Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если не отдают трудовую книжку: способы решения проблемы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.
Бухгалтеру при увольнении не была выдана трудовая книжка. В результате она в течение полугода не могла трудоустроиться. Обратившись к работодателю, бухгалтер потребовала вернуть ей трудовую книжку, а также выплатить компенсацию за все время вынужденного прогула.
Работодатель в удовлетворении этих требований отказал.
Отказ был мотивирован тем, что в отделе кадров трудовой книжки сотрудницы не было. При трудоустройстве книжку она не предъявляла, о ее утрате не заявляла и не просила работодателя завести новую. Трудовая книжка на нее не велась, и работодателю нечего было возвращать. Поэтому он считал, что у сотрудницы не было оснований требовать компенсацию за несвоевременный возврат трудовой книжки.
Тогда уволенная сотрудница обратилась в суд с иском, в котором просила выдать ей трудовую книжку и выплатить денежную компенсацию.
Свои требования она обосновывала тем, что обязанность по вручению увольняемому работнику трудовой книжки действующим трудовым законодательством возложена на работодателя.
Работодатель в любом случае обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения. Поэтому непредъявление трудовой книжки при трудоустройстве не освобождает работодателя от заведения на работника новой трудовой книжки и ее выдачи в момент увольнения.
В противном случае работодатель должен возместить работнику доход, который он не смог получить по причине отсутствия трудовой книжки.
Материальная и моральная компенсация работнику
Не вернув трудовую книжку своевременно, работодатель лишает работника возможности устройства на новую достойную работу, т. к. для официального оформления на работу потребуется не только заключение трудового договора и издания приказа о принятии, но и соответствующая запись в книжке. Также он сталкивается не только с трудностями при трудоустройстве, но не может получать пособие при постановке на учет в Центре Занятости. Все это создает повод предъявить работодателю иск на возмещение финансовых потерь и морального ущерба. За все дни вынужденной безработицы суд может обязать ответчика выплатить ушедшему работнику средства, компенсирующие все его убытки. Компенсация должна составлять сумму, рассчитанную путем умножения среднего дневного заработка бывшего работника на число дней просрочки возврата документа.
Так почему же на работе не отдают трудовую книжку и может ли работодатель не вернуть ее вовсе? Законных поводов для осознанной задержки нет. Возможна ситуация с вынужденным хранением, если работник пропал и не пришел подписывать документы. Но соответственно, если он ничего не подписал, то фактически считается до сих пор трудоустроенным. Когда специалист по кадрам дает на подпись документацию, но просит прийти за ТК позже, то возникает риск пропажи уволенного. Потому что после проставления им подписи в приказе, он вправе пойти в бухгалтерию за расчетом. Искать потом данного гражданина придется своими силами, т.к. был нарушен порядок действий. Увольнение может происходить по статье за неисполнение обязанностей по договору или за нарушения дисциплины и т.д. Если такой человек исчез из поля зрения, то отдел кадров, обязанный осуществить вручение ТК, отправляет ему на адрес регистрации письмо с уведомлением о необходимости явиться к ним в определенную дату.
Что касается незаконного удержания по собственным соображениям, то это наказуемо при помощи внутренних ресурсов предприятия или при обращении к внешним инстанциям.
Что делать, если работодатель забрал и не возвращает трудовую книжку, куда обратиться:
- в комитет по конфликту (формируемый в больших корпорациях);
- в инспекцию труда с жалобой;
- в судебный орган с иском.
Материальная и моральная компенсация работнику
Для взыскания любого вида компенсирования для начала нужно обратиться в суд с исковым заявлением. То есть пожаловаться на действия бывшего наймодателя. Каждый день удержания является нереализованной сменой, а значит простоем по доходам. Взыскиваемая сумма в каждом случае разнится. Смотря во сколько оцениваются рабочие сутки и каково их количество. Компенсировать душевные страдания не так просто. Даже если вам не отдали трудовую книжку в день увольнения и не предоставляют ее при отсутствии законных оснований намного позже. Обычно истцы здесь прописывают гораздо большие цифры к выплате, чем потом утверждает судья.
