Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Состав формы 6-НДФЛ и общие принципы заполнения разделов и строк». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
Приложение (бывшая справка 2-НДФЛ)
Приложение к форме 6-НДФЛ содержит сведения о доходах и суммах налога физических лиц за год. Заполняется оно в отношении каждого человека отдельно и заменяет справку 2-НДФЛ.
Прежде всего нужно указать уникальный порядковый номер справки и номер корректировки «00», если она не производится. Если подаётся корректировка, указывается номер первичной справки и номер корректировки «01», «02» и т.д. Если нужно аннулировать ранее поданные данные, указывается номер корректировки «99».
Далее в справке идут четыре раздела и Приложение. Рассмотрим их заполнение.
Заполняем 6-НДФЛ с 2021 года для повышенной ставки НДФЛ 15%
На нем потребуется указать:
- реквизиты компании: ИНН и КПП, а также полное наименование организации или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя;
- номер корректировки, который зависит от того, в который раз сдается справка 6-НДФЛ за данный отчетный период;
- период представления, в котором нужно указать промежуток времени, за который предоставляется отчетность, проставив определенный код, согласно Приложению № 1 к Порядку заполнения 6-НДФЛ;
- налоговый период, в котором была сформирована декларация;
- код налоговой инспекции, являющейся получателем расчета;
- код представления расчета;
- код по ОКТМО.
- Кто сдает 6-НДФЛ
- Страницы и разделы формы 6-НДФЛ
- Как заполнить 6-НДФЛ правильно
- Заполняем титульник
- Образец заполненного титульника отчета 6-НДФЛ
- Заполняем разделы 1 и 2: Если зарплату платим в этом же месяце
- Образец заполнения второй страницы 6-НДФЛ с разделами 1 и 2
- Заполняем 1 и 2 разделы: Если зарплату платим в следующем месяце
- Указываем ИНН и КПП юрлица (у ИП только ИНН);
- Проставляем номер корректировки (для первичного отчета ставим «000», если сдаем уже корректировочный отчет – то «001» и т.д.);
- Ставим код периода, за который составлен отчет (есть в Приложениях к приказу об утверждении бланка) и год: если мы сдаем отчет за 1 квартал, то код периода у нас будет «21», ну а год «2019»;
- Далее ставим код налогового органа (куда сдаем отчет) и код места представления (таблица с ними тоже есть в Приложениях к Приказу): когда отчет сдается по месту учета юрлица — ставим «212», если по месту жительства ИП – «120»;
- Указываем наименование юрлица или ФИО ИП;
- Ставим код ОКТМО;
- Указываем контактный телефон, проставляем количество страниц отчета и количество листов приложений к нему, если они есть;
- В тех строчках, которые не заполняются, ввиду отсутствия данных, обязательно проставляются прочерки.
Нижние части титульника заполняются стандартно: левая часть – для лица, представляющего отчет в налоговый орган, правая часть – для работника налоговой.
Пример по идее остается тот же: 5 работников, зарплата каждого 26 250 рублей, итоговый доход за 9 месяцев 1 181 250 рублей. Доходы в виде дивидендов не начислялись. Зарплата за текущий месяц выдается 10 числа следующего месяца, то есть зарплату за сентябрь работники получат 10 октября.
Налоговые вычеты, предоставленные работникам за период с начала года, составили все те же 36 тыс. руб. Сумма исчисленного НДФЛ составляет: (1 181 250 – 36 000) * 13% = 148 881 рублей, в том числе 17 063 рублей – НДФЛ с зарплаты за сентябрь.
Что ставим в отчете? Открываем Раздел 1 и построчно заполняем:
- Стр. 010 – 13% (если были доходы, облагаемые по другим ставкам, то заполняем разделе несколько раз);
- Стр. 020 – ставим те же 1 181 250 рублей общего дохода;
- Стр. 030 – ставим те же 36 000 рублей вычетов;
- Стр. 040 – ставим 148 881 рублей, т.е. всю сумму НДФЛ, исчисленную по итогам 9 месяцев;
- Остальные строки прочерки, так как доходы в виде дивидендов не начислялись.
