Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бухгалтерия на аутсорсинге: кто подписывает ПУД?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Пункт 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает, что руководитель предприятия в зависимости от наличия объема работ имеет право «передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту». То есть Федеральный закон «О бухгалтерском учете» прямо дает разрешение на заключение договоров бухгалтерского аутсорсинга.
Понятие аутсорсинга в области бухгалтерского и налогового учета в действующем законодательстве
Налоговый кодекс, в свою очередь, в пп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ включает в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией, «расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями». То есть Налоговый кодекс подтверждает право налогоплательщиков заниматься бухгалтерией не самостоятельно, а посредством аутсорсинга.
Таким образом, передача на аутсорсинг функции ведения бухгалтерского и налогового учета организации является вполне законной бизнес-схемой.
Теперь разберемся, каким образом должны ставиться подписи на первичных документах, а также документах бухгалтерской и налоговой отчетности, в случае применения организацией бухгалтерского и налогового аутсорсинга.
Подписи на бухгалтерской отчетности
Согласно абз. 2 п. 5 ст. 13 Федерального закона «О бухгалтерском учете» бухгалтерская отчетность организаций, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем специализированной организации.
Таким образом, согласно формам бухгалтерской отчетности, утвержденным Приказом Минфина от 22 июля 2003 г. N 67н, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации (руководителем дочернего общества), а в графе «Главный бухгалтер» ставит подпись руководитель специализированной организации или лицо, специально на это уполномоченное.
Распределение подписи на бухгалтерской отчетности выглядит следующим образом:
- подпись руководителя ставит руководитель компании-заказчика или уполномоченное им лицо, которым может быть руководитель (или иной сотрудник) компании-аутсорсера;
- подпись главного бухгалтера ставит руководитель компании-аутсорсера или уполномоченное им лицо.
Как можно отметить, способ подписания бухгалтерской отчетности аналогичен способу подписания первичных документов.
Основные моменты при оформлении приказа
Как к информационной части документа, так и к его оформлению нет никаких особенных требований: документ можно печатать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Для приказа подходит как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4 формата.
Только одно условие нужно соблюдать неукоснительно: на документе должна стоять личная подпись директора организации или любого сотрудника, уполномоченного действовать от его имени в вопросе подписания такого рода бумаг (использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом недопустимо).
Проштамповывать бланк при помощи гербовой печати не обязательно, поскольку с 2021 года юридические лица имеют право применять в своей деятельности штемпельные изделия только в том случае, если эта норма закреплена в локальной документации фирмы.
Приказ обычно пишется в единственном оригинальном экземпляре и обязательно регистрируется в журнале учета внутренних документов.
После составления приказа нужно сделать несколько копий, которые следует предоставить в банковское учреждение, обслуживающее организацию, а также в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.
Когда директор вправе подписывать бумаги за главбуха
В законе о бухгалтерском учете указано, может ли генеральный директор подписывать за главного бухгалтера, — да, гендир вправе визировать документацию за главбуха (ч. 1 ст. 7 402-ФЗ). Руководитель организует ведение бухучета в учреждении и обладает правом подписи всех бумаг. Эти права не требуется дополнительно подтверждать документально.
Это подтверждает и законодательство об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. В нормативах закреплено, имеет ли право директор подписывать документы за главного бухгалтера, — да, гендир без доверенности действует от имени организации и в ее интересах (п. 2 ст. 69 208-ФЗ от 26.12.1995, п. 3 ст. 40 14-ФЗ от 08.02.1998). То есть единоличный исполнитель вправе издавать распоряжения и подписывать любую документацию организации, в том числе бухгалтерскую.
Гендиректор вправе расписываться на всех организационных бумагах. В Гражданском кодексе закреплено, может ли главбух подписывать документы за генерального, — не всегда (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Главный бухгалтер имеет возможность расписаться в счете-фактуре по доверенности или приказу о наделении правом подписи. А вот финансовые и расчетные документы главбух подписывать не вправе — ему доступна только вторая подпись. Платежные поручения и расчетные бумаги первым визирует только гендиректор (Инструкция ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006, письмо Ассоциации российских банков №А-02/5-245 от 14.05.2007, письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007).