Если обращаться в трудинспекцию, то по итогам проверки работодателя штрафуют, но подобная санкция идет не в пользу потерпевшего. Это просто наказание рублем в муниципальную казну. Причем размер разнится в зависимости от статуса виновника. Налагаемые на юрлицо штрафы всегда выше, нежели направленные на конкретное должностное лицо. Для ИП разработаны специальные статьи расходов.
Работник иногда и вовсе оказывается неправым. Система ведения кадровой документации несовершенна. Человек пишет заявление на прием и отдельное с просьбой о заведении ему обсуждаемого документа. Гражданин может прийти на очередную вакантную позицию и заявить, что у него никогда не было ТК ранее. Кадровик вынужден будет сделать ее, устроить товарища на основное место работы. Но работает такая схема недолго, если в ПФР уже есть сведения о его текущем трудоустройстве.
Массовая утрата трудовых книжек
Вкратце рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50). Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах.
В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.
Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки.
Отметим, что срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен.
Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными.
Обстоятельства и меры, исключающие ответственность работодателя
Но всегда ли закон на стороне работника? Невыдача трудовой книжки в день увольнения не влечет за собой ответственности для работодателя, если у руководителя (представителя) организации не имелось возможности своевременно передать документ на руки работнику, но он предпринял все необходимые меры.
Пожалуй, самая распространенная ситуация, когда работодатель не отдает трудовую книжку не по своей вине – отсутствие увольняемого сотрудника в последний день работы или смену (день увольнения). Причинами этого могут быть прогул, временная нетрудоспособность, отпуск с последующим увольнением и прочие обстоятельства. Работодатель может предпринять следующие меры:
- Составить акт, подтверждающий отсутствие в этот день на рабочем месте увольняемого работника с занесением соответствующей отметки в табель рабочего времени.
- Своевременно направить работнику письмо с официальным уведомлением о необходимости лично явиться для получения трудовой книжки. Как правило, такой документ отправляется заказным письмом по месту регистрации (прописки) работника, а также по всем адресам работника, которые известны работодателю. Со дня отправки с работодателя снимается ответственность за несвоевременную выдачу документа.
В ситуации, когда невыдача трудовой книжки при увольнении произошла из-за отказа получить документ, работодатель в соответствии с законом должен действовать следующим образом:
- В день увольнения составляется акт об отказе гражданина получить трудовую книжку. С актом работник должен быть ознакомлен под подпись.
- Обеспечить хранение невостребованной трудовой книжки до момента выдачи на руки работнику лично или в течение 75 лет со дня увольнения.
Когда работодатель должен вернуть трудовую при увольнении?
Трудовую в любом случае должны передать сотруднику, вопрос только в том, в каком порядке будут выполнены эти действия.
Все начинается с приказа работодателя, поскольку он – причина для внесения в трудовую записи об увольнении. С этим приказом сотрудника ознакамливают в отдельном порядке.
Копию приказа рекомендуется затребовать, так как она пригодится при направлении жалобы.
Только после этого происходит выдача трудовой. Отдельно после ее получения сотруднику нужно будет расписаться как в личной карточке, так и в журнале учета.
Законной задержка трудовой книжки признается только в двух случаях:
- Документ невозможно выдать в срок по причине отсутствия сотрудника.
- Работник намеренно отказывается получать документ.
При этом работодатель может снять с себя ответственность, если направит работнику сообщение, информирующее его о необходимости прибытия за трудовой книжкой или же для предоставления разрешения на отправку документа почтовой службой (Постановление №225). Почтовая пересылка будет незаконной при отсутствии согласия.
Как быть, если трудовая книжка осталась у ликвидированной организации?
В практике возникают проблемные для сотрудников ситуации – трудовая остается на работе у организации, которая находится на стадии ликвидации. Не каждый работодатель соблюдает правила и передает документы в архив. После этого обнаруживается, что документ найти почти нереально.
Здесь потребуется направить обращение в адрес прошлого работодателя и попросить его оформить дубликат трудовой книжки сотрудника.
Кроме того, остается вариант с подачей иска. Ответчиком выступает ликвидируемая или уже ликвидированная организация. Через суд можно добиться компенсации, в т. ч. и за факт не передачи персональных документов сотрудников в государственный архив.