Теперь переходим к итоговой части Раздела 1. Здесь нужно проставить:
- Стр. 060 – 5 человек, так как в компании 5 работников;
- Стр 070 – 131 818 рублей (148 881 руб. – 17 063 руб.), т.е. НДФЛ здесь проставляется без учета налога с зарплаты за сентябрь: мы его не удержали, так как зарплату еще не выплатили.
Важно! В этом случае стр. 070 будет меньше стр. 040, так как с зарплаты за сентябрь налог еще не удержан. Ставить оставшуюся сумму (17 063 руб.) в строку 080 тоже не надо. Отчет составляется по состоянию на последний день периода, а так как зарплата по состоянию на этот день не выплачена, то и обязанности удержать налог не возникает.
Титульная страница отчета
Оформление формы начинается с титульного листа. Опишем расшифровку строк 6 НДФЛ:
- реквизиты организации: ИНН и КПП компании, код ОКТМО;
- номер корректировки (000 — без корректировок, 001, 002 — с корректировками);
- период заполнения данных (код отчета за первый квартал — 21, код отчета за первое полугодие — 31, код отчета за третий квартал — 33, код отчета за 4 квартал — 34);
- период сдачи данных (календарный год, например, 2020 год);
- код ИФНС;
- название организации (краткое наименование юридического лица или фамилия, имя и отчество предпринимателя);
- контакты (стационарный или мобильный телефон);
- Ф. И. О. руководителя или представителя организации (1 – руководитель организации, 2 — представитель компании).
Как самостоятельно проверить, что поле 070 заполнено правильно
При подготовке отчета надо быть предельно внимательным. Все строки в разделе 1 в ней заполняются нарастающим итогом, то есть туда попадают данные за весь период с начала года. Одним из самых простых способов узнать, не допущена ли ошибка при заполнении графы 070, — заглянуть в аналогичные отчеты за первый, второй и третий кварталы. Цифры должны существенно (в разы) отличаться, если организация работала в обычном режиме.
В ИФНС по полю 070 проверяют корректность заполнения всей формы. В частности, сравнивается разница между данными, указанными в графах 070 и 090 (сумма налога, возвращенная налоговым агентом). Если результат меньше, чем показатели из карточки расчетов с бюджетом, инспекторы могут заподозрить, что компания не перечислила подоходный налог в бюджет в полном объеме.
Заполнить 6-НДФЛ в онлайн-сервисах можно на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО: Мое дело, Контур, Небо и других. Некоторые сайты позволяют это делать свободно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).
Нюанс 3: взаимосвязь строк 070 и 080 отчета 6-НДФЛ
Если в течение года налоговому агенту не удалось удержать начисленный НДФЛ из выплаченных физлицу доходов, то для такого налога вместо строки 070 в отчете 6-НДФЛ будет задействована строка 080, предназначенная для отражения не удержанного налоговым агентом НДФЛ.
Неспособность налогового агента удержать НДФЛ из доходов физических лиц может возникнуть, например, в следующих случаях:
- Работник получил от фирмы доход в натуральной форме, а затем уволился. При этом увольнительной суммы оказалось недостаточно для удержания НДФЛ от стоимости натурального дохода.
- Бывшим работникам — пенсионерам выданы подарки к юбилею (стоимостью, превышающей 4 000 руб.). При этом иные денежные доходы не выплачивались.
- Сотрудник компании получил беспроцентный заем, но находится в длительном отпуске без сохранения зарплаты. При этом он ежемесячно получает доход от экономии на процентах (материальную выгоду), удержать с которой НДФЛ работодатель не в силах ввиду отсутствия выплачиваемых работнику доходов.