Когда придется узаконить
В 402-ФЗ указано, нужен ли приказ, чтобы генеральный директор подписал за главного бухгалтера, — нет, если гендир или ИП самостоятельно ведет бухучет в организации. Если же по штатному расписанию предусмотрена должность главного бухгалтера и он работает в учреждении, то право на вторую подпись принадлежит финансовому специалисту. В этом случае на документах необходимо ставить две подписи.
В первую очередь это касается счетов-фактур и товарных накладных. Если организация претендует на налоговый вычет по НДС, она представляет в налоговую инспекцию оригиналы счетов-фактур с выделенным налогом (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина №03-07-09/42854 от 27.08.2014). Их подписывают и гендиректор, и главбух. Если директор подписал счет-фактуру за главного бухгалтера при его фактическом наличии в учреждении, налоговики направят запрос на разъяснения. Правомерность визирования подтвердит распоряжение о наделении правом подписи.
Есть и другая ситуация, когда гендиректор фактически выполняет функции бухгалтера. В таком случае при двух одинаковых визах в счете-фактуре у налоговиков нет причин отказать в вычете (постановление ФАС Северо-Кавказского округа №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009).
Как сдавать отчеты через аутсорсера — ликбез для бухгалтеров и их клиентов
Тут ответ однозначный, учет в вашей компании может вести штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе, ответственность за качество учета всегда лежит на генеральном директоре или индивидуальном предпринимателе.
Если говорить о возможностях взыскать материальный ущерб за допущенные ошибки, то это почти невозможно сделать со штатным бухгалтером, аутсорсер обычно работает в рамках Гражданского законодательства, поэтому привлекать его к ответственности можно через суд.
Кроме того, любая уважающая себя бухгалтерская компания страхует свою профессиональную ответственность на серьезные суммы. И в этом несомненное преимущество аутсорсинга бухгалтерии перед штатным бухгалтером.
Передать бухгалтерию на аутсорсинг проще всего индивидуальным предпринимателям и организациям, которые осуществляют незначительные объемы сделок и различных операций.
Аутсорсинг не подойдет компаниям со специфическими требованиями к учету или для компаний, в которых руководитель привык видеть сотрудника на рабочем месте, в постоянном доступе для решения текущих вопросов — от покупки канцелярии до участия в выездной проверке. Хотя и таким клиентам аутсорсер готов оказывать услуги — просто стоить они будут гораздо дороже.
Перейти на удаленную бухгалтерию очень просто — нужно найти бухгалтерскую компанию или индивидуального бухгалтера, заключить с ним договор на ведение учета и приступить к работе. Сегодня компании предлагают несколько вариантов аутсорсинга:
- Полный аутсорсинг — полное ведение бухгалтерского и налогового учета, расчет заработной платы, кадровый учет;
- Выборочный аутсорсинг — частичная передача функций бухгалтерии на внештатных сотрудников. Самыми популярными являются — расчет зарплаты, ведение первичной документации, кассовое обслуживание и т.д.
- Главный бухгалтер на аутсорсинге — одна из наиболее востребованных услуг у компаний малого бизнеса, особенно, если компания активно растет, имеет сложный учет, но не может пока конкурировать за высококвалифицированные кадры.
- Обратите внимание на репутацию и известность бухгалтерской компании;
- Внимательно ознакомьтесь с условиями договора;
- Уточните, есть ли тестовый период ведения учета, чтобы выявить недостатки в сотрудничестве;
- Попросите провести экспресс-аудит вашей организации, хороший бухгалтер быстро увидит реальное состояние дел;
- Узнайте сможет ли компания представлять ваши интересы в налоговых и иных инстанциях;
- Поймите, как формируется счет за оказание бухгалтерских услуг;
- Узнайте, может ли бухгалтер вести учет в онлайн бухгалтерии и предоставить вам доступ к ней.
Совет аутсорсерам: всегда предлагайте своим клиентам пробный период перед заключением основного договора, никогда не скрывайте как вы формируете цены на свои услуги и предложите перед заключением договора провести консультацию, чтобы быть в курсе дел компании и заодно, помочь определиться с пакетом услуг, который подойдет для клиента.