Любой работодатель, не выдавший бывшему сотруднику трудовую книгу, несет ответственность, поскольку он нарушается его трудовые права. Виновника ожидает административная статья и штраф.
Работодатель не имеет права удерживать трудовую. А при отказе в выдаче трудовой сотрудник вправе подать жалобу в ГИТ или органы прокуратуры. Вопрос относительно компенсации решается в судебном порядке. При удачном раскладе, работодателя обяжут заново провести увольнение сотрудника с исправлением записи в трудовой, выплатой материального и/или морального возмещения.
Не хочу отдавать трудовую книжку работодателю
Так делать нельзя! В ст. 62 ТК РФ приведён список документов, которые обязательно нужно предъявить работодателю при трудоустройстве. В этом списке трудовая книжка занимает первое место. Исключение — это первичное трудоустройство и работа по совместительству.
Когда соискатель впервые трудоустраивается, у него не должно быть трудовой, её заводит работодатель. Кроме того, он же её и покупает за свой счёт. После того как будет издан приказ о приёме молодого специалиста на работу, работник отдела кадров правильно заполняет документ. Теперь он будет храниться у работодателя по всем правилам.
Если же человек устраивается на работу совместителем, то он может не хранить трудовую у «дополнительного» работодателя. В законе сказано, что данный документ должен находиться на основном месте работы. Поэтому при заключении трудового договора нужно указать, что это «дополнительное» место работы. Тогда с работодателя будет снята ответственность за то, что трудовой книжки конкретного работника у него в сейфе нет.
Поэтому человек не может отказать администрации основного места в предоставлении трудовой книжки на хранение. Но если такое происходит, со стороны работодателя также должны быть предприняты меры:
- направление работнику письменного уведомления с просьбой в предоставлении документа. Уведомление отправляется заказным письмом через Почту России;
- уведомление об отправке письма должно быть в личном деле этого сотрудника;
- теперь нужно составить акт о непредставлении книжки. В акт необходимо внести все те сведения, которые должны быть в трудовой. Акт подписывается обеими сторонами – работником и работодателем;
- если работник отказывается подписать акт, то работодатель должен составить ещё один, об отказе в подписи. Его уже подписывает только он.
Обстоятельства, исключающие ответственность работодателя
Требование закона таково, что администрация хозяйствующего субъекта должна выдать трудовую книжку в день увольнения.
Практика показывает, что спорный вопрос по трудовой следует решать после завершения всей процедуры увольнения, для этих целей может использоваться и судебное разбирательство.
Чтобы снять с себя ответственность за невыдачу трудовой при необходимости администрация должна направить работнику уведомление.
В нем работодатель должен пригласить уволенного явиться за свой трудовой для получения. Если по какой-либо причине данный человек не сможет этого сделать, он должен распорядиться о том, каким образом трудовая может быть ему передана.
Например, работник может разрешить отправить данный документ почтовой службой. Пока распоряжение от бывшего работника не поступит, она должна оставаться на предприятии под ответственным хранением.
Внимание! Если администрация устно информирует увольняемого об этом, это не снимет с нее ответственности. В этом случае она будет привлечена к ответственности согласно КоАП. Ведь у нее не будет доказательств невиновности.
Восстановление трудовой через суд
Работник может обратиться в судебные органы, для того чтобы восстановить свою трудовую. Это довольно трудоемкий процесс, но наиболее эффективный. Только судебная инстанция может восстановить трудовую наиболее в полном объеме.
Для этого уволенному сотруднику необходимо составить соответствующее заявление, в котором указать причину восстановления трудовой, а также все периоды трудовой деятельности.
После поступления данного документа, судебные органы направляют всем указанным работодателям запросы о подтверждении трудового стажа работника в каждом из указанных хозяйствующих субъектов.
К моменту отправления запроса, компания может быть уже закрыта. Тогда информация по стажу восстанавливается на основании показаний свидетелей.
Внимание! Издержками такого способа является необходимость оплачивать денежные затраты на восстановление трудовой. Также может возникнуть спорная ситуация, когда свидетель будет отказываться от участия в судебных процессах.
Ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки
Если администрация предприятия задерживает выдачу трудовой книжки или просто отказывается ее отдавать, ей грозит не только административная, но и материальная ответственность.