Разъяснения налоговиков по заполнению строк 070 и 080 смотрите в публикациях:
- «Годовой 6-НДФЛ не сойдется со справками 2-НДФЛ по сумме удержанного налога»;
- «Новые пояснения ФНС к строке 080 формы 6-НДФЛ».
Нюанс 2: когда сумма НДФЛ по строке 070 равна налогу по строке 040
Данные, отражаемые в строке 070 6-НДФЛ и строке 040 (НДФЛ рассчитанный), совпадают крайне редко, поскольку основную часть выплат составляет зарплата, а она начисляется последним днем месяца (в т. ч. месяца, завершающего отчетный период), а выплачивается обычно в следующем месяце (который для месяца начисления, завершившего отчетный период, попадет уже в следующий квартал).
К примеру, отчет 6-НДФЛ за 9 месяцев в строке 040 содержит данные о зарплате, начисленной за сентябрь. В строку же 070 рассчитанный с нее налог войдет только в момент выплаты зарплаты. Для сентябрьского заработка это событие произойдет уже в следующем месяце — октябре. Для 6-НДФЛ это уже другой отчетный период.
Суммы налога, отраженные по строкам 070 и 040, могут совпасть, если, например:
- заработок регулярно выдается работникам в последний день месяца, за который он начислен, при этом происходит совпадение дат начисления и выплаты дохода / исчисления, удержания и уплаты НДФЛ;
- в отчетном периоде выплачивались только доходы, начисляемые в момент выплаты, и ситуаций, вынуждающих к переносу дат на другой отчетный период, не возникло.
Как правильно отразить выдачу дохода в натуральной форме
Подоходным налогом также облагаются доходы, выплаченные физическим лицам в натуральной форме, согласно ст. 210 НК РФ. Доход в натуральной форме оценивается в рыночных ценах и удерживается у получателя за счёт других причитающихся ему выплат в денежной форме. При отсутствии таковых и, соответственно, невозможности удержать подоходный налог, налоговый агент обязан письменно сообщить об этом в налоговую инспекцию не позднее одного месяца после окончания налогового периода, в котором были произведены такие выплаты.
Сельхозпредприятие должно выплатить арендную плату по договору в количестве 3 т пшеницы по 10 рублей за килограмм 15 сентября. Подоходный налог с дохода арендодателя составит 3900 рублей (3 т х 10000 рублей х 13%).
Оставшаяся часть арендной платы в сумме 5000 рублей будет выплачена 30 октября, и тогда предприятие сможет удержать подоходный налог за натуральную оплату труда. Как правильно отразить эти операции в отчёте 6-НДФЛ?
Суммы дохода и налога в 30000 рублей и в 3900 рублей надо включить в стр. 020 и 040 за 3 квартал, когда они начислены, а в стр. 070 и 080 их нужно будет включить в отчёт за 4-й квартал, когда они будут выплачены.
Проиллюстрируем на примере, как применить контрольное равенство, о котором рассказано в предыдущем разделе.
Пример
Двум сотрудникам ООО «Металлопрокатный комбинат» слесарю Гаврилову М. Е. и упаковщице Борисовой Л. Я. был возвращен излишне удержанный НДФЛ:
|
Ф. И. О. |
Дата |
НДФЛ, руб. |
|
Гаврилов М. Е. |
10.11.2021 |
63 072 |
|
10.12.2021 |
21 028 |
|
|
Борисова Л. Я |
10.11.2021 |
8 152 |
|
Итого |
92 252 |
Что входит в строку 020 расчета 6-НДФЛ
Строка 020 – это одна из важнейших строк 1 Раздела формы 6-НДФЛ. В нее включаются начисленные за отчетный период доходы нарастающим итогом с начала года. Существует несколько простых пунктов, чтобы оформить это поле без ошибок.