В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации и руководителем специализированной организации (централизованной бухгалтерии) либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет (п. 17 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», п. 38 Положения N 34н).
При этом полномочия на подписание бухгалтерской отчетности могут содержаться как в договоре на оказание услуг, так в отдельной доверенности.
Для начала отметим, что Закон N 402-ФЗ, в отличие от действовавшего до него Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ), не содержит положений, устанавливающих, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ч. 3 п. 3 ст. 7 Закона N 129-ФЗ).
Согласно ст. 26 НК РФ налогоплательщик может участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, через уполномоченного представителя. Таким представителем может являться и специализированная организация.
Уполномоченный представитель налогоплательщика (налогового агента) — организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ, если иное не предусмотрено НК РФ (ст. 27, п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57).
По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?
Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.
Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:
- правильность регламентированного учета налогов;
- своевремен��ое перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
- обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).
Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст. 779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка. Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.
Подпись главного бухгалтера при аутсорсинге
Документооборот в любой компании должен быть четко структурированным, регламентированным. Причем касается это как внутреннего обмена документами, так и внешнего. И если в первом случае с регламентацией можно повременить, то во втором без нее не обойтись.
Регламент позволяет минимизировать ряд актуальных рисков:
-
несвоевременную передачу документов аутсорсеру со всеми вытекающими последствиями (вплоть до получения налоговых штрафов);
-
потерю документов на пути следования от заказчика к исполнителю и обратно;
-
сложности поиска нужных документов в номенклатурной базе (с обеих сторон!);
-
отсутствие возможности установления взаимосвязей между документами в рамках истории конкретной сделки
-
и многие другие.
Регламентация документооборота, во-первых, дисциплинирует его участников, а во-вторых, является необходимым условием автоматизации ряда бизнес-процессов. Кроме того, она обеспечивает существенную экономию времени на передачу, получение, поиск, экспертизу документов.
Если вы планируете сотрудничать с профильным, крупным, опытным аутсорсером, скорее всего, регламентация документооборота будет предложена исполнителем. И новой компании имеет смысл ее принять, поскольку это существенно сэкономит время и ресурсы на разработку собственного регламента. Если вы передаете на аутсорсинг бухгалтерию функционирующей бизнес-структуры со своим регламентированным документооборотом, придется адаптировать регламент. Это рационально и не так сложно, как может показаться.
Итак, с чего же начинается регламент? Правильно, с разработки форм первичной документации. Если у вас новая компания, создание таких форм очень актуально. Кстати, эту функцию вы можете передать на аутсорсинг. Если первичка давно сформирована, закажите экспертизу документов аутсорсеру. Специалисты проверят формы на предмет соответствия требованиям действующего законодательства.
Второй важный этап регламентации – построение системы согласования, утверждения документов. Следует отметить, что при работе с аутсорсером рационально стремиться к минимизации этапов согласования. Это существенно упростит сотрудничество, оптимизирует процесс передачи и получения документов.
Третий аспект регламентации, требующий особого внимания, – сроки. Они должны быть определены четко, однозначно. Фиксируются сроки передачи документов в договоре или дополнительном соглашении. Причем обратите внимание на то, что устанавливать нужно не только сроки передачи документов аутсорсеру, но и сроки возврата таковых.
Когда документооборот из бумажной регламентной плоскости переходит непосредственно в практическую, возникает логичный вопрос: как организовать обмен документами, чтобы он был максимально удобным для обеих сторон, безопасным? Здесь возможно несколько вариантов:
-
заказчик самостоятельно передает аутсорсеру документы на бумажных носителях;
-
представитель аутсорсера в определенные сроки забирает из офиса заказчика первичную документацию, необходимую для ведения учета, составления отчетности;
-
документооборот автоматизируется, переводится в электронный формат.
Последний способ становится все более популярным. Он позволяет оптимизировать процесс формирования, регистрации, передачи, получения документов. Также ЭДО минимизирует риск потери документов, как это часто бывает с бумажными образцами.
