий нужно сделать, тем дороже обойдется услуга. Некоторые категории граждан за 2020 год имеют льготы на рассматриваемые услуги. Это касается инвалидов 1 и 2 группы, которые получают скидку на госпошлину в 50% от суммы. 100% скидки при оплате госпошлины могут получить защитники страны и госслужащие. Но на услугах нотариуса лучше не экономить, особенно в делах, где замешана трудовая книжка.
Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020
С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.
Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2020) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году для сторонней организации:
- на документе ставится о;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2020 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
Где можно заверить документ
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:
- Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
- На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
- На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
- При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
- Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
- С 1 июля 2018 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
- Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.
Понятие данного документа
Как заверить трудовую книжку для банка? Трудовая книжка представляет собой документ, который содержит историю рабочей деятельности гражданина. В ней указываются данные о человеке, на которого она заведена (ABJ, дата и год рождения), о его образовании (например, высшее, среднее профессиональное и так далее), профессии и специальности. Заводят заверенную копию трудовой книжки (для банка) работнику на его первом месте работы отделом кадров. Платить за ее изготовление не нужно. В документ вносятся данные о поступлении на должность, переводе на другую позицию, присвоении классного чина, увольнении и другие. Каждая запись заверяется подписью человека, отвечающего за кадровое делопроизводство. Запись о прекращении отношений с работодателем обязательно удостоверяется личной подписью сотрудника.
Часто заемщики интересуются вопросом: «Сколько действует заверенная трудовая книжка для банка?». На сегодняшний день практически нет бессрочных документов. Это касается и их копий. Ведь за период от ее изготовления до предоставления могут произойти значительные изменения. В нормативно-правовых актах ответа нет. Это касается не только срока копии трудовой книжки для банка и для других сторонних организаций. Именно они устанавливают свои правила, в которых указывается, не позже какого времени должен быть заверен документ. При консультировании специалистами, а также при осмотре информационных стендов можно ознакомиться с образцом заверенной копии трудовой книжки для банка, а также сроками ее действия. Многие банки принимают его равным одному месяцу. Это касается займов для самых различных целей.
В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.
Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.
В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.
Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.
Особенности оформления копии для банка
Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:
- копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
- если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Для каких целей требуется заверять записи в трудовой
Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.
Вам будет интересно:
Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить
Они чаще всего делают это при следующей необходимости:
- Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
- Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
- Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
- Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
- Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.
Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.
При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки. Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.
Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером. При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.
Когда может быть нужна копия:
- При устройстве на вторую работу
- Получении малого кредита в банке или займа в микрофинансовой организации
- Для полноценного оформления прав на пенсию в ПФ (оригинал находится в организации, можно представить копию)
- Комплект документов на визу
- Социальные льготы по закону
- оформление пенсионных выплат;
- процедура усыновления;
- получение загранпаспорта
И разные другие случаи. Полезным будет сделать и хранить заверенную копию трудовой как страховку в случае утери и порчи оригинала трудовой. Это поможет доказать и восстановить оригинал.
В некоторых случаях сотрудники могут запросить выдать им оригинал книжки на руки. По трудовому законодательству, а именно согласно ст. 62, выдать книжку можно только для предъявления в Соцстрах. И работник обязан вернуть ее своему руководителю не позднее 3 дней с момента ее получения от этого органа. В заявлении о выдаче сотрудник обязательно должен указать, для каких целей потребовался оригинал книжки и по возможности приложить подтверждающий документ.
Во всех остальных случаях выдается только копия или выписка из книжки. Если данное правило будет нарушено, на должностное лицо может быть наложен штраф в пределах 5 тысяч рублей, а для организации его размер составит 30-50 тысяч рублей.
В случае утери книжки работником или работодателем, последний обязан будет оформить дубликат. На это ему предоставляется 15 дней. При этом в дубликат он сможет внести только те сведения, которые будут документально подтверждены. То есть, сотруднику придется оформлять письменный запрос в ПФР или архив, чтобы получить сведения о его трудоустройстве в другие организации.
Чтобы этого избежать, необходимо ответственно относиться к хранению оригиналов книжек своих сотрудников. А также сами сотрудники должны понимать свою ответственность, если получают оригинал на руки.