Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении из программ 1С в 2023 г.?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы надо выдать сотруднику при увольнении из программ 1С в 2023 г.?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязательные к выдаче документы предоставляются в день увольнения. Дополнительные справки кадровик должен оформить в течение 3-х дней с момента подачи запроса. Нарушение этих сроков грозит недобросовестным работодателям штрафом от 50 000 до 80 000 ₽.

Как стало в 2023 году

С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Сведения	Документы уволенному в 2022	Документы уволенному в 2023
Трудовая книжка	Трудовая книжка или СТД-Р	Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1
Информация о доходах в месяце увольнения	Расчетный листок	Расчетный листок
Информация для расчета БЛ	Справка 182Н
Информация о доходах и СЗВ-М	Выписка из СЗВ-М	Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка)
Информация о взносах	Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами	РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения)
Информация о стаже	Выписка из СЗВ-стаж	ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения)

Заполнение трудовой при увольнении

Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.

После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.

При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.

Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.

Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.

Как уволить сотрудника по собственному желанию

В дополнение к документам из предыдущего раздела нужно подготовить ещё два:

1. Заявление об увольнении.

2. Приказ об увольнении.

Заявление об увольнении

В нём работник в письменной форме должен объяснить, почему он хочет покинуть организацию. Писать заявление можно в свободной форме, главное — включить несколько пунктов:

• фамилию, имя, отчество и должность;

• основание увольнения — по собственному желанию;

• дата предполагаемого увольнения;

• дата подписания заявления;

• подпись.

В самом заявлении не должно быть абстрактных формулировок. Работник должен написать своё явное желание уволиться. Если заявление написано некорректно, попросите сотрудника его переписать. А когда оно будет подходить по правилам, поставьте в нём дату, подпись и заключение «согласен». Само заявление можно зарегистрировать в журнале учёта, если такой есть.

Подать заявление об увольнении по собственному желанию работник может за 2 недели до планируемого ухода. Если он на испытательном сроке, то за 3 дня. Есть исключение: если сотрудник поступил в учебное заведение, вышел на пенсию, ухаживает за ребёнком или больным родственником, уволить его нужно в день требования. Так же можно поступить и по взаимной договорённости.

Важно! Отсчёт дней для отработки начинается со следующего рабочего дня после подачи заявления. При этом в расчёт входят выходные и праздники.

Приказ об увольнении

Универсальной формы приказа нет. Её можно разработать самостоятельно и закрепить в учётной политике. Вот, что обязательно должно быть в форме:

1. Название компании.

2. Название документа. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении).

3. Номер приказа по системе учета документов в компании и дата его издания. Дата в этом случае — последний рабочий день сотрудника.

4. Реквизиты трудового договора.

5. Сведения о работнике. Его ФИО, должность, подразделение, номер в табеле.

6. Основание увольнения. В этом случае — инициатива работника.

7. Подпись руководителя компании с расшифровкой.

8. Подпись сотрудника, ее расшифровка и дата, когда он ознакомился с документом.

Документы по просьбе работника: правила и порядок их выдачи

При увольнении работника предприятием или организацией ему должен быть выдан определенный набор документов. Сроки выдачи и порядок заполнения этих документов регулируются Трудовым кодексом.

Одним из основных документов, который получает работник при увольнении, является трудовая книжка. В ней должна содержаться вся информация, касающаяся трудовой деятельности на предприятии. Трудовая книжка дополняется отделом кадров предприятия и выдается работнику при увольнении.

Важным документом является также табель учета рабочего времени и подтверждения оплаты труда. В табеле учета рабочего времени отображается информация об общем количестве дней, часов, детально отработанных и неотработанных дней, а также о наложенных взысканиях.

Расчетная ведомость предоставляется работникам для ознакомления с последними расчетами их заработной платы. В ней отражаются все начисления и резервы, а также сумма, которую сотрудник получает по окончании трудовой деятельности.

По желанию работника ему может быть выдана дополнительная документация, необходимая для дальнейшего трудоустройства. Это могут быть выписки из трудовой книжки, персонифицированные информационные листы (EFS-1), отчеты о работе и другие документы.

В случае невыдачи или непередачи этих документов работнику он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с заявлением о нарушении своих прав. В этом случае компания или агентство могут быть наказаны штрафом за непредоставление запрашиваемой работником документации.