- Пользуйтесь налоговым учетом, а не бухгалтерским;
- Для каждой ставки НДФЛ нужно заполнять отдельную строку 020;
- Включайте в 020 начисленные доходы, с которых берется подоходный налог и по которым ваша фирма считается налоговым агентом, а это и гонорары по ГПД и другие;
- Данные суммируются с начала года нарастающим итогом;
- В следующем периоде показатель поля 020 может быть одинаковым или больше, чем в предыдущем периоде. Например, если в полугодовом отчете по строке 020 вы указали сумму 2 000 000 руб., то в отчете за 9 месяцев она не может быть 1 500 000 руб. Это грубейшая ошибка.
Обратите внимание, что в строку 020 нарастающим итогом входят начисленные доходы, с которых надлежит платить НДФЛ, начиная с января месяца отчетного года.
В зарплатных отчетах за 2 квартал учтите изменения, которые вступили в силу в 2020 году. Эксперты журнала «Зарплата» обобщили все изменения по 6-НДФЛ. Читайте, как инспекторы сравнивают показатели отчетов между собой. Если проверите их сами, избежите уточненок и сможете пояснить любую цифру из отчета. Все главные изменения по зарплате посмотрите в удобной презентации и специальном сервисе.
Дело в том, что начисленные и выданные – это разные понятия. Согласно НК РФ для каждой выплаты существует своя дата, которая принимается за дату начисления. Вот по ней и определяют, включать начисления в данном периоде в строку 020 или нет.
- Для зарплаты такая дата – последний день месяца, за который она платится;
- Для расчета по увольнению – последний рабочий день сотрудника;
- Отпуск, больничный – день перечисления средств на руки;
- Командировочные – последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет;
- Материальная выгода от экономии на процентах от займа – последний день месяца пока существует займ.
Такие нормы даны в ст.223 НК РФ. При этом выдать деньги компания может и позже этого срока, но в строку 020 включайте строго по дате начисления.
Пример. В организации существует следующий порядок выплаты заработной платы:
- Аванс – 25-го текущего месяца;
- Получка – 8-го числа следующего за отработанным месяца.
В декларацию 6-НДФЛ за 9 месяцев в строку 020 войдут нарастающим итогом следующие выплаты: суммированные данные по авансу и получке, начисленным с января по сентябрь.
А вот в Разделе 2 за 9 месяцев сентябрь вы показывать не будете. Там действует другая система.
Новые контрольные соотношения
Письмом от 17.10.2019 № БС-4-11/21381 ФНС дополнила контрольные соотношения показателей формы 6-НДФЛ двумя новыми:
| КС между видами налоговая отчетности | ||||
| 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, сведения о величине МРОТ | 3.1.1 | Средняя зарплата > = МРОТ Среднюю з/п определяют по каждому работнику на основании данных Приложений «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» формы 2-НДФЛ, относящихся к оплате труда, представленных по соответствующим ИНН, ОКТМО, КПП за аналогичный период. Учтите: соотношение применяют к 6-НДФЛ за год. |
ст. 210 ст. 226 ст. 230 ст. 24 НК РФ ст. 133 и 133.1 ТК РФ |
Если средняя заработная плата |
| 6-НДФЛ, 2-НДФЛ, сведения о величине средней отраслевой заработной плате | 3.1.2 | Средняя зарплата > = средняя зарплата в субъекте РФ по соответствующей отрасли экономики. Среднюю з/п определяют по каждому работнику на основании данных Приложений «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» формы 2-НДФЛ, относящихся к оплате труда, представленных по соответствующим ИНН, ОКТМО, КПП за аналогичный период. Учтите: соотношение применяют к 6-НДФЛ за год. |
ст. 210 ст. 226 ст. 230 ст. 24 НК РФ ст. 133 и 133.1 ТК РФ |
Если средняя зарплата > МРОТ, но средняя зарплата |
Наша организация — крупнейший налогоплательщик с разветвленной филиальной сетью. Куда нам сдавать расчет в отношении сотрудников филиалов?
