Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления первичных бухгалтерских документов в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.
Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 23 и пунктом 2 части 1 статьи 28 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 50, ст. 7344; 2019, № 30, ст. 4149), подпунктом 5.2.21(1) пункта 5.2 Положения о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. № 329 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 31, ст. 3258; 2020, № 6, ст. 698), программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2019 -2021 гг., утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 5 июня 2019 г. № 83н (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 27 июня 2019 г., регистрационный № 55062), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее — Стандарт).
2. Установить, что Стандарт применяется с 1 января 2022 года. Организация может принять решение о применении настоящего Стандарта до указанного срока.
Документооборот первичных документов
Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:
- оформление первичного документа;
- передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
- текущее хранение и последующая передача документа в архив.
Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».
Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:
- приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».
При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.
Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.
Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?
В первичном учетном документе исправления допускаются.
Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.
6 типичных ошибок в первичной документации:
- Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
- Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
- Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
- Ошибки в расчетах.
- Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
- Неправильное исправление ошибок в первичных документах.
Как настроить в программе отчеты по проблемным первичным документам
Когда пользователь привяжет к каждому контрагенту конкретного ответственного сотрудника, можно создавать отчеты по проблемной первичной документации. К примеру, этот момент относится к документам, по которым не поступили оригиналы или которые оформлены с нарушением требований законодательства. В сформированном отчете будут указываться сотрудники, которые несут ответственность за работу с конкретным контрагентом.
Чтобы создать список, нужно зайти в перечень документов на поступление через раздел «Покупки», потом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Далее нужно нажать команду «Еще» и затем «Настроить список».
Когда откроется форма настроек, во вкладке «Отбор» пользователь ставит отбор по документам, по которым нет оригиналов:
- левая часть — выбирается графа «Оригинал» и нажимается кнопка «Выбрать»;
- правая часть — в появившейся строке в графе «Вид сравнения» ставится значение «Равно», в графе «Значение» указывается «Нет».
Правила заполнения первичной документации
Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:
- В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
- Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
- «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
- Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
- Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.
Как хранить бухгалтерские документы
В общем случае бумажные и электронные бухгалтерские документы следует хранить в виде подлинников (п. 23 ФСБУ 27/2021). Другие варианты допускаются только в особых ситуациях.
Например, при восстановлении бухучета бизнесмен может запросить у контрагентов дубликаты утраченных документов и далее хранить их.
Место хранения бумажных бухгалтерских документов и баз данных с электронными документами в общем случае — территория РФ. Но если бизнесмен работает и за пределами РФ, то, с учетом требований законов конкретной страны, он должен обеспечить параллельное хранение документов в месте ведения деятельности (п. 25 ФСБУ 27/2021).
Хранить документ нужно в том формате (бумажном или электронном) в котором он был составлен первоначально (п. 24 ФСБУ 27/2021). Нельзя переводить бумажный документ в электронный формат для хранения или распечатывать электронный с той же целью.
Конечно, сама по себе «оцифровка» или распечатка бухгалтерских документов, например, для отправки контрагенту или создания резервной копии, не запрещена. Но юридическую силу будет иметь только тот документ, который хранится в первоначальном формате.
Порядок доступа к бухгалтерским документам устанавливает руководитель организации. О каждом факте такого доступа следует сообщить главбуху или иному лицу, которое ведет бухучет в компании (п. 26 ФСБУ 27/2021).
Бухгалтерские услуги в Минске
Компания УП «Бухгалтерия» оказывает бухгалтерские услуги в Минске на аутсорсинге уже почти 20 лет. В нашем штате подобраны исключительно квалифицированные специалисты, имеющие высшее образование, постоянно повышающие свой профессиональный уровень и следящие за изменениями в бухгалтерском и налоговом учете Республики Беларусь.
Аутсорсинговые услуги – это востребованный тип услуг не только среди ИП, но также и среди крупных компаний, которые стремятся снять нагрузку с собственных штатных сотрудников и передают определенный участок бухгалтерских операций сторонним работникам. Благодаря опыту западноевропейских стран, известно, что бухгалтерские услуги, оказываемые по аутсорсингу, наилучшим образом отражаются на развитии бизнеса небольших масштабов, так как позволяют предпринимателю полностью сконцентрироваться на собственном деле.