При оформлении на работу важно соблюдать правила и порядок выдачи документов. Это позволит избежать проблем, споров и условий для дальнейшего трудоустройства сотрудника на другом предприятии или в другой организации.

Штрафы и ответственность за непредставление документов при увольнении

При увольнении работника основными документами являются трудовые книжки, договоры или соглашения, выписки из трудовых книжек, информация из личных карточек. Согласно STD-R 2. 0, люди должны получать от предприятия все документы, касающиеся трудовых отношений и увольнения.

Если работодатель не выдает указанные документы по требованию увольняемого работника, то он несет ответственность за их невыдачу. За невыдачу документов работнику нарушитель может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Существуют установленные законодательством санкции и сроки привлечения к ответственности, которые регламентируют выдачу документов при увольнении. Например, согласно ЕФС-1, работодатель обязан выдать работнику контракт или трудовой договор, трудовые книжки и свидетельские показания в электронном виде в течение пяти рабочих дней со дня увольнения, наиболее поздней датой.

Стоит отметить, что на работодателя также возлагается обязанность по заполнению и предоставлению работнику электронного отчета о выдаче документов при увольнении. Если работодатель не выдавал документы сотрудникам в прошлом и не соблюдал электронный документооборот, то он должен действовать в соответствии с правилами кадрового делопроизводства и выдать все необходимые документы сотрудникам при увольнении.

Если в установленный законом срок документация не будет выдана, работодатель будет привлечен к административной ответственности и на него может быть наложен штраф. Размер штрафа зависит от обстоятельств и правонарушений, совершенных работодателем.

Документы по запросу сотрудника: правила и порядок выдачи

При увольнении сотрудника с предприятия или организации необходимо предоставить ему определенный набор документов. Сроки выдачи и порядок заполнения указанных документов регулируются трудовым законодательством.

Одним из основных документов, которые сотрудник получает при увольнении, является трудовая книжка. В ней должны быть отражены все сведения о его трудовой деятельности на предприятии. Трудовую книжку заполняет кадровый отдел предприятия и выдает ее сотруднику при увольнении.

Важными документами при увольнении сотрудника являются также справка об отработанном времени и расчетный лист. В справке об отработанном времени указывается общее количество отработанных дней, часов и минут, а также информация о пропущенных днях и штрафах, если таковые имеются.

Расчетный лист предоставляется сотруднику для ознакомления с последним расчетом заработной платы. В нем указываются все начисления и удержания, а также сумма, которую сотрудник получит при увольнении.

По запросу сотрудника могут быть предоставлены дополнительные документы, которые могут потребоваться ему при последующем трудоустройстве. К таким документам могут относиться выписка из трудовой книжки, листок персонифицированных сведений (ЕФС-1), отчет о работе и другие документы.

В случае невыдачи или непредоставления указанных документов сотруднику, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с заявлением о нарушении его прав. В этом случае предприятию или организации может быть применен штраф за непредоставление документов по запросу сотрудника.

При увольнении сотрудника важно соблюдать правила и порядок выдачи документов. Это позволит избежать проблем и конфликтов, а также создаст условия для дальнейшего трудоустройства сотрудника на другом предприятии или организации.

Ответственность работодателя

В случае нарушения правил оформления и выдачи документов при увольнении работодатель рискует получить внушительный штраф. За несвоевременную выдачу трудовой книжки на начальника может быть наложено взыскание в размере от 1000 до 5000 рублей, штраф для юрлица достигает 50 000 рублей, а должностное лицо может заплатить до 200 000 рублей. В сумму до 50 000 рублей может обойтись компании отказ в выдаче любых справок из упомянутых выше. Также руководителю может грозить проверка трудовой инспекции.

Для того чтобы не попасть в неприятные ситуации с бывшими сотрудниками и не оказаться под обвинением в недобросовестности, рекомендуем работодателям завести отдельный журнал учета. В нем увольняющийся сотрудник должен расписываться под списком полученных на руки документов с обязательным указанием даты. Можно выдавать под подпись справки, в которых также перечислены все документы, выданные увольняющемуся сотруднику.

Трудовая книжка, в том числе, и электронная по форме СТД-Р, подлежит обязательной выдаче работнику в день прекращения трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника. Исключение составляют случаи, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока прекращения трудового договора считается ближайший следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8496). В таких ситуациях выдать трудовую книжку работодатель должен в ближайший рабочий день. К примеру, если последний рабочий день работника приходится на воскресенье, то трудовую книжку ему можно выдать в понедельник.

