Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы уполномоченное лицо фирмы смогло официально визировать бумаги, требуется оформить доверенность на право печати и подписи документации. Без нее подтверждение производится только уполномоченным должностным лицом (директором, генеральным директором). Если известно, что у руководителя нет возможности самостоятельно поставить отметку, заранее оформляется письменное уполномочие.
Допускается использование готовых бланков и образцов для разового применения или разработки собственных форм. При самостоятельном составлении важно отобразить всю необходимую информацию. На практике доверенность на подписание документов от имени юридического лица включает в себя:
- название документа, номер, присвоенный во внутреннем документообороте предприятия;
- место, где было составлено письменное уполномочие. Указывается город или иной населенный пункт, без полного адреса организации;
- реквизиты доверителя. В его качестве выступает юридическое лицо, рекомендуется указать:
- название фирмы;
- ОГРН;
- КПП;
- ИНН;
- адрес.
Передача полномочий на общение с ФНС
Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.
На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
На кого может быть оформлена доверенность на право подписи документов
Для оформления определенных хозяйственных операций, которые осуществляет фирма, предусмотрен пакет оправдательной документации. Наличие данного пакета позволяет вести и грамотно оформлять бухгалтерский учет. Бумаги, входящие в вышеназванный пакет, принято называть «первичной учетной документацией».
Юридическая сила данных бумаг подтверждается подписью должностного лица, уполномоченного на осуществление данных процедур. Организационная и распорядительная документация и учетная политика предприятия определяет перечень таких лиц.
Часто сама должность, занимаемая сотрудником, предопределяет спектр его полномочий. В иных случаях эти полномочия должны быть определены и ратифицированы соответствующим приказом или надлежащим образом оформленной доверенностью.
Лицо, которое обладает единоличной исполнительной властью, т.е. руководитель предприятия, имеет преимущественное право подписи деловых бумаг, относящихся к категории первичной документации. Это право закреплено инструкцией Банка России от 30.05.2014 N 153-И.
Бухгалтер, осуществляющий бухгалтерский учет, обладает правом второй подписи. Соответствующим приказом или письменным распоряжением руководитель может произвести делегирование прав и полномочий другому работнику компании.
Принципиальная разница между приказом, делегирующим полномочия и доверенностью на право подписи заключается в том, что приказ должен быть оформлен на конкретное должностное лицо и срок его действия распространяется на весть период действия трудового договора. В свою очередь, доверенность может быть оформлена на любого сотрудника, не зависимо от той должности, которую он занимает и срок действия данного документа будет ограничен.
Важно четко понимать, что право первой и второй подписи не может принадлежать одному должностному лицу. Если генеральный директор доверяет главному бухгалтеру право первой подписи, то данное действие будет противозаконным.
Доверенность или приказ?
Нередко возникает вопрос: какой из этих двух форматов лучше выбрать для передачи полномочий?
Строго говоря, приказ является внутренним документом организации, и полномочия, предоставленные им, распространяются только на ее сотрудников.
Поэтому формат приказа целесообразно выбирать, если предполагается доверить сотруднику подписание только внутренних документов. Если же документы будут передаваться внешним пользователям (отгрузочные накладные, счета-фактуры и т. п.), то лучше использовать формат доверенности.
Хотя, например, с точки зрения Налогового кодекса для передачи полномочий по подписанию счетов-фактур эти документы являются равноценными (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Однозначно в формате доверенности следует передавать полномочия лицам, не состоящим в штате компании (например, сотрудникам аутсорсинговой фирмы, ведущей бухгалтерское обслуживание).
Кто может выступать доверенным лицом
Перечень лиц, которым доверяется подписание бухгалтерских документов, указывается в Положении об учетной политике предприятия, либо в отдельном распорядительном приказе, изданным руководителем. Доверенным лицом может стать организация, предприниматель, частное лицо.
В документе должна быть заполнена строка, определяющая возможность передачи исполнительных функций – «с правом передоверия» или «без права передоверия». В первом случае доверенное лицо имеет право поручать выполнение действий другим лицам, во втором – не имеет.