Налоговые агенты должны ежеквартально представлять расчет по форме 6-НДФЛ в налоговые органы по месту своего учета (Приказ ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). При этом, как и в случае с формой 2-НДФЛ, для некоторых категорий налоговых агентов введены отдельные правила определения налоговой инспекции, в которую нужно представить расчет. Однако абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ, который посвящен крупнейшим налогоплательщикам, сформулирован крайне неоднозначно. Из него не ясно, в какой налоговый орган должны отчитываться по форме 6-НДФЛ представители данной категории.
Специалисты ФНС России указали в письмах от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@ и от 02.03.2016 № БС-4-11/3460@, что крупнейшие налогоплательщики могут сдавать все расчеты в налоговый орган по месту регистрации в качестве крупнейшего. А могут поступить и как обычные налоговые агенты — подать расчеты в отношении работников филиалов в инспекции по месту учета этих подразделений.
Я предприниматель, одновременно работаю на УСН и ЕНВД. Куда сдавать расчет в отношении наемных сотрудников?
Как и крупнейшие налогоплательщики, предприниматели, совмещающие ЕНВД или патентную систему с другими режимами обложения, стали заложниками толкования НК РФ. Так, согласно абз. 5 п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, которые состоят в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением ЕНВД и (или) патентной системы налогообложения, представляют расчет в отношении своих наемных работников в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности. И никакого уточнения о каких именно расчетах идет речь — только ли в отношении деятельности, переведенной на ЕНВД (ПСН), или в отношении всех выплачиваемых доходов — законодатели не сделали.
Буквальное толкование Кодекса приводит к выводу, что предприниматель должен представлять 6-НДФЛ в отношении всех наемных работников (занятых как в деятельности, облагаемой в рамках общего режима налогообложения либо УСН, так и в деятельности, облагаемой в рамках ЕНВД/патента) в налоговый орган по месту учета в качестве плательщика ЕНВД (ПСН). Однако Минфин России толкует эту норму иначе: по месту регистрации «вмененщика» подается только расчет в отношении выплат наемным работникам, нанятым в целях осуществления такой деятельности. А по отношению к выплатам работникам, нанятым в целях осуществления деятельности, облагаемой в рамках иных режимов налогообложения либо занятых в нескольких видах деятельности одновременно, действуют общие правила и расчет сдается по месту жительства предпринимателя (письмо Минфина от 08.04.2016 № 03-04-05/20162).
Однако из формулировки п. 2 ст. 230 НК РФ такой вывод не следует, а п. 7 ст. 3 Кодекса требует толковать противоречия и неясности Кодекса в пользу налогоплательщика. Так что, на наш взгляд, наказать предпринимателя, представившего 6-НДФЛ в отношении выплат всем сотрудникам в ИФНС по месту учета «вмененной» (патентной) деятельности, нельзя.
Нулевые выплаты по зарплате
В мае при выплате зарплаты выяснилось, что сумма к выдаче сотруднику равна нулю. За ним еще осталась небольшая задолженность, поскольку он недавно вернулся из отпуска, а также у него были удержания по решению суда. Что вносить в 6-НДФЛ?
Датой фактического получения дохода по зарплате за май будет 31 число. На эту дату налоговый агент обязан исчислить НДФЛ по сумме начисленного дохода. А далее удержать исчисленную сумму при первой же фактической выплате дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ) и на следующий рабочий день перечислить ее в бюджет (п. 6 ст. 226, п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Соответственно, при заполнении расчета 6-НДФЛ в раздел 2 попадут следующие даты:
- по строке 100 — 31.05.2016;
- по строке 110 — дата первой после мая фактической выплаты любого дохода в денежной форме, в том числе аванса по зарплате;
- по строке 120 — первый рабочий день после даты, указанной в строке 110;
- по строке 130 — сумма начисленной зарплаты за май (до всех удержаний);
- по строке 140 — сумма удержанного с зарплаты за май НДФЛ.