За пропуск законного срока выдачи трудовой книжки работодатель несет перед работником материальную ответственность. Так, работодатель обязан возместить уволенному работнику не полученный им заработок в результате невозможности трудоустроиться по новому месту работы из-за задержки работодателем выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Поэтому, если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника, его отказ от ее получения и т.д.), работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Какие документы нужно выдать работнику при увольнении в 2023 году

При увольнении работника работодатель обязан выдать:

• трудовую книжка/электронную трудовую книжку по форме СТД-Р;
• выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» (в ней указывают персональные данные уволенного и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в его пользу за месяц увольнения);
• выписку из третьего раздела РСВ;
• выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» Раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» формы ЕФС-1;
• расчетный листок.

По письменному заявлению работника работодатель должен выдать:

• документы, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, копии приказов о переводах на другую работу, копии приказа об увольнении с работы, справки о заработной плате и о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, сведения о периоде работы у данного работодателя).
• справку о доходах (приложение к расчету по форме 6-НДФЛ, аналог ранее существовавшей справки 2-НДФЛ), в которой указаны сведения о доходах работника за текущий год по дату увольнения.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Какие документы были выданы в 2022 году	Какие документы будут выдавать в 2023 году	Документ, утвердивший форму 2023 года	Что изменилось
Обязательно
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию	Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки	По существующей форме (фактически).	Без изменений
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н	Без изменений
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@	С 2023 года используется новая форма.
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)	Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1.	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился.
Выписка из СЗВ-М (последний месяц)	Выписка из персонифицированной информации о физических лицах	Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2.	Форма снова утверждена.
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Разные.	Без изменений
Платежная квитанция	Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца)	По форме утвержденной и заявленной в компании.	Без изменений
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н			Отменено с 2023 г
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника.			Выдается по запросу
По желанию работника
	Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ)	Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@	Выдается надежно.
Справка о среднем заработке для службы занятости	Справка о среднем заработке для службы занятости	Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721	Без изменений
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	По формам, используемым в организации	Без изменений
Плюс
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии.	Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя»	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России

Что будет работодателю, если не выдать справки

Невыдача работнику кадровых документов – это административное нарушение по статье 5.27 КоАП.

Смотрите размер штрафов в таблице.

	Первое нарушение	Повторное нарушение
Юрлица	от 30 000 до 50 000	от 50 000 до 70 000
ИП	от 1 000 до 5 000	от 10 000 до 20 000
Должностные лица	от 1 000 до 5 000	от 10 0000 до 20 000 или дисквалифиция на срок от 1 года до 3 лет

Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот

Если на вашем предприятии введен электронный кадровый документооборот, то при увольнении в 2023 году выдача документов сотруднику может производиться в электронной форме. Ваши трудовая книжка, расчетный листок заработной платы и другие документы могут быть выданы вам через систему электронного документооборота.

Перед увольнением проверьте в системе наличие всех необходимых документов, включая сведения о заработной плате и отчетах по работе за 2022 год. Ищите различие между показателями в электронной выписке и теми, которые вы получили ранее в печатной форме.

Если вас не устраивает электронная выдача документов, обратитесь к кадровому отделу и уточните, какие возможности предусмотрены для выдачи документов в бумажном виде. В случае невыдачи документов вам могут быть наложены штрафы. Заполнение документов по увольнению, таких как ЕФС-1 и листок нетрудоспособности, также может производиться в электронной форме.

Всегда уточняйте у своего работодателя, какие документы выдаются при увольнении в электронном виде, какие — в бумажном, и в каком порядке действовать, если возникают проблемы с получением нужных сведений и документов.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Какие получает штрафы руководитель за задержку или отказ?

Почти для каждого вида документов, не выданных работнику при увольнении вовремя, предусмотрена ответственность:

• трудовая книжка – возмещение материального ущерба за все дни задержки в размере среднего заработка (ст. 234 ТК). Трудовым законодательством этот период признается временем вынужденного прогула и подлежит материальному возмещению;
• справка 2-НДФЛ – административная ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 и 5.39 КоАП). Размер его составляет 1 000 — 5 000 рублей для должностных лиц и ИП; 30 000-50 000 для юридических лиц;
• справок и сведений персонифицированного учета (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, расчет по страховым взносам), а также справка для службы занятости – аналогично справке 2-НДФЛ ответственность предусмотрена ст .5.27 КоАП.