Доверенность тщательно проверяется третьими лицами и представителями ФНС в период проведения проверки. При наличии ошибок в составлении, а также исправлений и недостоверных сведений документ признается недействительным.
Основные особенности доверенности на право подписи
Принято, чтобы данная доверенность была подтверждена нотариусом. Обычно она используется для получения товара, оборудования, других ценностей, передаваемых между компаниями-партнерами. Но при определенных обстоятельствах без посещения нотариуса не обойтись. Например, такая необходимость появляется в том случае, когда представитель планирует посещать полицию, суд, различные бюджетные заведения. Иногда организация просит руководителя составить именно нотариальную доверенность. Это бывает, когда директор фирмы лично не может явиться, а его представитель будет принимать участие в совершении сделки на достаточно крупную сумму.
Что касается правил заполнения, то здесь можно использовать шаблон, утвержденный руководителем компании, или просто составить документ на листе бумаги. Также здесь можно использовать компьютерный набор, или заполнение документа вручную. Независимо от того, какой вариант был выбран, здесь необходим живой автограф управленца. Не стоит забывать, чем больше полномочий у поверенного, тем больше указывается информации.
На кого может быть оформлена доверенность на право подписи документов
Для оформления определенных хозяйственных операций, которые осуществляет фирма, предусмотрен пакет оправдательной документации. Наличие данного пакета позволяет вести и грамотно оформлять бухгалтерский учет. Бумаги, входящие в вышеназванный пакет, принято называть «первичной учетной документацией».
Юридическая сила данных бумаг подтверждается подписью должностного лица, уполномоченного на осуществление данных процедур. Организационная и распорядительная документация и учетная политика предприятия определяет перечень таких лиц.
Часто сама должность, занимаемая сотрудником, предопределяет спектр его полномочий. В иных случаях эти полномочия должны быть определены и ратифицированы соответствующим приказом или надлежащим образом оформленной доверенностью.
Лицо, которое обладает единоличной исполнительной властью, т.е. руководитель предприятия, имеет преимущественное право подписи деловых бумаг, относящихся к категории первичной документации. Это право закреплено инструкцией Банка России от 30.05.2014 N 153-И.
Бухгалтер, осуществляющий бухгалтерский учет, обладает правом второй подписи. Соответствующим приказом или письменным распоряжением руководитель может произвести делегирование прав и полномочий другому работнику компании.
Принципиальная разница между приказом, делегирующим полномочия и доверенностью на право подписи заключается в том, что приказ должен быть оформлен на конкретное должностное лицо и срок его действия распространяется на весть период действия трудового договора. В свою очередь, доверенность может быть оформлена на любого сотрудника, не зависимо от той должности, которую он занимает и срок действия данного документа будет ограничен.
Важно четко понимать, что право первой и второй подписи не может принадлежать одному должностному лицу. Если генеральный директор доверяет главному бухгалтеру право первой подписи, то данное действие будет противозаконным.
Кто и в каких случаях выписывает доверенность?
Генеральный директор общества обладает правом первой подписи. Руководитель действует, опираясь на положения устава. Оформлять его полномочия дополнительно не нужно (ст. 40 закона 14-ФЗ от 08.02.98). Такую точку зрения подтвердил Верховный Суд России в постановлении № 25 от 25.06.15. Поскольку в учредительном документе не указываются персональные данные топ-менеджера, подтверждением статуса является выписка из ЕГРЮЛ.
Уставом хозяйственного общества может предусматриваться альтернативный механизм. Правом подписывать документы и выступать от имени компании без дополнительных удостоверений учредители наделяют нескольких топ-менеджеров. В этом случае информация о каждом руководителе вносится в государственный реестр. Принцип множественности директоров закреплен статьей 53 ГК РФ.
Важные разъяснения по поводу права первой подписи дал Центробанк России в инструкции № 28-И от 14.09.06. Регулятор указал, кто еще в компании имеет полномочия на удостоверение документов. Таким должностным лицом признали главного бухгалтера фирмы. Впоследствии инструкция утратила силу в связи с изданием правил № 153-И. Однако, подход не изменился.