Независимо от того, каким способом передаются документы заказчиком аутсорсеру и обратно, рекомендуется использовать дополнительные бланки – реестры. Фактически они представляют собой описи передаваемых документов. Наличие реестра оптимизирует процесс проверки, регистрации переданных, полученных образцов. Если вы передаете бумажную первичку, оформляйте акт приема-передачи.
Что касается выбора формата организации документооборота, это вопрос индивидуальный. Он обсуждается при заключении договора на бухгалтерское сопровождение.
Документооборот между компанией-заказчиком и аутсорсером предусматривает не только обработку данных, создание документов, но и их хранение. Причем оно должно быть максимально безопасным. Если речь идет об электронных документах, хранение может быть организовано:
-
заказчиком;
-
исполнителем;
-
с использованием облачного сервиса и предоставлением доступа к нему определенным лицам.
Электронные базы удобно передавать на хранение аутсорсеру. Но в целях безопасности лучше хранить у себя архивы. Обновлять базы рационально раз в месяц.
Что касается бумажной документации, ее хранение – тоже вопрос обсуждаемый. Практика показывает, что многие заказчики опасаются передавать певичку на хранение аутсорсеру, поскольку расценивают это как потерю контроля над документооборотом. Такая ситуация для вас актуальна? Договоритесь с исполнителем о возврате документов в определенные сроки.
Бухгалтерия на удалёнке
Реалии текущего времени. В 2020 году большое количество компаний и ИП были вынуждены переводить своих бухгалтеров на дистанционную работу. Многие теперь склоняются к решению частично или полностью сохранить такой подход к организации бухгалтерии. Для этого уже есть и законодательная база — внесены соответствующие изменения в ТК РФ.
Частных бухгалтеров можно привлечь и по гражданско-правовому договору. Но здесь много рисков — они общие для всех фрилансеров.
Пока ещё трудно оценить в масштабах всего рынка бухгалтерских услуг, насколько работа дистанционных бухгалтеров эффективнее, чем на рабочем месте в офисе или работа бухгалтерии на аутсорсинге. Оценка делается индивидуально — на уровне конкретного бизнеса. Но использование электронного документооборота позволяет сделать бухгалтерию на удалёнке альтернативой штатной бухгалтерии на базе компании. Может быть она и альтернативой бухгалтерскому аутсорсингу. Однако в данном случае трудно полностью контролировать работу бухгалтеров, всё равно нужен специалист в штате, который бы курировал все вопросы и нёс ответственность за результаты работы, её качество и своевременность.
Возможность выбора из разных вариантов — главное преимущество сегодняшнего развития рынка бухгалтерских услуг, которое усиливается развитием электронного документооборота.
Не стоит искать универсальный вариант. Выберите то, что подходит именно вам.
Например, ИП без работников на УСН нет никакой необходимости формировать штат бухгалтеров. Первичный учёт можно вести самому — для этого есть много программ и сервисов. Можно использовать услуги оператора ЭДО или привлечь для этого аутсорсера. Составить раз в год декларацию — тоже не проблема, для этого можно разово привлечь удалённого бухгалтера.
Предпринимателям и компаниям, которым нужно вести бухгалтерский учёт, у которых есть работники, но при этом бизнес небольшой или среднего масштаба, можно ограничиться услугами аутсорсинговых бухгалтерских фирм. Если при этом есть желание иметь в штате своего бухгалтера — оставить только главного бухгалтера, который будет контролировать все процессы.
Это лишь несколько аспектов, на которые должен обратить внимание бухгалтер, проводя экспертизу договора. Таким образом, ответ на вопрос, нуждается ли договор в визировании главным бухгалтером, отпадает сам собой. Безусловно, для компании и ее финансового благополучия к формированию договора важно привлекать главного бухгалтера.
При этом необходимо отличать визирование договора от его подписания. Первое действие в отличие от второго не придает договору юридическую силу. Иными словами, договор не может вступить в силу, если он подписан только бухгалтером и не подписан директором. Значение визы бухгалтера состоит в том, что он проверил текст документа (или его определенной части) на соответствие нормам законодательства о налогах и сборах и бухгалтерском учете.