Бухгалтерские услуги на аутсорсинге – это возможность передать ответственной компании функции ведения учета, а также обязанности по сдаче налоговой отчетности. Такое решение минимизирует налоговые нагрузки, а так же выводит работу с налоговыми органами на новый уровень.
Если вы ищете, где заказать бухгалтерские услуги в Минске – наша компания гарантирует профессиональную ответственность в работе, а также максимальную конфиденциальность вашей информации.
Электронные документы и регистры
Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:
| Код формы | Наименование формы | Для каких целей применяется, комментарии |
|---|---|---|
| 0504512 | Решение о командировании на территории РФ. | Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку на территории РФ и расчёта размера командировочных расходов. |
| 0504513 | Изменение Решения о командировании на территории РФ. | Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчёта размера командировочных расходов по ранее утверждённому Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки. |
| 0504515 | Решение о командировании на территорию иностранного государства. | Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчёта размера командировочных расходов. |
| 0504516 | Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства. | Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515). |
| 0504517 | Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей. | Для формирования расчёта суммы компенсации работникам — «северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/подотчётным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов. |
| 0504518 | Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма. | Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчётное лицо товаров, работ, услуг малого объёма для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчётный сотрудник. |
| 0504520 | Отчёт о расходах подотчётного лица. | Применяется для учёта расходов с подотчётными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф. 0504512, ф. 0504513, ф. 0504515, ф. 0504516, ф. 0504517, ф. 0504518). |
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
- 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
- 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».
В законодательстве о ведении бухучета отсутствуют четкие правила, которыми регламентируется порядок повторного составления документации при ее утрате. В некоторых других отраслевых нормативных актах также определяются только периоды хранения бумаг. В связи с тем, что в законодательстве не установлено, что именно необходимо делать компании при утрате по независящим от нее причинам первичных документов, в письме УМНС даны следующие рекомендации:
- Назначить распоряжением комиссию, уполномоченную на проведение внутреннего расследования причин гибели, пропажи бумаг. При необходимости в ее состав следует пригласить представителей государственного пожнадзора, следственных органов и охраны.
- Предпринять допустимые законом меры по восстановлению тех документов, которые подлежат обновлению и хранению на протяжении установленных сроков. К примеру, копии выписок по движению по счетам денежных средств можно получить в обслуживающих банковских компаниях, у контрагентов можно запросить накладные, акты, договоры и так далее.
Особенности для госорганов
О том, что для госорганов и органов местного самоуправления ГОСТ Р 7.0.97-2016 является обязательным, мы уже сказали (в силу приказа Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»).
В 2018 году Росархивом еще была разработана Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, требования к оформлению даты в которой аналогичны ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Некоторые особенности имеют способы оформления даты в федеральных законах и федеральных конституционных законах, а также в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации. В утвержденных приказом Росархива от 24.12.2020 № 199 Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах и органах местного самоуправления указано, что при оформлении проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации дата проставляется ниже реквизита подпись словесно-цифровым способом. В данных документах после указания года слово «года» пишется полностью: 22 апреля 2020 года или 3 сентября 2020 года.
С 8 сентября 2020 года Минфин России вводит новые формы «первички» и регистров бухучета
Важными новшествами считают введение нового вида типовых форм для учета электронной документации. Среди них:
| Код формы | Наименование формы | Для каких целей применяется, комментарии |
|---|---|---|
| 0504512 | Решение о командировании на территории РФ | Для направления работника / подотчетного лица в служебную командировку на территории РФ и расчета размера командировочных расходов |
| 0504513 | Изменение Решения о командировании на территории РФ | Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчета размера командировочных расходов по ранее утвержденному Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки |
| 0504515 | Решение о командировании на территорию иностранного государства | Для направления работника/ подотчетного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчета размера командировочных расходов |
| 0504516 | Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства | Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515) |
| 0504517 | Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей | Для формирования расчета суммы компенсации работникам –»северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/ подотчетным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов |
| 0504518 | Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема | Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчетное лицо товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчетный сотрудник. |
| 0504520 | Отчет о расходах подотчетного лица | Применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф.ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518) |
Важно понимать, что данные нормы являются абсолютно новыми, однако подобного рода документы применялись и ранее. К примеру, решение о командировании будет заменять кадровые приказы с согласованиями, которые составляют на сегодняшний день в бумажном виде во время отправления сотрудников в командировку. Раньше также приходилось обосновывать малые объемы закупок в учреждениях, однако делали это в определенном порядке.
Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.
Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.