Аналогичным образом заполняется расчет и в ситуации, когда по каким-то причинам аванс оказался больше или равен заработной плате, а значит, по окончании месяца сотруднику никаких выплат не производится. При этом по строке 130 указывается сумма аванса, которая и является базой для расчета налога за этот месяц.
Ошибки при заполнении строки 070
Одна из основных ошибок налоговых агентов, заполняющих Расчет — полагать, что показатели исчисленного и удержанного налога должны быть одинаковы, то есть строка 040 и 070 в 6-НДФЛ должны быть равны между собой. Действительно, показатели этих строк могут быть одинаковыми, если налог начислили и удержали в одном отчетном периоде, но также не будет ошибкой, если сумма удержанного в отчетном периоде НДФЛ отлична от исчисленного. Когда может возникнуть такая разница?
Чаще всего такое происходит при внесении данных в строку 070 формы 6-НДФЛ, когда зарплата, начисленная в одном квартале, выдается работникам в квартале следующем. Налог с зарплаты нужно удерживать непосредственно при ее выплате, поэтому в стр. 040 будет отражена исчисленная сумма налога, а в стр. 070 формы 6-НДФЛ будет указан «0» (письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8609).
С зарплаты за сентябрь НДФЛ в организации исчислен 30.09.16. Зарплата выплачена сотрудникам 05.10.2016. Как будет отражен удержанный НДФЛ по строке 070?
Нюанс 2: когда сумма НДФЛ по строке 070 равна налогу по строке 040
Данные, отражаемые в строке 070 6-НДФЛ и строке 040 (НДФЛ рассчитанный), совпадают крайне редко, поскольку основную часть выплат составляет зарплата, а она начисляется последним днем месяца (в т. ч. месяца, завершающего отчетный период), а выплачивается обычно в следующем месяце (который для месяца начисления, завершившего отчетный период, попадет уже в следующий квартал).
К примеру, отчет 6-НДФЛ за год в строке 040 содержит данные о зарплате, начисленной за декабрь. В строку же 070 рассчитанный с нее налог войдет только в момент выплаты зарплаты. Для декабрьского заработка это событие произойдет уже в следующем месяце — январе. Для 6-НДФЛ это уже другой отчетный период.
Суммы налога, отраженные по строкам 070 и 040, могут совпасть, если, например:
- заработок регулярно выдается работникам в последний день месяца, за который он начислен, при этом происходит совпадение дат начисления и выплаты дохода / исчисления, удержания и уплаты НДФЛ;
- в отчетном периоде выплачивались только доходы, начисляемые в момент выплаты, и ситуаций, вынуждающих к переносу дат на другой отчетный период, не возникло.
Об особенностях отражения в 6-НДФЛ авансов по зарплате, читайте в материале «Как правильно отразить аванс в форме 6-НДФЛ (нюансы)?».
Строка 070 6-НДФЛ: что туда входит
В 6-НДФЛ строка 070 — одна из последних в разделе 1 отчета. Как и остальные графы, она заполняется нарастающим итогом с начала года. Допустим, вам надо подготовить расчет за 2020 год (срок сдачи — не позднее 1 апреля, понедельник). Рассмотрим, как заполняется строка 070 (6-НДФЛ): что туда входит нарастающим итогом? В поле записывают величину денежных средств, удержанную работодателем (налоговым агентом) в течение года (с января по декабрь). Сумма удержанного налога в 6-НДФЛ — строка 070 за 4 квартал 2020 г. — общая сумма удержанного с физического лица подоходного налога в текущем году.
Это важно знать: НДФЛ с больничного листа по беременности и родам в 2020 году
Пример: строка 070 (6-НДФЛ) за 4 квартал 2020 нарастающим итогом. Образец актуален и для годовой отчетности за 2020 год, и для квартальной 2020 года.