Берем под контроль существенные моменты
Если организация применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС, при заключении договоров необходимо учитывать, какую систему налогообложения применяет партнер. Этот момент необходимо анализировать при заключении договоров с организациями-поставщиками товаров, работ, услуг по следующей причине. В соответствии с пунктом 1 статьи 171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 166 НК РФ, на установленные статьей 171 НК РФ налоговые вычеты. В соответствии с пунктом 2 данной статьи вычетам подлежат, в частности, суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретении товаров (работ, услуг) на территории России при условии, что товары, работы или услуги приобретаются для осуществления операций, признаваемых объектами обложения по НДС, либо для перепродажи.
Визирование договоров главным бухгалтером не является обязательным условием, но желательно с точки зрения повышения эффективности бизнеса и снижения риска налоговых последствий.
Следовательно, чем больше у предприятия организаций-поставщиков, которые являются плательщиками НДС, тем больше сумма вычетов по налогу, и тем меньшим цифрам равна общая сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.
Если поставщик применяет специальную систему налогообложения, например, упрощенную систему или систему налогообложения в виде ЕНВД, он, как известно, не является плательщиком НДС. Следовательно, такой контрагент не предъявляет НДС, а покупатель не платит налог поставщику и не отражает в учете суммы НДС, которые можно было бы предъявить к вычету (и уменьшить, таким образом, платежи, подлежащие уплате в бюджет).
Выходит, что если организация-покупатель является плательщиком НДС, при выборе поставщика ей следует заключать договоры с теми, кто также является плательщиком НДС. Если же контрагент освобожден от уплаты НДС или применяет один из специальных режимов, о налоговом вычете можно забыть.
Кроме того, следует обращать внимание на даты. В договоре должно быть прописано, какими документами будет оформлено исполнение обязательства. Для бухгалтера в этом случае будет существенной дата подписания такого документа, ведь только тогда некоторые доходы и расходы можно признать. Это относится к некоторым видам внереализационых доходов, учитываемых по методу начисления (п. 4 ст. 271 НК РФ).
Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг?
Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации – довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо – представитель аутсорсинговой компании.
Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (из-за подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам налоговыми органами). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечено по ст.
Пошаговая инструкция по передаче дел при смене главного бухгалтера
- халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
- допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
- утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
- несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.
Непродуманный порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера может иметь негативные последствия. Важно учесть все нюансы вашего бизнеса, так как в законодательстве не прописано, как должны быть организованы прием и передача дел при смене главного бухгалтера. В статье вы найдете пошаговую инструкцию и советы, как все провести грамотно и где подстраховка будет нелишней, а также образцы документов, необходимых при передаче дел. Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства.
Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.
- все виды внешней и внутренней отчетности (из неочевидных можно назвать, например, статистическую, также вполне может присутствовать в списке и управленческая отчетность);
- локальные нормативные акты, включая учетную политику, если главный бухгалтер хранил у себя необходимые для работы бухгалтерии оригиналы, подписанные генеральным директором;
- ключи от сейфов;
- е-токены, рутокены и другие носители информации, если именно на них записаны сертификаты ключей ЭЦП для банка, налоговой и других нужд (вполне возможно, что ключи записаны непосредственно на компьютер главного бухгалтера);
- бумажные носители переписки с контролирующими органами (например, акты сверки с подписями представителей налоговой инспекции).
Коротко о сути вопроса
Аутсорсинг (от англ. out source — внешний источник) — передача сторонней фирме функций, не относящихся напрямую к основному бизнесу. Чаще всего к аутсорсингу прибегают, когда речь заходит об обеспечении функционирования офиса, поддержке работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, безопасности и рекламных услугах.
Это известный и часто практикуемый способ оптимизации деятельности предприятия. Чего делать категорически не стоит, так это передавать на аутсорсинг те процессы, которые обеспечивают ваше лидерство на рынке.
Переход на аутсорсинг бухгалтерии можно отнести к одной из сложнейших форм передачи бизнес-процессов, ведь речь идет о деньгах. Он требует тщательной подготовки.