Ответственность работодателя за невыплату заработной платы по УК РФ.
На руководителя, нарушающего закон, могут быть наложены:
- штрафы в размере от 30 000 до 50 000 руб. для организации,
- для руководителей предприятий штраф составляет 1000 руб., но не больше 5000 рублей. Размер штрафа увеличивается, если работодатель совершал данное правонарушение уже несколько раз,
- задержка выдачи трудовой книжки может привести к тому, что руководитель компании будет оштрафован на сумму до 20000 руб. или лишен права занимать должность сроком на 3 года,
- для предпринимателей штраф за такое правонарушение составляет 20000 руб.
Для компаний, относящихся к малому и среднему бизнесу, предусмотрена иная ответственность за невыдачу трудовой книжки. Вместо штрафа они могут быть просто предупреждены. Но это возможно только в том случае, когда нарушение совершено впервые и без причинения вреда работнику.
Важно! К ответственности может привлечь суд или государственный инспектор труда, если была проведена проверка работодателя.
Обязанность выдать трудовую книжку увольняемому работнику. Когда работодатель нарушает трудовые права?
Трудовой кодекс РФ, а именно ст. 80 и 84.1 ТК РФ, обязывает любого работодателя выдать заполненную трудовую книжку не позднее, чем в последний день работы, который также будет являться днем увольнения работника. Трудовая книжка, а также иные документы, подтверждающие сведения о трудовой деятельности, выдаются лично работнику. В исключительных обстоятельствах, например, если бывший сотрудник осужден и находится в месте отбывания наказания, трудовую книжку могут получить его родственники по доверенности.
Но если под любым предлогом работодатель не отдает трудовую книжку, что делать в первую очередь? Получив отказ в выдаче этого документа, уволенный сотрудник имеет право в тот же день передать представителю работодателя или в отдел кадров письменное обращение (заявление) на выдачу трудовой книжки после увольнения. Срок рассмотрения такого заявления – три дня, в течение которых работодатель обязан удовлетворить законное требование работника, выдав на руки увольняющемуся трудовую книжку.
Бесконфликтному разрешению ситуации в немалой степени может поспособствовать профсоюзная организация, если таковая имеется. Представитель профсоюзного комитета может не только разъяснить права работнику или помочь составить письменное обращение, но и выступить посредником в переговорах между уволенным сотрудником (группой сотрудников) и представителями работодателя.
Где восстановить трудовую?
Но бывают и совсем непростые случаи. Например, работодатель не отдает трудовую книжку, а организация, в которой трудился работник, прекращает существовать, то есть ликвидируется. Сложности возникают, если установить местонахождение бывшего руководителя невозможно. Со временем разыскать недобросовестного работодателя и вернуть утерянный документ может быть удастся. Но для трудоустройства на новую работу или расчета трудового стажа работнику потребуется оформить и получить дубликат трудовой книжки. Как подтвердить уже имеющийся стаж и кто имеет право выдать дубликат документа?
Прежде всего работнику предстоит получить документы, подтверждающие имеющийся стаж, непрерывный и общий. Такими документами могут быть:
- Справки из Фонда Социального страхования и отделения Пенсионного Фонда, подтверждающие наличие социальных взносов и пенсионных отчислений в эти периоды.
- Справки, копии кадровых распорядительных документов (приказов) с предыдущих мест работы, включая сведения из архивных организаций.
На основании подтверждающих документов в дубликат вносятся сведения о прошлой трудовой деятельности работника. Кто имеет право выдать такой дубликат? Согласно существующим на настоящее время Правилам, за выдачей дубликата работник должен обратиться с заявлением по последнему месту работы. Но как быть, когда именно последний работодатель виновен в утере документов своего сотрудника, а разыскать его не представляется возможным?
Если работник планирует трудоустроиться на новое место работы, то оформить, выдать новую трудовую книжку и указать сведения о стаже на основании подтверждающих документов имеет право новый работодатель. В новую трудовую книжку, выданную взамен утраченной, суммарно вносится общий стаж предыдущей трудовой деятельности, но без конкретизации периодов работы, указания должностей работника и предыдущих работодателей.