Отсутствие упоминаний об иных сотрудниках в нормативных актах не ограничивает общество в выборе представителя. Выдача доверенности может осуществляться по усмотрению директора. Правом подписи деловых документов допускается наделять любого дееспособного человека. Отсутствие требований к опыту, трудоустройству, образованию позволяет делегировать функции практически кому угодно. На практике таковым становятся инспекторы по кадрам, юристы, кассиры, заведующие складами, секретари.
Обратите внимание! В статье 185 ГК РФ упоминается о присвоении статуса «лицу». Уточнений законодатель не делает. Полномочия могут получать как физические, так и юридические лица.
Основные особенности доверенности на право подписи
Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).
Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.
Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).
Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.
Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.
Требования к поверенному
Человек, на которого возложены конкретные полномочия, обязан выполнить действия, предусмотренные условиями доверительного соглашения. В случае, если это доверенность на подписание, кроме проставления личной подписи, поверенный должен взять на себя обязательства, касающиеся рациональности операции, утвержденной подписываемым документом и корректности оформления, на котором будет ставить подпись.
В случае если при проведении операций, были обнаружены несоответствия, ответственность возлагается на человека, который удостоверял документ своей подписью, то есть – на поверенного.
Важно: каждое должностное лицо, которому периодически вверяются полномочия на проведение операций или заверение актовых образцов подписью, имеет право разорвать доверенность или отказаться от взятия на себя полномочий, поскольку она является добровольным соглашением.
В чем разница между главбухом и рядовым сотрудником?
В канцелярии существует понятие первой и второй подписи.
Право первой подписи принадлежит руководителю (директору) предприятия. Он имеет разрешение на любые организационные действия, он же ответственен за административное и хозяйственное функционирование.
Уполномочить правом своей подписи, основываясь на пункте 5 статьи 185 ГК, он может иные физические или юридические лица, в том числе главного бухгалтера, заместителя, коммерческого директора и другого сотрудника компании.
Право второй подписи принадлежит, по умолчанию, главному бухгалтеру. Он может, на основании приказа, доверить ее бухгалтеру или другому сотруднику.
Составлять доверенность на передачу права второй подписи главбуху не имеет смысла, поскольку он уже обладает этой властью по своей должности априори.
А вот в случае отсутствия в организации главного бухгалтера по штатному расписанию, доверенность на бухгалтера оформлять придется приказом и доверенностью, выданной на его основании, чтобы отметка уполномоченного сотрудника на бухгалтерских отчетах формально была приравнена к подписи директора предприятия.
Как написать доверенность на право подписи документов в 2021 году
Данный документ обычно оформляется на фирменном бланке в свободном стиле и заверяется руководством фирмы. В бланке необходимо указывать следующие сведения:
- место и дата заполнения.
- Сведения о доверителе: – (название юридического лица, ОГРН, адрес, данные о руководителе, основание выдачи бланка).
- Данные о доверенной личности.
- Список прав, которыми уполномочена личность.
- Продолжительность деяния бланка.
- Подпись руководства, печать или штамп фирмы.
Особенности при выписывании бланка:
- Без отображения даты недействительна.
- Полномочия документа, если не указаны в бланке, будут считаться в пределах 1-го года.
- Бланк не имеет права быть действительным более 3-х лет.
- Бланк учреждения подписывает и утверждает руководитель.
- Довер. от имени физлица оформляется у нотариуса.
Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.
Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.
Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:
- персональные данные уполномоченного лица;
- перечень конкретных разновидностей документов, которые уполномоченное лицо вправе подписывать.
Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.
Чаще всего правом подписывать контракты и соглашения в силу своих полномочий, определенных в уставных документах организации, наделен только один человек — директор или генеральный директор. Но если он перегружен большим объемом работы, то вправе передать часть своих задач другим лицам. В таком случае составляется отдельный письменный документ. Право на выдачу таких полномочий рекомендуется предусмотреть в локальных нормативных актах, а наличие его у работника — в его должностной инструкции.
Например, в управляющих компаниях и товариществах жилья составляют доверенность на заключение договоров с ресурсоснабжающими организациями и выдают ее заместителю директора или юристу, так как они специализируются на данном виде деятельности и объем этой работы у таких организаций достаточно большой.