Заказчиками полного аутсорсинга часто выступают собственники бизнеса либо директора. Услуги по частичному аутсорсингу в основном заказывают главбухи, желая делегировать часть своих обязательств. Происходит это по таким причинам:
-
желание отстраниться от решения рутинных задач, сосредоточившись на решении более сложных бизнес-задач на уровне финдиректора;
-
отсутствует время и желание заниматься поисками, обучением, мотивированием новых работников;
-
использование новейших технологических инструментов, на реализацию которых отсутствуют финансы и время;
-
желание отдать на аутсорсинг сложные участки с высокой степенью риска;
-
постоянная связь с экспертом, который даст бесплатную консультацию по самому сложному вопросу, касательно бухучета.
В каждой бухгалтерском отделе имеются участки, требующие затрат времени и сил, при этом для их ведения квалификация главбуха не нужна. Передача таких задач на аутсорсинг будет отличным решением. Зачастую внешнему бухгалтеру делегируют следующие обязанности:
-
начисление заработной платы, налогов и взносов на нее;
-
работа с арендаторами (услуга пользуется спросом у юрлиц с множеством магазинов либо офисов);
-
ведение кассовых операций (для предприятий розничной торговли);
-
работа с первичкой для организаций, которые подлежат обязательному аудиту либо сталкиваются с частными налоговыми проверками.
Бухгалтерский консалтинг
Многосторонняя экспертная поддержка хозяйствующего субъекта – неотъемлемая составляющая аутсорсинга бухучета. У компании может возникнуть масса вопросы, касающихся бухгалтерии, налогового учета, валютного контроля, трудовых отношений и так далее.
Чтобы привлечь клиента каждая аутсорсинговая фирма будет уверять, что экспертная поддержка входит в пакет услуг. Но на практике выясняется обратное, что объясняется недостатком экспертов и многосторонних навыков. Понять, что выбор аутсорсера сделан правильно, можно еще при первой встрече, до подписания договора. Если эксперты стараются активно вам помочь, хотят разобраться в обстановке на вашей фирме, отвечают на все вопросы, то это отличный знак. Но стоит уточнить, имеются ли у провайдера ограничения в объемах экспертной поддержки.
Эксперты компании Самитов Консалтинг оповещают своих клиентов обо всех изменениях в законодательстве, которые способны повлиять на бизнес. Мы высылаем не просто новостную вырезку, наши специалисты подают материал, оцифровывая налоговые и бизнес-риски, и делая экспертные выводы.
Возьмем за основу среднее предприятия железнодорожной отрасли, общая численность работников составляет 2,5 тыс. человек, из них численность бухгалтерской службы – 23 человека. На предприятии действует коллективный договор, в рамках которого сотрудникам полагается ряд выплат, сверх установленных законодательством РФ.
|
Наименование показателя |
Общая величина |
В расчете на 1 бухгалтера |
|
Среднесписочная численность бухгалтерской службы, человек |
23 |
1 |
|
ФОТ списочного состава, в рублях |
676 000 |
29 391 |
|
Страховые взносы и взносы от несчастных случаев по профзаболеваниям, в рублях (ставка – 30,2%) |
204 152 |
8 876 |
|
Выплаты по больничным листам (первые дни 3 дня за счет средств работодателя) |
45 700 |
1 987 |
|
Амортизация (в доле помещения, занимаемой бухгалтерской службой) |
2 400 |
104 |
|
Материалы, канцелярия |
6 000 |
261 |
|
Электроэнергия |
3 100 |
135 |
|
Отопление, ГВС |
2 200 |
96 |
|
Программа «Консультант», СКБ «Контур» (электронная отправка отчетности) |
15 200,00 |
661 |
|
Услуги связи, почтовые услуги |
1 450 |
63 |
|
Обучение (семинар) |
5 000 |
217 |
|
программное обеспечение |
30 000,00 |
1 304 |
|
обслуживание оргтехники |
1000,00 |
43 |
|
Выплаты социального характера, в т.ч.: |
27 020 |
1 175 |
|
-добровольное медицинское страхование |
7520 |
327 |
|
-ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 3-х лет, сверхустановленного законодательством РФ (по коллективному договору) |
15 000 |
652 |
|
-материальная помощь при уходе в отпуск |
4 500 |
196 |
|
ИТОГО: |
1 019 222 |
44 314 |