Документы при увольнении по собственному желанию

Итак, увольнение по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, т. е. по воле работника, инициируется на основании поданного им заявления. Какие документы выдают при увольнении по инициативе работника?

По истечении срока уведомления о предстоящем прекращении трудового договора, как правило 2-недельного, к выдаче на руки готовятся:

• копия приказа об увольнении;
• трудовая книжка;
• медицинская книжка, если она есть;
• расчетный лист;
• справка по форме 182-н;
• форма СЗВ-стаж;
• копия раздела 3 Расчета по страховым взносам;
• форма СЗВ-М.

По желанию работника ему может быть выдана форма 2-НДФЛ.

Если трудовую книжку выдать не удалось, работодатель отправляет работнику уведомление, в котором просит (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):

• явиться и забрать свою трудовую;
• дать разрешение отправить документ по почте.

Как сформировать комплект документов при увольнении в 1С ЗУП 3.1 (редакция 3.1.24.408)

При увольнении сотруднику необходимо выдать определенный комплект документов, выписок из отчетов. В 2023 году такой пакет документов несколько видоизменился, так как в законодательство внесли много правок, связанных в том числе и с новыми формами отчетов. Давайте разберёмся что изменилось, а что осталось прежним.

• справку 182н

  Ранее справка по форме 182-Н, содержала сведения по заработку за два предшествующих года. Теперь сведения о доходах за два года сотруднику не требуются, так как информация о совокупном доходе для расчета больничных будет поступать не от работодателя, а напрямую от СФР.

• Выписка из СЗВ-М

  С 2023г отменили сам отчет СЗВ-М, следовательно, и выписку теперь не следует выдавать.

• СЗВ-СТАЖ

  Аналогично СЗВ-М.

Выдаются с 2023г:

Обязательные в день увольнения:

• Трудовая книжка или электронная форма СТД-Р

Справка о зарплате по форме 2-НДФЛ

Справка о заработке согласно форме 2-НДФЛ требуется для того, чтобы сотрудник предоставил ее следующему нанимателю, который именно с использованием данных оттуда будет определять величину возможных пособий:

• по нетрудоспособности в случае болезни;
• по беременности и родам;
• в декрете по уходу за малышом.

Требуется привести:

• информацию о данном юридическом лице;
• сведения о самом сотруднике;
• размеры выплат получателю справки, на которые за этот и за два предшествующих года начислялись социальные взносы;
• число календарных дней, которые не учитываются при калькуляции пособия (пропущенные вследствие болезни, беременности, ухода за сыном или дочерью).

Документы, которые обязан выдать работодатель

Когда сотрудник увольняется, работодатель должен выдать ему порядка 10 документов. Чтобы понять, какие именно документы, необходимо разобрать порядок увольнения по собственному желанию.

1. От самого сотрудника нужно получить заявление об увольнении.
2. Издаётся приказ об увольнении по форме Т-8, затем он подписывается руководителем.
3. Нужно сделать запись в личной карточке увольняющегося работника.
4. Приказ об увольнении и личная карточка работника представляется ему для ознакомления. Работник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.
5. Кадровик должен сделать соответствующую запись в трудовой книжке по всем правилам кадрового делопроизводства.
6. Запись в трудовой визируется руководителем или иным уполномоченным лицом, а потом и самим работником.
7. Документы работнику нужно выдать в последний рабочий день.

Работодатель обязан выдать следующие документы:

• трудовую книжку;
• справку о сумме заработной платы и других вознаграждений за время работы по форме 182Н;
• иные документы по письменному заявлению от работника.

К кадровым документам, которые работодатель должен выдать сотруднику по его письменному заявлению при увольнении с работы относятся:

• приказ о приёме данного сотрудника на работу;
• приказы о повышении работника в должности;
• приказы о переводе работника в другие отделы;
• трудовой договор;
• допсоглашения, если они заключались;
• медицинская книжка, если характер работы требует её наличия;
• приказ об увольнении;
• трудовая книжка.

Похожие записи:

• Налог при продаже грузового автомобиля в России 2023 году
• Порядок обжалования постановления об административном нарушении ГИБДД
• Пенсию военным пенсионерам повысят на 10,5% с 1 октября 2023